第九讲 撰写政策简报(S9-1)

第九讲参考材料1

政策简报

政策简报（也指政策摘要、纲要文件或情况说明书）通常是简短而精练的文件，其目的是为了引起政府的注意，并对特定问题提供行政支持，从而为市政当局（或国家政府）或个体政策制定者提供如何制定和执行某项政策或计划的建议。简报一般包括：准确的情报、有关特定问题获取更好的地方政策的争论、政府实践的范例以及实践计划和管理方针。简报要对进行的项目和研究的经验教训进行综合分析，而且通常需要具体的城市案例研究来加以说明。（“基于实践构建理论”）。

本章提供了与政策简报制作有关的一些建议和指导方针：怎样写、怎样校订、怎样推广以及如何监测政策变化的结果。

1 撰写政策简报

在开始撰写政策简报之前，需要将简报的信息定位于特定的利益群体，甚至个体的利益主体。要考虑到信息内容的定位有可能需要变更或审查：

A信息的内容（信息的相关性和可信度）

B使用的语言状况（风格、针对目标群体的适宜性、理解的层次）

C设计的适宜性（排版、图片的选择、选用的字体、文本的数量）

1.1信息的内容

一些一般规则：

❑保持简短精练

政治决策者通常都很忙！在交流中你的话越简短、越清楚、越精练，就越有可能受到关注。很少有政策制定者有时间去一页一页的读一份冗长的报告，他们常常被信息所淹没。不要仅仅因为一个题目是新的、令人激动的就去写它，而要看这个题目是否与政策直接相关，例如需要做出是否提供基金的决定，或有相关的立法需要通过。（见材料2：信息的包装）

❑解释为什么这个问题与他们相关，以及为什么这个问题现在很重要

向政策制定者解释为什么他们要考虑你所说的问题。它涉及到哪些不同的方面？如果不考虑这

个问题将会发生什么事情？例如，如果有适当的法律就可以避免什么样的健康问题或花费？（见框

1：都市农业中的污水处理和利用）。当你谈到未来发展的时候还要确定时间尺度。作为一项普遍标准，政治家更关心接下来的几年而不是未来50年或者100年可能会发生什么事，毕竟那个时候他们很可能不在了或至少不会参与再次选举了。

❑用清晰的结构引导读者

在撰写简报的时候，为有效起见，经验表明需要通过“早餐测试”，即读者能否吃一顿匆忙的早餐的时间内识别该简报的要点。你的简报应该是一个独立的整体，读者不用再去查阅其他的文件。简报应具有足够的细节，以满足那些需要深入研究问题的人的需要，同时应尽量明确而简洁的表达出要点，使人能够简单快速领会。

确定简报结构的清晰。用一个综述开始，告诉读者该主题的相关性和及时性，并概括一下将要依次谈到的问题。简报应包含一定的背景信息，但不要太多，否则会打破整个行文的流畅性。可以把附加的细节信息放在框里。如果简报超过一页，保证在第一页时就能抓住读者的注意力（在第一页提到钱或引用一个政策制定者的话往往十分有效！）。另外需要记住的一个要点是避免在附录和脚注里面放置过多的信息；很少有读者会注意到那些地方。

最后结尾（或开始）要有一个撰写较好的总结，记住，这可能是一个繁忙的政客或政策制定者有时间或有可能阅读的全部内容（见框2：开展合作面临的挑战）。

❑精确，经常展示（或至少概述）能够支持你观点的论据

确保你所提供信息的精确性，详细性和可靠性。切记它可能用于一场政治辩论或用于重要的政治决策。避免使用一些未经过证实的约略性词汇如“很大”或“大部分”。例如，当你确定你的计算时，说“大批的人群被感染”就不如说“班加罗尔（Bangalore）城市被感染的人数占到总人数的X”。

不同来源之间的差异往往是由定义和方法论的不同所造成的。当你引用数字或统计数据时，应解释它们是如何被计算出来的。确保你知道简报中每条信息的来源，即便你没有引用所有的资料。把你从特定来源获取的所有陈述都归结起来，并明确表明你是否在陈述一条直接用语。

