如何使用邮件有效沟通
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如何使用邮件有效沟通?
使用电子邮件(E-mail)是职场重要的沟通方式,在工作中处于难以替代的地位。但就我的了解,目前我们有很多同事不太习惯使用邮件,和是很方便,但并非适用于所有沟通,尤其是比较重要的工作沟通,作为一名卓越的职场人,一定要培养起使用企业邮箱的好习惯哦!
现在从网上扒了一些东西,结合自己的认识,整理了这份文档,希望能给鸟人们提供参考。时间仓促,错漏难免,请大家指出。
用工作邮件沟通有哪些好处?
1、邮件信息不会像在群里随时都被淹没。重要信息发在群里,后面
跟聊的信息过多,很难越过层层闲聊话题找到或看到应该看到的
内容。
2、内容可保存、好查询,微信里的附件无法长时间保存,QQ可能
在不同的手机或电脑上登录,记录与文件无法完整保留,而邮件
能克服这个不足。
3、针对特定人或人群,主题清楚,指向性强。邮件群发、抄送都比
较方便,无须像QQ、微信需要重复建群。
4、便于管理与移交。一个账号对应一个岗位,交接与管理方便。
5、是你努力工作的重要证明呵。翻翻你的邮件,回顾工作的每一个
过程,是不是能学到很多东西,也小有成就感呢!
是的,邮件是很好,可是,可是……可……
混了职场这多年,我依然写不好一封邮件
写给谁?
准确理解To,Cc,Bcc,Fwd
主送TO:即收件人,就是你的邮件要发给谁,需要他对你所发内容负责和回应的对象。可以是一个人,也可是多个人。如果是非告知性内容,
建议主送不要太多人,导致责任分散。
抄送CC:除了主送对象外,还有哪些与本邮件相关的人员需要知道你发的内容,请抄送给他,一般抄送的对象不需要对方回复。原则上对外
(或越级)发送的重要邮件请抄送给直接上司。跨部门发送的邮件
可抄送给对方上司。
密送BCC:这个一般没有必要。
转发FWD: 为了简便,我们经常直接转发出我们收到的邮件,转发邮件时请注意在正文中写上转发说明,而不是直接一发了事。同时要考虑
收到的邮件、内容是否适合全文转发,如不适宜,则按来件另拟邮
件。
如何用主题?
1、主题一定不能留空白,空白主题不礼貌,读信人无法通过主题了解邮
件内容及重要性,不便于收件归档;
2、主题要简明扼要,不要冗长,方便收件人通过任何收件软件提醒就能
概略了解邮件内容;
3、最好在主题中明确邮件来源,即是谁发的。
4、主题要清晰,高度概括邮件内容,最好是一封邮件只有一个主题
5、主题中不要有夸张的注释,比如感叹号,加急,特别重要等,如确
实重要或加急,可用电话强调说明。
如何写正文?
1、所有邮件必须要有正文内容,我们很多人,尤其是公司内部之间传递
文件,经常只加附件,没有正文内容。这是不符合行文规范,也是不利于沟通的。
2、正文称呼要恰当,通常称姓+职务,或姓+先生/女士;当然公司内部
另有规定的遵从内部规定。对外注意不要弄错性别;正文开始前尽量要有问候语,以示友好。
3、正文要简明扼要的说明背景,即为什么写这份邮件。如果邮件有附附
件,需要在正文中说明(说明附件的主题、主要内容、由谁提供等,如果附件有多份,最好在正文中说明)
4、正文必须要说明对对方的要求。即你需要对方收到邮件后如何做。一
份有效的工作邮件必须至少有一句祈使句,明确对方所要做的动作。
如请知悉,请回复,请批准等等,尽可能在这些动词前加上你所期望(或要求)的时限。
5、邮件正文尽量使用正式规范、精准的语句,以减少歧义,尽量少用口
头语。
6、正文版面规范整洁,要用常见的字体和字号,不要用奇异的字体,以
防止对方阅读时字体变形影响阅读,对部分要强调的内容可以通过加粗、下划线等来突出,或用图表来说明。忌用背景信纸。
如何用附件?
1、为避免阅读障碍,附件要使用或转换成常用的文档格式
(WORD\EXCEL\PDF\PPT\JPG等)
2、附件名称要精准规范,针对邮件要表达的意思命名或改名,并保持附
件名称与正文中说明的附件名称一致。
如何用签名?
使用邮件的签名档,会使邮件显得更加规范,也会提高拟写邮件的效率,使用签名档应注意以下几点:
1、信息要尽量简洁,不要把冗长的公司简介、广告语无节制地罗列,也
不要过多地透露个人信息。信息应以实用、规范、简单为准。
2、字体字号恰当,使用常规字体和字号。电话号码使用小写
3、签名档中除单位LOGO外,尽量不要使用其他图片。
4、如果单位没有统一规范的签名档,自己尽量设置两个或三个模板,以
适用不同的发送对象使用。
如何回复邮件?
1、确保每个邮件都能及时回复。养成定时查看邮件的习惯,通过电脑桌
面提醒或手机邮箱软件来管理邮件,所有邮件收到后第一时间回复,即便事项当时没有处理,也应回复对方邮件已收到,什么时候可以给对方回复或结果。
2、如果你对发件人的提出的问题不清楚,或有不同的意见,应该与发件
人单独沟通,不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要Re Re一大串。面对
这样的标题。
我是不是有些抓狂?
3、要区分Reply和Reply All,大部分的问题都可以全部回复,以尽量达
到信息共享,但如果共享信息对其他人没有帮助,则直接单独回复即可。以减少干扰。
应注意哪些邮件的礼仪?
良好的职业形象体现在工作的方方面面,
邮件传输也是公司形象和个人素养的重要展现通道!
1.再次强调一定不要空白标题,这是很失礼的。
2.不要随便用“紧急”“!!!!”之类的字眼,前面已说到过。3.不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络,或者帅哥美女之类的那么地轻佻,或是用“亲”“童鞋”等过于网络化的称呼
4.若对方不认识你,第一件应当说明的就是自己的身份
5.注意Email的论述语气尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。
哪怕你与收件人很熟悉,但你要知道电子邮件可轻易地转给他人的,转发的时候,可能没人会帮你修改表述语句
6.一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。
7.不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。弄得整个篇幅花花绿绿。合理的提示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅度。也会显得你过于自我8.不要动不动使用:) 之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