会议纪要会议记录和写作

第八章 会议纪要（会议记录）的写作
会
议
纪 要
❖会议记录
（
会
议
记
❖会议纪要
录
）
1
公文写作与处理
❖会议记录的概念、作用与特点
会
议 记
❖会议记录的结构与写法
录
❖会议记录的写作要求
2
公文写作与处理
会
议 记
❖是开会时当场把会议的
录
❖记录下来的书面材料
公文写作与处理
❖基本情况 ❖会议内容
3
会 ❖是重要的工作记录材料，通常情况下，是 议 由指定的专人负责，用专门的本子记录、保 记 管，每次会后，会议的主持人要签阅，以后 录 要归入档案保存。
一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略）
二、发言：
第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……（略）
第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略）
市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略）
财务部黄总：汇报公司的资金状况（略）
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公文写作与处理
所 谓 执 行
❖是指会议纪要具有较强的约束力，它所 传达的经会议议定的重要事项和主要精神， 要求与会单位必须共同遵守执行。 ❖因此，会议纪要一经通过、形成文件发
性 出，就成为一定范围内指导工作，解决问
题的重要依据，属于指示性公文。
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公文写作与处理
所 ❖是指会议纪要主要下发给与会单位及其下
录 即可。允许采用改变原本内容性质，只记
法 大意的方法。
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公文写作与处理
详 尽 ❖重要的会议，关键性的问题，特别是意 记 见有分歧，要采用详尽记录法。不仅要一 录 字不丢，还要保持“原汁原味”。 法
20
公文写作与处理
会
❖记录速度快
议
记
录
的
❖记录内容真实
写
作
要
❖要及时整理，甚至有时还要念给与会者
谓 属机关，传达贯彻执行会议精神和事项，指
行 导工作；
文 ❖也可以上呈有关领导部门，汇报会议的情
关 况和结果；
系 多 样 性
❖还可以向平行机关发出，传达会议精神， 扩大会议影响。 ❖因此，会议纪要的行文关系比较复杂，但 主要用作下行，所以，分类时划归为下行文。
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公文写作与处理
相
❖会议纪要与决议
近
求
听，以征求大家的意见，以便将记录内容
推敲的准确
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公文写作与处理
例文分析
天地公司项目会议记录
时间：2003年1月 10日上午9时
地点：公司第一会议室
出席人：各分公司与直属部门经理
主持人：李遍聚（集团公司副总裁）
记录：钟苗（总经理室秘书）
一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略）
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公文写作与处理
适 用 范 ❖行政机关只有会议纪要，没有决议。党 围 委机关两个文种都有。 不 同
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公文写作与处理
内 容 不 同
❖决议的内容一定是原则性的重大问题； 而会议纪要的内容可轻可重，涉及的问题 可大可小。 ❖例如，一次办公例会结束后，可发会议
纪要，但不能发会议决议。
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公文写作与处理
4
公文写作与处理
会
议 记 录 的 作
❖开会作记录，可作为传达、执行会议决议 和贯彻会议精神的依据，也可以作为会后进 一步分析、研究、总结工作的重要参考材料， 还能起到备查作用。
用
5
公文写作与处理
会
议
❖真实性
记
录
的
特
❖资料性
点
6
公文写作与处理
真 实 ❖是指必须对会议情况进行客观的纪录。 性
7
公文写作与处理
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公文写作与处理
❖主要用于比较重要的
工作会议。这种会议往
会 议
往是为了解决当前工作 中的某项实际问题而召
记 开的专门会议。把会上
要 作的情况分析、讨论研
究的问题和解决的办法
等，整理出来，写出纪
要。这有两个目的：
❖一是为了向上级汇报会议 情况，使上级了解，以便及 时地得到指导。
❖二是为了向下级传达，以 便贯彻执行。有时，上级机 关认为具有普遍意义，可以 用正式文件批转，把它下传 到有关单位，或有关地区， 让他们结合本单位、本地区 的实际情况贯彻执行。
性 多数人的意见，或把几种意见都写上。
❖不允许凭空杜撰。纪实性是会议纪要的
生命。
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公文写作与处理
