电力工程档案归档规范

案卷封面
220
档 号 ____________ 档案馆号 ____________
案卷题名
305
立卷单位_____________________________________________ 起止日期_____________________________________________ 保管期限_____________________________________________ 密 级_____________________________________________
工程评优、启动验收、竣工验收、声像资料共 13 个类目组 卷；每个类目下可有多个案卷，每个卷由若干文件组成，具 体详细组卷参照公司下发的工程档案归档范围执行。
4、案卷的编目 （1）卷内工程文件材料页号的编写 案卷内工程文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 单面书写的工程文件材料在其右下角编写页号；双面书 写的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写 页号。 印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替 卷内目录，不必重新编写页号。 卷内目录、卷内备考表不编写页号。 （2）案卷封面的编制 案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。（案 卷封面式样见图 A1） 案卷题名应简明、准确地揭示卷内工程文件材料的内 容，案卷题名由立卷人拟写。 立卷单位应填写负责本工程文件材料组卷的项目监理 部。 起止日期应填写案卷内工程文件材料形成的起止日期。 保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限， 一般情况为长期。 密级应依据保密规定填写，一般为普通。 档号应填写项目代号、分类号、案卷号。项目代号由公 司档案室设定，组卷时项目监理部向公司档案室询问本工程 项目序号；分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档
估、抽查记录
项目监理部
12、 工程质量监督检查记录及报
告
13、 工程项目验收汇总表
14、 质量事故报告及处理意见
档案室 档案室 档案室 档案室
长期 长期 长期 长期
分类 号
类目名称
文件资料内容
622
造价控制
3、变更价格审查、索赔处理文件 4、工程计量单和工程款支付签证
立卷单位 （部门）
项目监理部
保管单位 （部门）
传、函件
5、工程进度计划、实施及分析统
计文件
622 进度控制 6、工程开工/复工报审表
项目监理部
7、工程暂停/返工令
8、工程延期报告及审批
8、原材料（施工单位自购主材料、
供应单位资质及报审表、监理
检查、复查记录、报告）
9、安全、文明施工大检查纪要
622
安全、质 量控制
10、 旁站监理记录 11、 工程分部/分项质量验收、评
612 施工管理 2、设计交底与图纸会审会议纪要 项目监理部 3、设计变更、设备、材料、零部 件代用审批
档案室 档案室
长期 长期
工程评优
1、达标投产、工程创优文件
2、创优规划和计划
613 工程评优 3、优质工程评选等文件
项目监理部
4、新工艺、新设备、新技术、新
材料获奖项目
档案室
长期
竣工资料
1、验收通知、方案、验收报告（附
单位统一为 mm 比例 1:2
图 A1 案卷封面式样
50
案卷脊背式样
D 保管期限
档号 案卷题名
20
50
20
305
11 5
D=10、20、30、40、50、60 单位统一为 mm 比例 1:2
图 A2 案卷脊背式样
:卷内目录式样
25
10 20
20
70
20
15 15
序 文件 责任 号 编号 者
文件材料提名 日期 页号 备注
20
35
卷内备考表式样
25
卷内备考表
互见号 说明：
35 297
15 15 297
×
立卷人： 年月日
检查人： 年月日
图 A3 卷内目录式样
：档号章式样
35mm 档号
15mm 序号
单位统一为 mm，比例 1：1
图 A5 档号章式样
10 10
图 A4 卷内备考表式样
卷盒式样
220
D
305
220
D
15
305
电子档案中的工程照片按各阶段形象进度、重要会议、 现场监理工作照、检查验收、领导视察以及竣工后的工程全 貌共 6 类分夹存放，并且每张照片需在文件名进行标识说明。
