浅谈应用文写作方法和技巧(刘东红)

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2、内文---简明、完整、准确
a、标题。 b、主送机关。 c、正文。 d、附件。 e、署印。 f、成文时间。来自百度文库
3、文尾—清晰、全面
A、附注。 B、主题词。 C、 抄送机关。 d、发机关和日期。
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总之内容部分
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需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示 行文目的、依据、原因、伴随情况等。 国家行政公文有12类13种,即：命令（令）；议案；决定； 指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复； 函；会议纪要。 企业行政公文有10类11种,即：议案；决定；公告、通告； 通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。 公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文 头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。
1、公文写作的几个关键要素 公文写作的要求很高，具有其它文体所没有 的权威性；有法定的制作权限和确定的读者；有 特定的行文格式；有行文规则和办理办法；尤其 是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中 许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文 字语言表述。
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关于公文格式的规定 为进一步提高各公司公文质量，规范公文管理，现对公文的格式做 如下规定： 一、公文的文首 （一）公文页边距要求左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm，下1.5 cm； （二）公文的文首左侧为同福门业的标识，中右侧为“同福门业 文件”（一号黑体加粗）字样； （三）公文全部进行登记编号（除“请示”和“报告”外），各 部门所有字号统一由专人保管，使用字号到保管人处申领，公文编 号一文一号，按年度依次编排，不得重复编号或空号： 1．以公司名义发文，则编“同福×字第〔2017〕×号”（三号黑 体）； 2．以各部门名义对外发文，则编“同福营销（制造、采购、财务、 行人）×字第〔2017〕×号”（三号黑体）；
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3．正文层次序号规定： 第一层用“一”后加“、”，而非“，”或“．”； 第二层用“（一）”，括号后面不能再加“、”或“，”； 第三层用“1．”，键入标点“．”时要注意切换成全角； 第四层用“⑴”，括号后面不能再加“、”或“，”；序号需 从插入菜单的特殊符号项的数字序号处选出键入，不得用此种 “（1）”；若文中还有更小的层次，则用“①”这种层次序号，后 面不能再加“、”或“，”。 使用序号时，其位置不能颠倒，原则是：大写在前，小写在后； 不带括号的在前，带括号的在后；汉码在前，西码在后（如汉字码 “一”在前，西码“1”在后）。 为排版美观，可根据实际情况，在使用过程中，从第一层至第 五层可省略（一）或⑴等；
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（四）秘密文件应当根据其保密级别分别标明“绝密”、“机密”、
“秘密”，秘密等级写在公文的左上角，用小四黑体，并加粗。紧 急文件应当根据紧急程度分别标明“特急”或“急件”，其书写位
置、字号等与秘密等级相同。如一份公文须同时注明秘密等级和紧
急程度，则将紧急程度写在秘密程度下方，没有重要秘密以及非紧 急文件不必标明等级。
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什么是公文?
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谢谢！
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五、文件的附注 在正文内无法表述，但又必需说明的事项，以“附注”形式标 注，使用小四宋体，并用括号括起附注的内容，其位置在正文成文 日期下一行左侧空二格处。 六、公文的文尾 “主题词”是指公文的关键词语，一般有1—3个，多个主题词 之间空一格（一个汉字距离，下同），不加标点符号。“抄报”后 填写呈送文件的上级单位名称，“抄送”处填写传递文件的同级或 下级单位名称，多个抄报（抄送）单位名称之间空一格。“拟稿 人”，直接电脑输入拟稿人的姓名全称。“审核”，由拟稿部门领 导签名确认。 主题词、抄报、抄送、拟稿、审核等字样为四号黑体；填入内 容为四号宋体。 七、自颁布之日起，各公司上报的公文一律严格参照此规定执行。
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微信推广等软文编写的注意事项
1. 传递正能力；
2. 图片要精选；
3. 文字要反复推敲，表达要准确、全面、完整， 有一定的吸引力； 4. 借用最新的编写软件等工具进行创作； 5.一定要留下公司或者自己的联系方式（公司地 址、手机号码）等。
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浅谈应用文写作方法和技巧
----主讲人：刘东红
2017年6月30日
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应用文（含公文） 常见种类有？
政府、企业、事业单位……
