银行业会计凭证使用及整理规范

富滇银行会计凭证

使用及整理规范

前言

我行目前业务种类繁杂、凭证品种繁多，业务人员在日常办理业务过程中的操作处理、凭证使用、印章使用、传票整理、报表打印归档等方面执行标准不统一或未严格按照相关规章制度执行，为使我行的业务处理制度化、规范化，运营管理部根据我行目前业务现状，在我行各项会计政策、业务操作规程、说明的基础上编写了本规范，旨在对目前日常业务处理中的凭证使用、传票整理、报表打印等内容进行规范统一，以此促使我行的会计结算水平的提高。

本规范将根据业务发展情况不定期进行修订。

修订记录

第一部分传票分类与整理

一、会计传票分类

1、核心业务系统传票：当日业务传票整理以柜员为单位，并分别按顺序打码；

2、会计清单：清单、登记簿按日装订成册，定期上交总行会计结算部（内容见表一）。

3、总账系统传票：总账系统产生的业务传票按日单独装订，定期上交会计结算部。

二、传票、清单和登记簿归档要求

根据业务系统产生的传票、清单和登记簿按性质进行分类：

1、业务系统传票：指通过核心业务系统及其他业务系统处理并产生的客户原始凭证、机制凭证及附件。

业务系统传票按日整理，昆明地区分支行于次日送事后监督中心-外包扫描中心进行扫描，由外包扫描中心负责装订后移交总行会计结算部归档，地州分行于次日由指定人员扫描上传事后监督中心后自行装订归档。

2、会计清单：指通过核心业务系统产生的各类清单、登记簿、客户协议等（见表一）。

会计清单按日装订，昆明地区分支行定期上交总行会计结算部，地州分行按日装订归档。

3、总账系统传票：指通过总账系统产生的各业务传票、相关清单及附件。

总账系统传票按日装订，昆明地区分支行定期上交总行会计结算部，地州分行可按日装订归档。若当日业务传票较少，可采取单独装订定期合并装盒，在凭证盒封面注明传票起止日期等内容。

三、会计清单内容及装订方法

会计清单是指非账务性的清单、登记簿、客户协议、相关报表等，根据会计清单产生的业务系统、保管方式分为：核心业务系统会计清单、电子账表管理系统会计清单、分支行专夹保管清单。为提高前台操作效率，节约成本，按照会计清单产生系统分别制定装订标准如下：

1、业务系统会计清单

各分支行将每天业务系统接收打印的登记簿、清单、汇总表、明细表及客户协议等会计清单按交易日期逐日顺序装订成册，定期上交总行会计结算部。

注：季度结息是由核心系统批量进行处理，结息过程无人工干预，凭证均为机制凭证，无操作风险，因此季度结息时不打印客户《结息凭证》，客户回单各分支行可根据本行实际情况统一打印或在客户申请领取时进行打印。

核心业务系统会计清单整理内容及顺序如下：

表一核心业务系统会计清单

注：整理与客户签定的各类协议时可不按表上顺序进行排列，但协议类的整理顺序应在凭证、清单和登记簿之后。表上所示客户协议或有缺漏，凡与客户签定的其他协议也可按此整理方法进行归档。