存储电子档案的光盘应使用不可擦除型光盘，文档资料 用 word 格式，图片用 JPG 格式，视频资料用 MPEG 格式保存。
三、归档审查 归档文件审查分二级进行，即项目监理部自查，事业部 复查。复查通过后，到公司档案室填写移交目录，签字移交。 (式样见图 A6) 四、归档时间 要求工程竣工投运后二个月内，及时移交工程档案。
（20，30，40，50，60）mm。 案卷背脊标签宜采用 70ɡ牛皮纸制作。 卷皮上和卷内表格中内容采用打印方式填写。 二、电子档案 移交工程档案时需提交全套分类清晰、过程完整的监理
文件档案电子版。 现场发出的监理文件资料必须有完整的电子文档，如监
理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理月报、 监理工程通知单、监理工作联系单、工程开工令、工程暂停 令、协调会纪要、旁站监理记录、工程整改通知单、费用索 赔审批表、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、工 程项目验收汇总表，监理业务手册、监理总结等。监理文件 电子版要求分类清晰完整，保存格式为 word 格式。
610
类目名称
招投标 文件 招投标 文件
文件资料内容
1、中标通知书 2、监理委托合同
立卷单位 保管单位 保存 （部门） （部门） 期限
输变电 事业部
档案室 长期
监理文件
1、监理大纲
2、监理规划
3、监理实施细则
4、监理日志
611 监理文件 5、监理月报
项目监理部
6、监理工程师通知单
7、工程整改通知单
8、监理工作联系单
案后所给定的类别号（详见公司工程档案归档范围中划分的 分类号）；案卷号是指工程档案按一定顺序排列后的流水号。 （档号如下图）
（3）案卷背脊的编制 案卷背脊项目有保管期限、档号、案卷题名。（背脊式 样见图 A2） 保管期限填写方法应依据有关规定填写组卷时划定的 保管期限，一般情况下为长期；案卷题名可根据各单位具体 情况自行填写，要求填写完整、准确。 （4）卷内目录的编制 卷内目录式样（见图 A3）。 序号用阿拉伯数字从 1 起依次标注卷内工程文件材料数 的顺序。 文件编号应填写工程文件材料的文号等。 责任者应填写工程文件材料的形成部门或主要责任者。 文件材料题名应填写工程文件材料的全称。 日期应填写工程文件材料的形成日期。 页号应填写每件工程文件材料首尾页上标注的页号。 卷内目录排列在卷内工程文件材料首页之前。 （5）卷内备考表的编制 卷内备考表（式样见图 A4）。
第四章 工程档案归档要求
一、组织案卷 1、组卷原则 组卷要遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内工程 文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。 2、组卷要求 案卷内工程文件材料内容必须准确反映工程建设及其 管理活动的真实情况。 案卷内工程文件材料要齐全、完整。存档工程文件材料 要求为原件，特殊情况下可用复印件代替。 案卷内工程文件材料的载体和书写材料应符合耐久性 要求，如用传真热敏纸等非耐久性材料记录的工程文件资料 和用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的文 件材料需复印后用复印件存档。 3、组卷方法 直接针对具体项目的管理性工程文件材料放入所针对 的项目里组卷。 要求按照招投标文件、监理文件、来往函件、进度控制、 安全质量控制、造价控制、分包资质、信息管理、施工管理、
614
竣工验收
整改记录） 2、调试方案审查
项目监理部
3、竣工资料移交清册
档案室
长期
声像资料
615
声像资料
1、工程照片 2、录音、录像材料
项目监理部 档案室 长期
附件 3：
输电线路工程档案归档范围
分类 号
620
类目名称
招投标 文件 招投标 文件
文件资料内容
3、中标通知书 4、监理委托合同
立卷单位 保管单位 保存 （部门） （部门） 期限
检查、复查记录、报告）
2、安全、文明施工大检查纪要
612
安 全 、 质 3、旁站监理记录 量控制 4、工程分部/分项质量验收、评
项目监理部
估、抽查记录
5、工程质量监督检查记录及报告
6、工程项目验收汇总表
7、质量事故报告及处理意见
档案室
档案室 档案室 档案室
长期
长期 长期 长期
分类 号
类目名称
文件资料内容
输变电 事业部
档案室 长期
监理文件
10、 监理大纲