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指挥性：如命令、指示、决定、批复； 规范性：如规章、条例、规定等； 报请性：如请示等； 通知性：如公告、通知等； 记录性：如会议记录等； 报道性：新闻稿，宣传稿。
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(一)会议纪要内容要求：包括会议主题、会议时间、会议地点、会 议主持、会议记录、参会人员和会议内容。会议纪要主题明确；会 议时间和会议地点须准确无误；会议主持、会议记录和参会人员姓 名前应写清楚具体职务；会议内容必须条理清晰、层次分明、言简 意赅、客观真实，不能主观增加或删减，更不能曲解编造；（会议 纪要内容须经发言人员审核，确定内容准确无误后再行下发、上报 和存档。 （二）会议纪要格式要求：页边距要求左2.5cm，右2.5cm，上2.5cm， 下1.5 cm；标题统一为小二宋体加粗，单倍行距；正文统一为小四 宋体，1.5倍行距（排版力求美观大方，字号和行距可根据排版需要 适当调整）；左上页眉需有宋体小五公司名称，右上页眉需有宋体 小五的会议名称，居中页脚应有宋体小五页码标识； （三）录像光碟需用贴纸注明公司名称、会议时间、会议主题； （四）行政人事部必须做好会议记录（录像）的存档工作。
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（二）对其他各类通知等公文，一般可以直接写“通知”或者写 “关于××的通知” ，参考“请示”和“报告”的格式。 三、文件的附件 公文需要附件时，在正文结束时隔一行，空两格以“附件”字 样标明，使用小四宋体，依次分行写明附件名称，名称加上书名号。 附件中，注意在文件左上角用小四宋体标明“附件1：”，“附件 2：”等字样。 四、落款 （一）如有附件，则请示人（报告人）、印章和成文日期等落款放 在附件标识的下面； （二）如需使用印章，印章应压在成文的年、月、日的落款上，防 止空白印章。
1. 简明:是指用词简单准确，不会造成误解； 2. 准确:是指用词含义准确，不会造成误解； 3. 朴实:是指用词通俗自然，恰如其分； 4. 庄重:是指用词严肃端庄，不带感情色彩； 5. 规范:是指用词符合语法与逻辑要求。
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提升公文写作能力的几个关键要素
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语 言功夫的核心是选词。 选词:一、要根据所反映的客观实际需要； 二、要符合明晰、 确切、简练的标准； 三、要根据具体的语言环境，为避免上下 文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象 和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象 和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。 傅雷家书对儿子傅聪的要求：行文遣词造句 做到“不可更替的词汇选择” ，需要我们反复 “推敲”。
狭义定义：行政机关的公文是行政机关在 行政管理过程中汇总形成的具有法定效力 和规范体式的文书。 广义定义：公文是各种法定的社会组织在 处理公务过程中形成并使用的具有法定效 力和规范体式的文书。
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公文写作的要求
一、公文的思想内容 二、公文的表达方式 三、公文的语言运用 四、公文常见要素的表述 五、公文的结构
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公文的表达艺术
公文的表达总要求：
庄重典雅、含蓄明快、节奏鲜明 、浓缩精粹。 一份完整的公文，由文头、内文、文尾三大部分组成：
1、文头---庄重、严谨，又称版头。
位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。文头后有一条红线间隔。 文头必备项目有： a、发文机关。 b、发文字号。 c、份数号。 d、签发人。
秘密文件：仅供部门主管级以上领导及该事件相关人员阅读；
机密文件：仅供公司经理级以上领导及该事件相关人员阅读； 绝密文件：仅限董事会成员、总经理、副总经理及总经理助理阅读。
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二、公文的正文 （一）“请示”和“报告”的正文格式做如下规定： 1．公文题目一律为“关于××的请示”（或报告），××即为 公文的主要事由。公文抬头处写明文件主送机关，并写清楚全称 （主送机关只写一个，其他写在抄报栏上）。以部门名义对上的 “请示”或“报告”，落款必须用部门全称，且由部门负责人在 “部门全称”下签名确认。 “请示”和“报告”等公文原则上由当事人向上一级领导逐级呈阅， 特殊情况下需要越级递交“请示”和“报告”的，必须在正文之前 充分说明越级呈报的理由。 2．正文要求语言简洁明了，用词准确。题目统一为小二宋体加 粗，单倍行距；正文统一为小四宋体，1.5倍行距（排版力求美观大 方，字号和行距可根据排版需要适当调整）。每自然段开头左侧空 两格（两个汉字的位置，下同）。
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4．对《关于××的请示》要求： ⑴请示内容为一事一文；（说明：一件事写一份请示，不得几个事 件同时写在一份请示文件中）； ⑵开篇提出请示目的。要开门见山，直截了当，不含糊其辞； ⑶请示的事项要写清楚具体，涉及到的数据要准确无误； ⑷请示理由要充分合理，实事求是，不能夸张和杜撰； ⑸正文部分写完后，另起一行空两格写结束语，请示类结束语为 “以上请示，请予审批”。 5．对《关于××的报告》要求： ⑴开篇概括说明全文主旨，对呈送此份报告的总体情况加以概括说 明，比如对此份报告的依据、目的或者对整个工作的估计、评价等 等加以概述； ⑵主体内容丰富充实，以数据和实例说话，内容力求详实而不冗长； ⑶结尾要切实具体。可写工作上存在的问题，提出下一步工作具体 建议； ⑷正文部分写完后，另起一行空两格写上结束语，报告类结束语为 “特此报告”。