电子邮件商务英语10

电子邮件商务英语10

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商务英语写作辅导资料十

主题：对Unit 10电子邮件(Emails)知识点的补充

学习时间：2013年6月3日－6月9日

内容：

电子邮件只是一种通讯手段，并不是独立的文体或文种。大多数种类的应用文，除了请柬、名片、贺卡之外都可以采用电子邮件发送或者接收。

1. 优点：由于充分发挥了信息技术无成本复制的特点，利用电子邮件方式可以同时把信息转送给不同的邮件地址。公司总经理办公室撰写一份邮件，即刻能够传给所有联网的下属部门直至所有的员工。由于这个特性，节省了大量打印或者复印纸面文件、装订、誊写信封、打包、邮寄等事务性的工作，节约大量时间和费用。

1) It can be communicated as fast as telex and fax.

2) It is cheaper than an international phone call, fax and telex.

3) The message and pictures can be sent easily.

4) Some of e-mail addresses can be applied for free of charge, e.g. yahoo, hotmail, sina, etc.

5) It is a 24-hour service and the message can be received unattended.

2. 构成：电子邮件的格式全球一致，这也是它的优势之一。电子邮件的格式简单明了、通行各国、各种语言和大多数同类程序，这是因特网及其电子商务软件迅速占领市场、业已贯通世界的一大优势。电子邮件的主要项目包括以下部分，但是服务提供商不同，其格式上的各项名称及排列顺序可能有所变化。

发件人、收件人、主题、抄送(cc)、暗送(bcc)、正文、附件(enclosure)

1) 主题：也称为“标题”。主要作用是让收信人一打开信箱就能看到不同邮件的大概业务范围、是否老客户、可能来自哪个国家、是需求还是推销、是商品还

是服务、是重要信息还是垃圾邮件等。

主题也可能是标明谁的来信的提示，许多情况下干脆就是发件人的姓名或代号或网上别名。根据主题栏中的数个单词，收件人可以迅速了解邮件的数量、体积、到达的日期等，可以加快查阅待收的信件，按照轻重缓急处理来信。

由于病毒泛滥，收件人有时仅看主题栏就可决定如何处理某一邮件。收信人可以选择储存有用的信函，同时删除垃圾邮件。

因此，你在发送之前应当注意审查待发邮件的主题是否写了，是否恰当，是否引人注目，是否能够向对方表明你的特征以及邮件信息的性质。

2) 抄送：电子邮件的抄送，性质上等同于普通商业信函中的副本，主要区别在于电子邮件的副本转送，需要在抄送栏中写明收信人的电子邮件地址，而普通信函中只要有个标记或缩写就可以了。

收信人和副本收取人可以是不同的人，也可以是同一个人的不同邮件信箱。收信人是与你直接联系通讯的人。

3) 暗送：功能与“抄送”相近，主要区别在于发信人是否使用了这个功能以及暗送对象是谁，收件人不一定知道也无从判断。利用这一功能你可以同时“一稿多投”。相当比例的电子邮件程序没有设置这个功能。

4) 附件：几乎所有的电子邮件软件都有“附件”功能。发件人可以把文件、图片、经过处理的表格甚至整套程序都附加在电子邮件里随同邮件一并发送。

如果写信人希望收信人也能利用自己已经写好的文章和其他文件，以节省对方重新录入文件的时间，完全可以充分利用电子邮件的附件功能。

3. 网络礼仪Netiquettes

网络礼仪是指使用因特网和其他互联网络时应当遵守的通讯规则和交际礼

貌。

1) 称呼应得体：在电子邮件通讯中，要像在正式的纸面信函中一样遵循相互称呼的惯例，这包括称呼和结尾套语两个项目。

首次商业通讯时尤其要避免使用非正式的称呼。

如果对方来信对你直呼其名，你才可以对等应用。

2) 信息要清楚

一封电子邮件应当只写一个主题。如果有两件或两件以上的事情，应当写成两份电子邮件，填写不同的主题。商业书信以简洁为佳，信息务必简明扼要；当然不可过于简短而致使语意不明。

3) 用词要恰当

国际性的商务通讯中应当注重文字的规范，语法、文字和标点都应准确无误。网络通讯这种媒体赋予用户极大的自由，一些年轻人更是喜欢扮酷，有意把朋友同学之间爱用的词语、缩写、符号用在了国际性业务通讯之中。

4) 拼写应检查

使用英语撰写商务电子邮件，要注意拼写。为此可以先用功能丰富的文字处理程序撰写，利用其中的拼写检查功能检查语法和文字拼写，然后再剪贴到电子邮件中去，或使用附件功能。

下面这种写法，也许你的本意是为了强调，但是交际效果不会好，在电子邮件中会被看成是“喊叫”：

WE NEED YOUR PROFORMA INVOICE QUICKLY.

4. 电子邮件举例（重点掌握）

1)

From:

To:

Date: 20th October, 2009

Subject: Shipping Advice

2)

From:

To:

Sent: Thursday, June 6, 2009 14:39 p.m.

Subject: R: President Johnston’s trip to Beijing

Dear Mr. Chen,

Everything seems right in the program you’ve made for Mr. Johnston. Thanks.

Attached please find President Johnston’s speech for the Conference, and have it translated into Chinese. I regret it’s such a short notice and it may be hard for the translator. You may have your own decisions in terms of payment for the emergency job.

Thanks and regards

3)

From:

To:

Date: 25th December, 2009, 11:35 am

Subject: Hello

Enclosure: Price list & Order

Dear Mr. Wilson Symons,

We are one of the leading exporters of Chinese Silk goods and have been in this line for over 30 years. We believe you will be quite satisfied with our services and the excellent quality of our goods.

Enclosed please find the latest price list of our goods and a copy of our order.