11、 监理规划
12、 监理实施细则
13、 监理日志
621 监理文件 14、 监理月报
项目监理部
15、 监理工程师通知单
16、 工程整改通知单
17、 监理工作联系单
18、 监理业务手册
项目管理
文件
工程建设管理单位与参建单位有
622 来往函件 关工程项目的重要来往文件及电 项目监理部
9、监理业务手册
项目管理
文件
工程建设管理单位与参建单位有
612 来往函件 关工程项目的重要来往文件及电 项目监理部
传、函件
1、工程进度计划、实施及分析统
计文件
612 进度控制 2、工程开工/复工报审表
项目监理部
3、工程暂停/返工令
4、工程延期报告及审批
1、原材料（施工单位自购主材料、
供应单位资质及报审表、监理
°
D=10 、20、30m、m 40、50、60
单位统一为 比例 1：2
(a ）卷盒式样
A5 图 卷盒及其展开式样
附图六
D=10、20、30、40、50、60 单位统一为 mm 比例 1:2
图 卷盒式样
80
15
°
305
(a ）卷盒展开示意A图5
图 （完）
D 60
附件 2：
变电站工程档案归档范围
分类 号
说明包括：案卷内工程文件材料的件数、页数以及在组 卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。
立卷人应由责任立卷人（信息管理人员）签名。 立卷日期应填写完成立卷的日期。 检查人应由案卷质量审核者（项目总结）签名。 检查日期应填写审核的日期。 卷内备考表排列在卷内文件材料之后。 5、案卷的装订 案卷装订幅面采用国际标准 A4 型（297mm×210mm）；装 订时，正文在前，附件在后。 案卷内不允许有金属物。如普通订书钉等，需用不锈钢 订书钉。 不装订的案卷，应在每份工程文件材料的右下角加盖档 号章（式样见图 A5） 6、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料 （1）工程档案案卷卷皮采用卷盒形式。 （2）卷皮规格和制成材料 卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为 10mm、 20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六种。 卷皮宜采用牛皮纸档案盒，外裱牛皮纸。 （3）卷内表格的规格和制成材料质量 卷内目录、卷内备考表规格为：国际标准 A4 型（297mm ×210mm）。 卷内目录、卷内备考宜采用 70ɡ以上白纸打印。 （4）案卷背脊标签的规格和质量 案卷背脊标签与卷盒的长度和厚度相同，即 305mm×10
附件 1：
四川电力工程建设监理有限责任公司 工程档案归档整理规范
第一章 总则
为规范公司工程档案管理，明确工程技术档案的各项归 档技术指标，增强工程档案管理科学性、规范性和统一性， 特制定本规范。
本规定适用于公司所有工程项目档案的管理。
第二章 责任主体
按照“统一管理，分级负责”的原则，明确责任主体。 公司本部档案室负责档案管理工作的规划、部署和收存；各 事业部负责档案资料形成的督促、检查；各项目监理部为具 体工程档案的责任主体，负责工程档案的收集、整理、立卷 和移交。
档案室
保存 期限
长期
622
分包资质
3、分包单位资格报审表 4、试验单位资格报审表
项目监理部 档案室 长期
622
信息管理
3、工程协调会纪要 4、监理工作总结
项目监理部
4、施工组织设计、施工方案பைடு நூலகம்技 术措施报审表
612
造价控制
1、变更价格审查、索赔处理文件 2、工程计量单和工程款支付签证
立卷单位 （部门）
项目监理部
保管单位 （部门）
档案室
保存 期限
长期
612
分包资质
1、分包单位资格报审表 2、试验单位资格报审表
项目监理部 档案室 长期
612
信息管理
1、工程协调会纪要 2、监理工作总结
项目监理部
1、施工组织设计、施工方案及技 术措施报审表
第三章 编制依据
1、法律政策依据 《中华人民共和国档案法》 2、技术规范和标准依据 《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 （ DA/T28-2002 ） 《 建 设 工 程 文 件 归 档 整 理 规 范 》 （GB/T5032228-2001） 《建设工程监理规范》（GB50319-2000） 《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）