你的论点的独立性和客观性依赖于信息提出的方法。通常有曲解或错误引用的危险，特别是如果你的简报流通到特定的目标受众之外。

❑避免渲染的或鲁莽的语言；追求客观，让事实说话

避免用断章取义的夸大的和带感情色彩的语句。如果在特定的陈述之后附加着重要的防止误解的说明，确保在政策简报一开始就提到它，并且在需要引用时再加以重申。

对某一问题或问题的某些方面，不管是达成了一致的共识还是存在广泛的争论，都要尽量考虑到各种意见之间的平衡，并且将问题的本质清楚的表现出来。你需要指出是少数的反对声音在对抗大多数同意的意见，还是反对者占了多数；你还要考虑主流群体对反对者的反应以及这种状况是否可能改变。最重要的是，你需要检查你对该问题处理提案中的不足。

如果感到没办法得出结论就略去这部分。如一个关于移动电话的简报可能很有理由的说，没有充足的科学依据表明移动电话可以给人类带来健康威胁。在这种不确定的情况下，决定是否限制使用移动电话就成了一项政策决策而不是科学决策。

1.2语言和风格

如果你用来沟通的语言太过干瘪和专业，读者会很快的“切断”然后转向更有趣的事情。有一些技巧来防止：

❑运用短句和短的段落

记住所有简报从本质上来讲都是叙述性的，只有这样，才能引导读者从头至尾阅读你的故事。

❑避免使用行话、术语和缩略词

然而，如果你不得不使用，在正文里插入一个简要的解释或至少在一个明显的框里加以说明（见框3：当提到“污水”时我们所指的是什么？）

❑运用数字和图表代替文字

数字和图表比一千个字更有效（见框4：西非试点城市的都市农业情况）。然而要保证清楚而连贯的标注，不要太过复杂，要能够很容易解读。

❑详细说明所有测量单位

不要假定所有人都对特定的测量单位很熟悉，例如微米（一米的百万分之一）。确保检查本地的测量单位如米或英尺。

❑使用目标利益群体使用的语言

使用国际语言（如英语）而不是当地语言的决定确保了广阔的影响范围。同时也要尝试使用目标群体所熟知的概念、表达式和“术语”。相同的表达式和概念对于不同的利益群体或国家可以有不同的含义。例如我们对诸如“保有权”、“有权使用”和“所有权”等概念的理解是否相同？

（见框5：辨别和统一土地利用的相关概念）。

❑充分强调男女双方，做到性别敏感

即使你认为可能是十分单调乏味的练习，在最后的简报中使用代词他或她时不能忽略女性（可能要把男性培训的更加性别敏感）。

1.3构思

从构思的角度来讲，你应该确保简报的第一页就能抓住读者的注意力（照字面说你应该努力“吸引眼球”）。想象使用的字和图的不同格式、字体、形状和颜色的效果（想象使用圆形的图代替方形的？），甚至用不同规格的纸来打印简报。一个建筑师曾经告诉我他经常把他的设计方案用A3的纸，因为它很难跟A4的计划书放置在一起。他是努力让人们再多看他的方案一眼，而不是放在堆积如山的纸上等待阅读！

记住不同的利益群体被不同的设计所吸引。还要记住构思有文化差异：例如色彩可以运用到流行的简报中。为什么不问问目标利益群体（或做些背景调查）能被什么样的构思所吸引？然后在给定的风格原则中添入一些能够吸引注意力的标记。

构思并不仅仅是对色彩和视觉效果的运用，更在于其用形象的方式对内容的组织。如何突出主要标题？信息材料的主要内容该如何构建显然取决于主题本身，一个普遍的做法是使用大量的标题。这能引导读者的阅读并帮助他们在快速浏览时抓到要点。没有记号的连写文章令人气恼，难以理解。还要考虑比如将你的摘要用粗体圆点突出，列在一张表上，这样更容易记忆（见框6：迄今我们讨论过的一些问题）。