2、电子账表管理系统会计清单

电子账表管理系统存在的清单、报表等（如表二）不再要求按日打印，可在业务需要时从电子账表管理系统导出或打印。

表二电子账表管理系统会计清单

3、分支行专夹保管的内容

四、业务传票整理方法及要求

业务传票的整理以柜员为单位按日分别顺序打码。根据事后监督分类扫描和补录需要业务传票分为复核员传票和记账员传票。

1、传票整理基本要求：

1、传票整理顺序按业务处理先后排列，存在一借一贷业务凭证按先借后贷的顺序进行，传票、附件不区分顺序打码；

2、所有凭证、账表不能折叠；

3、机制凭证、凭证整理单等应将空白部分进行裁剪，减少电子数据空间占用；

4、业务传票中严禁粘贴、夹带回形针、大头针等物，一经发现按《事后监督管理办法》进行处罚；

5、昆明地区分支行在传票整理完毕后用“长尾夹”整齐固定，“长尾夹”上用贴纸注明：机构名称及机构号（五位）。

2、复核员传票整理方法

复核员传票排列顺序：

3、记账员传票整理方法

记账员传票排列顺序：

4、业务传票封面填写方法

业务传票按柜员分别整理。每个柜员分别填写传票封面；并填写(网点)汇总传票封面。填写规范如下：

4.4.1网点汇总传票封面填写（盖章）方法

（1）注明：传票汇总清单（盖章）

（2）全宗号：五位网点号（盖章）目录号：0201（盖章）

（3）传票日期：按交易日期填写

（4）柜员号和传票张数：按柜员分别填写，列出所有柜员明细及柜员传票张数，填写传票合计张数。

（5）业务主管在汇总传票封面“会计主管”栏签章。

汇总传票封面填写示例：

4.4.2复核员（库管员）传票封面填写（盖章）方法

（1）注明：复核员传票（盖章，条章规格要求：1X5厘米）

（2）全宗号：五位网点号（盖章）目录号：0201（盖章）

（3）传票日期：按交易日期填写

（4）柜员号位置标注为999999及传票张数

（5）签章：业务主管在“会计主管”栏加盖名章、复核员在“复核”栏签章。

4.4.3记账员传票封面填写（盖章）方法

（1）全宗号：五位网点号（盖章）目录号：0201（盖章）

（2）传票日期：按交易日期填写

（3）柜员号和传票张数：记账员柜员号及传票张数

（4）签章：业务主管在“会计主管”栏加盖名章、记账员在“复核”栏签章。

第二部分常用会计凭证使用规范

一、基本原则

1.1凭证使用

（1）凡作为银行记账凭证的一律使用碳素笔填写；

（2）业务凭证的使用必须为总行统一印制的凭证，不允许使用已停用凭证或其他银行的凭证；

（3）所有业务凭证正面不允许以任何形式记录注释信息，注释信息仅记载在凭证背面，如双敲复核号、客户身份信息、审批签字、支付系统联行行号等；

（4）凭证带附件的，应在业务凭证“右侧”注明附件张数；

（5）作废凭证的处理：签发作废的凭证作当日表外传票的附件，改版作废的凭证按待销毁凭证进行处理，待销毁凭证不放入当日传票，造册上交总行会计结算部集中进行销毁；

1.2印章使用

银行业务印章使用应遵循不影响记账凭证账号、金额及流水号的原则。

（1）对公通存通兑业务应在凭证“右上方”加盖“对公通存通兑”字样条章；

（2）大、小额支付系统来账手工入账业务应在记账凭证“右上方”加盖“手工入账”字样条章；

（3）大、小额支付系统退汇业务应在记账凭证“右上方”加盖“主动退汇”

字样条章；

（4）大、小额支付系统重汇业务的应在记账凭证“右上方”加盖“重汇”字样条章；

（5）附件章必须加盖在附件凭证正面“右上方”；

（6）保证金账户开户通知书、保证金存款转账业务办理通知书、保证金存款账户信息维护通知书、保证金存款账户销户通知书需加盖支行客户经理部章或行政公章。

（7）机制凭证打印有工号的无需在相应位置加盖私章，但没有打印有工号的凭证必须加盖相应的签章。

3、个人结算账户销户时不需要填写《销户申请书》，单户结息时已打印利息清单，销户时不再打印《(储蓄)利息清单》；

1.3 其他要求

（1）支取差旅费时需提供单位提现证明；

（2）支取其他用途的现金达三万元（含）以上时需要附相关证明；

（3）支取备用金（经审批的额度内）时不附相关证明；

（4）转账代缴税款时，在《通用税收缴款书》后打印操作记录（在系统提示打印《业务委托书》时，将操作记录打印在《通用税收缴款书》后）；

（5）代发工资“批量（代发／付）返回结果”做主件，“批量（代发／付）上传主机入账”清单做附件，由客户提供的原始工资清单明细及支行机打的工资清单明细由支行核对相符后归入当日“会计清单”一并进行装订（6）委托收款结清时，委托收款第二联作贷方凭证的附件。通过大、小额方式收到的款项，委托收款第二联作大、小额来账凭证的附件；如果通过同城票据交换方式收到的款项，分支行根据同城票据集中提回中心的挂帐通知手工填制特

种转账借贷方传票（提回中心的挂账通知凭证作为该传票的附件）及时贷记客户账，同时销记“委托收款结清”表外业务，并按流水打印表外机制凭证。确保表内、外账务的一致性。

（7）办理理财产品时客户填写的申购单应作表外付出传票的附件，如为对公客户申购而填写的转账支票也与申购单一起作申购当天表外传票的附件。

（8）支行在转销同城挂账时，特种转账借贷方传票后应附相应挂账传票复印件及挂账清单。并在特种转账借贷方传票左下方记载挂账转销的原因。

（9）同时存在借贷方传票的必须在借贷方传票上都打印流水号，如：系统内客户间转账、通存通兑业务、贷款还款等都存在借贷方传票，因此此类业务流水号必须在借贷方传票上都打印；流水号打印在传票背面的须与凭证方向保持一致；

