信息收集管理制度

信息收集管理制度

一、目的

各部门信息汇总，资源共享；了解市场最新动态，明确公司发展方向；为新项目的提出做出参考；项目各阶段信息收集与共享，保障项目有序进行。

二、总则

企业的各项档案资料是企业行政办公和经营活动中不可缺少的要素。凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司项目管理部提交备份。公司各部门需要安排专员对信息进行汇总整理，方便项目管理部进行档案管理、文书立卷的工作。

三、归档范围及期限

1．上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料，复印后提交项目管理部备份。

2．公司管理层参与政府会议的相关记录，由文秘总结归纳，三天内提交备份。

3．公司考察国内外企业的考察记录，一周内提交备份。

4．公司各部门员工外出学习参观参展等为公司收集的有用的样品资料信息，回公司整理后一周内提交备份。员工凭项目管理部开出的收据和出差报告方可报销差旅费。

5．公司内部重要的会议材料，包括会议的报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等，整理后三天内提交备份。

6．营销部门与客户交流过程中，相关产品市场信息、客户需求的总结报告，每周提交备份。

7．技术部门与客户交流及日常生活中，总结的技术最新信息以及其它材料，每月提交备份。

8．项目开发过程中市场调研和技术调研资料，项目管理部收集整理备份。

四、资料的管理

制作资料清单，方便查找。

1.资料的归档：①国家产业政策；包含政府文件以及会议纪要等。

②市场应用及科研进展动态；按照产品类别分类归档。

③公司发展方向；包含公司内部会议指示以及新项

目的开发等。

2．资料的密级分类：①书面文档；包含公开性文件及书籍和机密文件及记录。

②电子文档及图片；包含可网络分享资料和机密资料。

3. 资料的借阅：①公开性的书面文档，可以在技术部图书室设立专门的阅览位，方便查

阅。

②可公开的电子文档及图片资料，可以放到公

司内部网络共享，也可以到项目管理部申请拷贝。

③机密文件由项目管理部保存，需领导同意批

准，管理人员登记在案方可借阅，并根据情况规定具体期限归还。

4．资料的解密及注销：由公司管理层审核后可以解密的材料及时予以共享；

超过时效，无利用价值的资讯材料经审核鉴定后予以销毁。

5．样品归档及领用：样品按品种分类归档保存，如需领用要办理样品申请单，经过项目管理部审批同意，方可使用。

五、奖惩制度

1．对各个部门收集样品资料信息归档情况，由项目管理部进行月度考核，与各个部门的负责人奖金挂钩，按月度考核10%奖惩。

2．项目管理部要有专人负责收集样品资料信息，管理考核。对管理不到位，按月度考核10%奖惩。

附：项目研发过程中相关资料及表单归档依照研发资料表单管理办法执行。饱食终日，无所用心，难矣哉。——《论语•阳货》