住房保障档案信息化工作思考

关于住房保障档案信息化工作的思考
（江苏省连云港市住房保障中心江苏连云港 222000）
近年来，我市大力加强住房保障工作力度，保障性住房建设规模逐年扩大。

以经济适用房、廉租房和公租房（在建）为主体的住房保障体系日趋完善，由此产生的住房保障档案也在不断增加。

如何利用现代信息技术对住房保障档案信息进行保管和利用，不断提高住房保障体系的信息化水平，增强住房保障档案规范化管理，提升住房保障工作效率，显得尤为必要。

一、我市住房保障档案现状要求信息化管理
住房保障档案是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得
的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，主要包括住房保障对象档案和住房保障房源档案。

按照住房保障对象档案“一户一档”，住房保障房源档案“一套一档”的原则，共整理归档住房保障档案一万余份。

随着保障性住房的逐年增多，保障性住房档案也越来越多，仅2013年新增各类住房保障档案2000余份，已有的档案管理模式、管理手段已经不能满足社会各界对住房保障档案利用的复杂化、多样化和及时性要求，因此住房保障档案信息化迫在眉睫。

二、住房保障档案自身特点要求信息化管理
（一）住房保障档案具有动态性
住房保障工作的管理方式决定了住房保障档案具有动态性的特点。

由于保障对象家庭收入、财产、住房面积、人口等基本情况不
断变化，为加强监督管理，住房保障机构需定期对住户情况进行年检，并更新档案；根据经济发展水平和保障能力，申请和保障标准不断调整；随着社会发展和市场环境的变化，住房保障形式和制度也会不断发展和完善等，只有通过信息化的管理手段，才能把这些动态性的资料记录下来，完整的归档。

因此，住房保障档案的动态性要求对其实现信息化管理。

（二）住房保障档案具有实用性
保障性住房管理是一个系统工程，准入门槛的设定、申请材料的判定、申请人资格的审查、退出机制的完善等都需要一连串的档案数据作为依据。

保障性住房在发生产权变更、产权纠纷、住房拆迁、住房改变用途等情况时，都需要查询住房保障档案，因而，住房保障档案具有实用性的特点。

实现保障性住房档案的信息化工作，能够避免实体档案的损坏或丢失，提高工作效率和服务质量。

因此，住房保障档案的实用性要求对其实现信息化管理。

（三）住房保障档案具有关联性
住房保障档案具有关联性的特点。

住房保障档案的关联性主要有三个方面：一是同一批保障性住房房源档案共用一套或几套原始材料，存在很强的相关性；二是由于存在价格补差、产权变更等情况，同一权利人的住房资料可能存在于多份档案中；三是保障性住房届满进入二、三级市场后，将产生新的房地产权属档案。

住房保障档案的关联性会造成住房保障档案中多套房屋共用一套公用资料、同一个权利人的住房资料也可能存在于多份档案中的现象，只有通过
信息化技术才能将各类材料建立起关联，从而系统、准确地反映房屋的状况。

因此，住房保障档案的关联性要求对其实现信息化管理。

二、对我市住房保障档案信息化管理的几点思考
（一）根据住房保障档案特点，确定档案内容。

根据《住房保障档案管理办法》及保障性住房管理工作实际，住房保障档案具体内容初定如下：
1、住房保障对象档案，申请材料：包括申请人的基本情况、住房状况和收入、财产状况证明；审核材料：包括审核表，审核部门对申请人提供的申请材料审核记录；实施保障材料：包括轮候记录、实施保障通知书、房屋租赁合同、房屋买卖合同、货币补贴协议等相关材料；动态管理材料：包括对住房保障对象基本情况和住房、收入、财产状况等定期或者不定期的审核材料，变更或者终止保障等动态变更材料。

2、住房保障房源档案，情况材料：包括房屋来源和权属证明材料，房屋地址、所属项目或者小区名称、保障性住房类别、房号、户型、面积等情况记录材料；使用管理情况材料：包括房屋承租人、租赁期限、租金标准、租金收缴，房屋购置人、购置价格、产权份额，租售转换、上市交易，房屋入住、退出交接手续等情况记录材料。

（二）开发专用软件，加强档案数字化加工。

目前我市住房保障档案信息化管理系统仍使用市档案局统一要
求的《永乐文档一体化通用软件》，电子档案以excel条录形式展
现，实际查找仍需翻阅纸质档案，给档案的查阅带来很多不便。

因此，急需更新档案管理软件系统，对档案的数字化处理，将其转化为计算机可以识别和处理的数字信息。

保障性住房档案的数字化按处理方式主要分为纸质档案数字化和音频视频资料数字化。

对于普通的纸质档案，可利用扫描仪进行处理；对于音频视频档案，可通过模数转换软件将连续的模拟量转换成离散的数字信息。

（三）提高档案工作人员的自身素质。

住房保障档案管理的现代化始终仍需要依赖档案工作人员去实现。

人的素质的高低决定着档案管理的水平，是档案信息化建设的关键所在，特别是档案管理进入信息化阶段，对档案工作人员提出了更高、更严的要求。

作为一个档案工作者首先应该具有较高的政治思想觉悟、良好的职业道德严谨的工作作风和良好的职业道德，树立创新意识、竞争意识，以《档案法》为依据和准则，全身心地投入到档案工作中去，扎实做好本职工作，使档案信息资源发挥其更大的作用。