WPS表格操作指引书

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WPS表格操作指引书

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目录

1. 办公数据录入规和技巧 (1)

1.1. 快捷键 (1)

1.2. 数据填充 (1)

1.3. 自定义序列 (2)

1.4. 数据格式设置 (2)

1.5. 中文大写 (3)

2. 智能显示非法、错误数据 (5)

2.1. 重复值限制录入 (5)

2.2. 高亮显示重复项 (5)

2.3. 删除重复项 (6)

3. 精美报表格式和阅读工具 (7)

3.1. 报表格式工具 (7)

3.2. 阅读模式 (7)

3.3. 大数据阅读 (8)

3.4. 编辑栏折叠 (8)

4. 公式和函数 (10)

4.1. 公式 (10)

4.2. 函数 (11)

4.3. 常用统计函数 (12)

4.4. 逻辑函数 (12)

4.5. 日期函数 (13)

4.6. 文本函数 (13)

4.7. 查找函数 (13)

4.8. 常用公式 (14)

5. 数据排序 (15)

5.1. 多关键字排序 (15)

5.2. 改变WPS排序规则进行自定义排序 (16)

6. 提高数据约束力 (18)

6.1. 日期、数值、文本限定 (18)

6.2. 制作特定数据选定下拉框 (20)

7. 数据透视表看透你的数据 (21)

7.1. 生成数据透视表 (21)

7.2. 数据透视表字段设置 (23)

8. 轻松制作数据图表 (24)

8.1. 商业图表的类型和使用场景 (24)

8.2. 常用商务图表的规 (24)

9. 数据的保护 (26)

9.1. 表格文件保护 (26)

9.2. 工作表的保护 (26)

9.3. 单元格的保护 (27)

1.办公数据录入规和技巧

1.1.快捷键

功能描述：通过表格快捷键的操作使录入数据时提高速度，掌握快速录入的方法和技巧【Ctrl+Tab】切换到下一个工作簿。

【Ctrl+Shift+Tab】切换到上一个工作簿。

【Tab】在选定区域中从左向右移动。

【Shift+Tab】在选定区域中从右向左移动。

【Ctrl+D】向下填充。

【Ctrl+R】向右填充。

【Alt+下方向键】显示清单的当前列中的数值下拉列表。

【Ctrl+；】输入日期。

【Ctrl+Shift+；】输入时间。

【Alt+=】用SUM 函数插入自动求和公式。

【Ctrl+Enter】用当前输入项填充选定的单元格区域。

【Ctrl+Z】撤消上一次操作。

【Alt+Enter】在单元格换行。

1.2.数据填充

功能描述：使用自动填充功能可以完成智能录入，快速输入一部分数据，有效提高输入效率。操作步骤：选中数据单元格→将鼠标移动到数据单元格右下角→鼠标指针变成十字星→按下鼠标左键，并向下拖拽鼠标

按着【Ctrl】下拉填充效果将改为复制填充数据。

1.3.自定义序列

功能描述：速通过拖拉填充柄的方式产生平时常用序列。

操作步骤：WPS表格→选项→自定义序列→新序列→录入常用序列→添加→确定

1.4.数据格式设置

功能描述：单元格可以设置的格式属性有12种类别，分别为常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊和自定义。

操作步骤：选中数据单元格→右击鼠标→选中设置单元格格式

1.5.中文大写

功能描述：在财务工作中，我们经常需要将小写的金额数字转换成中文大写金额，如填写发票、员工填写差旅费报销凭证等，利用WPS表格的单元格数字格式也可以很轻松地实现。操作步骤：选中金额数据单元格→右击鼠标→选中设置单元格格式→特殊→人民币大

写

2.智能显示非法、错误数据

2.1.重复值限制录入

功能描述：在录入数据时，经常会遇到数据不能重复，通过WPS的重复项功能可以很轻松的限制重复值的录入。

操作步骤：选择单元格区域→“数据”选项卡→重复项→拒绝录入重复项→确定

2.2.高亮显示重复项

功能描述：查看报表时通过WPS表格中的重复项功能快速查找、高亮显示重复项。

操作步骤：选择单元格区域→“数据”选项卡→重复项→高亮显示重复项→确定

2.3.删除重复项

功能描述：快速将某一列有重复的值删除掉，仅保留一个。

操作步骤：选择单元格区域→“数据”选项卡→重复项→删除重复项→确定

3.精美报表格式和阅读工具

3.1.报表格式工具

功能描述：一键套用精美格式，方便阅读

操作步骤：选择数据表→“表格样式”选项卡→选择样式

3.2.阅读模式

功能描述：在进行复杂数据表格阅读查找等工作时，使用阅读模式可以有效地防止数据阅读串行，方便了我们对数据把评标的查阅。

操作步骤：“视图”选项卡或者在状态栏中→阅读模式

3.3.大数据阅读

功能描述：将数字的分隔符用中文显示出来，便于用户一眼看出多位数据的单位，尤其适合财务人员，例如：1,123,456,789，在WPS表格状态栏中显示为：11亿2345万6789。

操作步骤：状态栏→右击→勾选带中文单位分隔

3.4.编辑栏折叠

功能描述：当单元格容过多时，编辑栏就会呈多行显示，此时会导致编辑栏下方的单元格被遮挡，而“编辑框折叠”功能很好的解决了这个问题，便于单元格的阅读与编辑。

操作步骤：点击编辑栏下方向上的双箭头即可对编辑栏进行缩放选择