二、凭证使用规范

2.1 转账支票使用规范

凭证格式：人民银行标准凭证格式

适用范围：对公或对私（个人结算账户预留印鉴户）转账业务

用章标准：转讫章，记账员、复核员名章。

使用方法：按人民银行规定使用碳素笔填写凭证要素。

其他说明：出售支票时必须使用打号机或打码机打印付款人账号、付款人开户行名称，大额支付行号、条码等。

凭证样式及印章位置：

注：凭证所示银行签章仅作为印章加盖位置示范，不作为用章标准，下同。

2.2 现金支票使用规范

凭证格式：人民银行标准凭证格式

适用范围：对公或对私（个人结算账户预留印鉴户）取现业务

用章标准：现金讫章，记账员、复核员名章。

使用方法：按人民银行规定使用碳素笔填写凭证要素。

其他说明：出售支票时必须使用打号机或打码机打印付款人账号、付款人开户行名称。

凭证样式及印章位置：

2.3业务委托书使用规范

凭证格式：内部凭证，凭证一式三联，第一联：借方会计凭证、第二联：发电依据、第三联：客户回单。

适用范围：用于对公及对私客户的支付系统汇兑业务，对公客户银行汇票、本票申请，对私客户小额支付通存通兑业务、个人转账、汇款业务。

用章标准：

1、用于支付系统业务时第一联借方凭证加盖“转讫章”、第二、三联发电依据和客户回单加盖“业务专用章”；

2、用于个人转账业务时第一、二联加盖“转讫章”、第三联客户回单加盖“业务专用章”。

3、记账凭证加盖记账员、复核员名章，若主管授权过或确认支付的业务加盖主管名章（或签字）。

使用方法：

1、处理支付系统非实时业务（普通汇兑）直接发送时将第三联客户回单撕除后垫复写纸进行打印；

2、处理支付系统非实时业务（普通汇兑）间接发送时记账员打印第一联，复核员打印第二联；

3、处理支付系统实时业务（支付系统通存通兑）时三联垫复写纸后一起打印；

4、个人帐户（存折户或卡）行内转账业务，打印第一、二联，因行内对转需要两份回单，因此第三联为客户回单，另可打印《个人存取款凭条》并将凭条上的回单作为另一客户回单；

5、个人帐户（存折户）提出交换时，打印《个人存取款凭条》，客户填写的《业务委托书》第一联作为附件，其余联次可不填或销毁，客户同时填写《转账进账单》作提出交换贷方凭证，《转账进账单》第一联为客户回单，《个人存取款凭条》客户回单不再给客户但必须裁下销毁；

6、卡账户提出交换、验资户销户转款、长期不动户支取时凭证规范如下：

（1）提出交换时：填写一式三联《业务委托书》及《转账进账单》，其中《业务委托书》第一联作借方传票，其余联次可不填或销毁，《转账进账单》第一联作客户回单，第二联做提出贷方凭证。

（2）验资户销户转款、长期不动户支取通过内转或通存通兑方式时：填写一式三联《业务委托书》，第一联、第二联作借、贷方传票，第三联做客户回单。

7、业务委托书用于行内汇划时凭证三联同时垫复写纸后打印。

其他说明：

1、结算账户转内部账交易，如转代发工资等业务，在系统提示打印《业务委托书》时，可选择打印在凭证背面或取消打印。

2、除验资账户外严禁对公客户将《业务委托书》用于转账业务。

3、卡客户办理转账业务，如系统不能打印操作记录时，柜员应在凭证的备注栏或空白处填写卡的主账号。

凭证样式及印章位置：

2.4 转账进帐单使用规范

凭证格式：人民银行标准格式，凭证一式两联，第一联客户回单，第二联银行记账凭证

适用范围：对公或对私转账贷方入账凭证

用章标准：提出交换时第二联加盖业务公章，内部转账或提入交换时加盖转讫章，记账员、复核员名章。

其他说明：

1、昆明地区分支行处理提出待收妥抵用交易时，不在《转账进账单》上打印流水号，可将流水号手写在《转账进账单》背面右下角，次日处理收妥入账交易时将流水号打印在《转账进账单》背面；

2、未收妥抵用（即退票）的转账进账单归入会计清单；

3、处理行内对转业务或通存通兑业务时借、贷方凭证均必须打印流水号。

凭证样式及印章位置：