浅谈高速公路营运公司档案信息化建设

浅谈高速公路营运公司档案信息化建设

伴随科技水平的不断提升，信息技术在新时期得到了广泛的应用，基于高速公路营运公司档案时间跨度大、资料种类较多，信息量过大等特点，加强对其档案的信息化建设具有重要意义。但是，由于公司相关领导对信息化建设的认识不够、资金设备投入不足等等问题，当前高速公路营运公司，在档案信息化建设方面还存在一系列的问题，亟需探讨有效的解决对策，提高公司档案信息化建设水平。

21世纪是数字化时代，进行信息化建设已是时代的主流，当前各行各业都在充分利用信息技术，实现企业管理的信息化建设。对于高速公路营运公司来讲，由于公司档案时间跨度大、资料种类繁多、信息量大等特点，实现档案信息化建设对促进高速公路营运公司的经营和发展具有举足轻重的作用，不仅能够减少档案原件的损坏和丢失，更有效地提高了档案现代化管理和服务水平，最大限度的为公司领导和社会提供便捷服务，充分发挥档案的利用价值。但是，当前高速公路营运公司在档案信息化建设上，仍面临一定的困难，本人结合自身多年的工作实践经验，对高速公路营运公司信息化建设方面的对策进行探讨。

一、高速公路营运公司档案信息化建设现状分析

当前，我国部分高速公路营运公司，其档案信息化管理水平较低，主要表现在如下几个方面：第一，公司领导对档案信息化建设工作不够重视，导致档案信息化建设缺乏一定的资金支持和档案设施设备保障。第二、对于部分高速公路营运公司而言，到目前仍然没有制定规范、符合公司实际、操作性强的电子档案管理制度，未明确档案电子档案形成、管理部门及相关档案员的工作职责，致使档案管理仍然停留在传统的档案实体的保管和借阅利用上，难以实现对档案信息的方便快捷及最大化利用，公司档案服务水平不高。第三，档案管理人员的综合素质和业务水平不高，致使在计算机软硬件操作、各类摄录机器使用、网络环境的安全维护及电子档案的建立和有效利用上存在一定的压力和困难。以上等等因素，阻碍了高速公路营运公司对档案的现代化有效管理，进而影响了档案信息化建设的实施和推进。

二、高速公路营运公司档案信息化建设的重要性

信息技术具有高效、快速、精准等多方面优势，实现高速公路营运公司的信息化建设，具有非常重要的现实意义。

首先，进行档案信息化建设，有效避免了档案损坏，以及更为严重的档案丢失问题，确保了公司档案的安全。在采用传统的手工管理方式时，档案信息主要记载于纸上，一旦对纸质材料保管不慎，就可能造成纸质资料的丢失，同时由于纸质档案不易长期保存，经过长期的查阅容易出现破损，从而造成对档案信息的丢失。而实现信息化管理后，档案会分门别类的储存于计算机中，不仅方便管理人员进行查阅，同时避免了档案信息的损坏和丢失。

其次，进行档案信息化建设，有利于工作效率的提高。我国高速公路数量日渐增多，公路分布信息也错综复杂，仅仅通过档案管理人员的手工管理，难以实现对大量档案信息的有效管理，其管理效率十分低下。但是，档案信息化建设与之不同，它可以将档案信息录入计算机系统，借助网络技术，可实现对档案信息的自动化管理，即对档案信息的查找、复制、分享等可一步到位，其工作效率有了显著提高。

最后，提高了档案信息的利用率，高速公路营运公司档案信息实现了由保管到服务的性质转化。采用传统的档案管理手段，只能实现对公司档案的管理和保存，档案信息难以实现内部开放，因此不能更好发挥档案的服务功能。然而，实现档案信息化建设，公司档案信息能够通过网络环境进行资源共享，借助网络技术及时将档案信息进行共享和更新，方便公司领导及出差员工查阅利用，对公司领导的判断和决策提供了重要的依据。

