HSF-002记录控制程序

程序文件

(第A/0版)

文件名称：文件控制程序

文件编号：HSF-002

受控状态：

编制：审核：批准：□机密■一般※未经***有限公司许可，不得翻印、外传. ※

1.目的

为确保公司各项质量、环境和HSF记录能妥善且有效管理，以证明质量、环境和HSF体系的有效运作并作为质量、环境和HSF持续改进与追溯的依据。

2.范围

适用于本公司质量、环境和HSF管理体系运行全过程的记录的控制。

3.职责

3.1文管中心：

所有质量 / 环境/HSF记录表格编号汇总发行，原稿保存。

3.2相关部门主管及以上人员：

审批质量/ 环境/HSF 记录表格的发行或变更。

3.3各表单使用部门：

负责各自记录收集、归档、保管。

4. 定义

4.1 本程序采用IATF16949： 2016 、ISO 9001:2015 、ISO14001:2015 及

IECQQC080000:2017 三项标准的定义。

4.2除非特殊规定（如销售：接收订单、报价、应收款、仓储：进出料记录；物质部：登录价格

等使用ERP），一般以纸质作为记录。

5.作业流程

5.1质量/ 环境/HSF 记录表单之设计制作与变更、批准及分发：

5.1.1二阶、三阶文件所拟定的质量 / 环境/HSF记录表单由原制作部门负责设计，文控统一

编号发行。

5.1.1.1质量/ 环境/HSF 记录表单的创建与初始文件一同产生、批准。

5.1.1.2制/ 修之质量 / 环境/HSF 记录表单应由制定部门填写《文件制订修订申请书》，向

文管中心申请表单编号，文管中心给予表单编号后，得到其主管批准后，将核准后的质

量 / 环境/HSF记录表单、《文件制订修订申请书》及其电子文档交至文管中心受控。

5.1.1.3文管中心将核准后的质量 / 环境/HSF 记录表格作为新文件，依《记录控制程序》作

业。

5.2质量/ 环境/HSF 记录书写规定：

5.2.1字迹应清晰可辨识且保持整洁。

5.2.2书写之字段不得漏填。

5.2.3修改时可在原记录上处划线删除，旁边重新书写，并签名及日期及修改人姓名（或盖章），

原内容须仍可辨识。

5.2.4未填写之字段须在空白字段上注上【 N/A】或【 / 】或【×】或【 - 】等字样或符号。

5.2.5记录注明【□】符号，表示选择性项目，【】方式由该事承办人填写。

5.2.6记录不可使用铅笔填写。

5.2.7本身有 NO.号的空表单可以复印使用，记录复印有效。

5.2.8表单中之记录，填表人和其主管审核的签名方为有效。

5.2.9各单位在回收使用再生纸时，一定要将不使用的一面划明显的【/ 】或【×】号大小

须覆盖内容方可再进行使用。

5.3质量/ 环境/HSF 记录之归档：

5.3.1收集方式，由各撰写或保存单位依记录性质、或日期、编号、顺序自行归档。

5.3.2各部门之品质记录归档要方便查阅

5.4质量/ 环境/HSF记录储存、维护：

5.4.1各使用单位自行保存，防潮，防霉，防水火等。

5.4.2年度结束时，各保存单位须将过去一年之所有品质记录依类别、文件编号/日期次序，

整理归档成册，以装箱或其它方式机种放置保存。

5.4.3记录保存年限规定一览表

5.4.4如有法律法规规定保存期限更长者，以保存期限较长者为之。

5.5质量/ 环境/HSF 记录控制：

5.5.1质量/ 环境/HSF 记录保存期限要满足法规各顾客要求。

5.5.2人员之教育训练记录须保存至人员离职后一年始可作废；根据表单的规定时间进行保

存详细参考《记录汇总表》。

5.6质量/ 环境/HSF 记录之作废、销毁处理：真正使用的表单需要报废申请部门填写《文件 / 资

料销毁申请单》经管理者代表或总裁批准后，报文管中心注销，残留表单可以作二次纸使用。

超过保存期的记录，自动报废。文管中心填写《文件资料销毁记录》电子档备案。

6.相关文件：

6.1《文件控制管理程序》