三、高速公路营运公司档案信息化建设存在的问题

（一）档案信息化制度不规范

档案信息化建设并不是一个简单的过程，需要科学规范的电子文件材料归档制度对其加强管理，归档制度越科学、标准，档案信息化程度将越高，越有利于档案信息的高效利用。但是，当前部分高速公路营运公司在进行信息化建设时，其电子文件归档制度存在不规范现象，例如未明确电子文件的归档范围（包括分类标准、归档要求、规范做法）；未明确电子档案的管理部门职责；未完善档案人员岗位责任制；在公司经营管理过程中形成的具有保存价值的文件材料未严格按照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等办法制度进行归档整理等等，使得电子档案信息化管理工作难以有效实施，导致档案信息难以发挥其更大效用。

（二）档案信息化管理方法不先进

受到传统档案管理思想的影响，部分高速公路营运公司在进行档案信息化建设时，还沿用了传统的管理方法，将公司档案处于封闭环境中进行管理，严重阻碍了档案信息的开放利用。管理方法不先进，主要于档案管理人员的管理意识有关，保守的管理认识必将导致档案信息服务能力降低，不能满足公司发展的实际需求，降低档案信息的利用效率。

（三）档案信息化建设资金缺乏

资金投入是档案信息化建设的基础，只有具备足够的建设资金，才能保证档案信息化建设的顺利进行。然而，当前高速公路营运公司往往由于资金投入不足，致使档案信息化建设出现中断现象，甚至有些公司由于资金缺乏而不进行档案信息化建设。由于档案信息化建设资金投入不足，相应的信息化设备难以购置全面，同时对于安全防护系统的购买更是无能为力，与此同时，当前信息化软件更新十

分迅速，档案信息化投入资金数量巨大，对于很多的高速公路营运公司而言，档案信息化建设资金负担较重。

四、完善高速公路营运公司档案信息化建设的有效对策

（一）建立健全档案信息化管理体制

高速公路营运公司档案信息化建设过程中，存在电子档案管理制度不规范现象，应加强对档案信息化管理制度的建设，制定统一的管理标准，对公司档案信息化管理的各环节进行质量控制，并与各部门的年终绩效考核挂钩，依照管理标准要求，规范档案信息化管理流程。建立健全档案信息化管理体制，应从以下几方面入手：首先，健全电子档案归档制度，制定科学合理的归档标准，明确档案类别，实现档案信息的分门类的归档管理。其次，制定有关的责权制度，按照制度要求，明确公司各部门电子档案管理负责人，从而提高公司电子档案的管理效率，实现电子档案的集中化管理。再次，由于档案信息化易受网络病毒的侵害，在进行信息化建设时，应制定相应的档案信息鉴定标准，确保档案信息的真实、完整。最后，制定相关的监督管理制度，确保档案信息化管理工作顺利进行，对管理人员的不良行为进行约束。

（二）选用科学合理的管理方法

对于公司档案信息化建设而言，其管理方法是否采用科学，对档案信息化建设具有重大的影响。基于此，应科学采用档案管理方法，做好公司档案的信息化管理。一方面，要加强对公司电子档案的安全防护工作，由于档案信息多采用电子形式，容易受到网络病毒的影响，因此在管理过程中加强对安全防护措施的使用。另一方面，采用权限认证方法，针对不同的人员情况，对高速公路档案信息进行权限审核，借助先进的软件系统，实现公司电子档案的提供与回收管理。

（三）公司应加大对档案信息化建设的资金投入

能否提供充足的资金，是高速公路营运公司实现档案信息化建设的关键因素，要想顺利完成档案信息化建设，公司应加大资金投入力度，为档案信息化建设提供良好的物质基础。第一，公司应增加相关的信息化建设投入，购买先进的信息化系统软件，以及有关的计算机配置，保证相关的信息化建设基础设施建设完善。第二，政府部门应加强对公司档案信息化建设的监管，同时给予公司一定的财政补贴，确保公司顺利实现档案信息化建设。

（四）提高档案管理人员的综合素质和业务水平

档案信息化建设后，其管理人员不仅要掌握一定的档案管理技能，同时对于先进的信息技术也要充分了解。为提高档案管理人员的业务水平，可从以下几方面入手，首先，对公司现有的档案管理人员进行业务培训，通过计算机知识的学习，提高其计算机操作技能。其次，开拓人才引进渠道，向社会招纳更多的专业技术人才，提高管理人员队伍的整体素质水平。最后，定期召开经验交流会，以