所 谓 简
❖就是要提纲挈领，将会议的主要精神 或会议经讨论，研究得出的做法或措施
要 事项写明，不能将与这些内容无关的东
性 西写入。
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公文写作与处理
所 谓 务
❖是指会议纪要是为当前实际工作中存在 哪种需要解决的重大或特殊问题而制发的，
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公文写作与处理
会 ❖这部分一般包括会 议 议主持人的发言，会 记 上的报告或传达了什 录 么事情，讨论了什么 的 问题，做出了什么决 写 议等项目。记录这些 法 内容常用两种方法：
❖简要记录法 ❖详尽记录法
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公文写作与处理
简 要 记
❖一般性的会议均采用此法。此记录法采 用有详有略的简要纪录，只抓住中心要点
❖尾部
素
10
公文写作与处理
❖会议名称 &四届董事会会议纪录”
题
❖直书文种为标题
例如 “会议记录”
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公文写作与处理
❖首部
正 文
❖主体
❖结尾
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公文写作与处理
❖会议名称
❖会议时间
首 部
❖会议概况
❖会议地点 ❖会议主席（主持人）
❖会议出席、列席和缺席
❖会议记录人签名
在使用时，常常会加会议的
主办单位或上级单位加批语
下发。
公文写作与处理
❖纪实性 ❖简要性 ❖务实性 ❖表现形式灵活多变 ❖议定性 ❖执行性 ❖行文关系多样性
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❖就是根据会议实录整理而成，而不能有
所 谓 纪 实
所阐发或发挥，要保持和会议的实际情况 一致。 ❖会议未涉及到的问题不能写。 ❖在研究问题时，如果意见不一致，应写
❖是指会议记录不仅是分析会议进程、研
资 究会议议程的依据；还是编写会议简报和 料 撰写会议纪要的重要资料； 性 ❖此外，还可以作为原始资料编入长期档
案保存，以备需要时查阅。
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公文写作与处理
会
议
记 录
❖会议记录的结构要素
的
结
构 与
❖会议记录的写法
写
法
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公文写作与处理
会
议 记
❖标题
录
的
❖正文
结
构
要
二、发言：
第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……（略）
第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略）
市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略）
财务部黄总：汇报公司的资金状况（略）
技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略）
三、决议：
（一）——（四）（略）
实 一般常规运作的工作，不用会议纪要的形
性 式发布。
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公文写作与处理
表
现
形 式 灵 活
❖会议纪要灵活性强，篇幅长短不拘。制 发者的意图寓于对纪要内容的取舍、结构 的安排、文字的组织之中。
多
变
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公文写作与处理
所 ❖是指会议纪要所传达的事项和主要精神必 谓 须是与会单位充分讨论、比较研究、统一认 议 识后表决通过定下来的。 定 ❖未经会议讨论或议而未决的事项以及（各 性 种分歧意见）不能写入纪要之中。
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❖“纪要”的“纪”，其义
同“记”。所以“纪要”就
是“记要”，它的含义就是
会 议 纪 要 的 特
记录要点的文字。会议纪要 是根据会议的宗旨，有关文 件，用准确的语言，概括地 反映会议概况和要点的一种 文体。会议纪要又是一项思 想性、政策性和技术性很强
点 的工作，还是整个会务工作
的组成部分。须注意的是，
技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略）
三、决议：
（一）——（四）（略）（ 主体 ）
四、散会（上午12时）（正文 2 ，结尾 ）
公文写作与处理
主持人：李通聚（签名） 26
❖会议纪要的概念与特点
❖相近文种辨析
会
议 纪
❖会议纪要的种类
要
❖会议纪要的结构
❖会议纪要的写法
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公文写作与处理
会 ❖是把一次会议召开的概况、讨论的主要 议 问题和结果，整理出来形成的公文。适用 纪 于记载和转达会议情况和一定事项，并要 要 求与会单位和人员共同遵守执行。
❖会议纪要可以反映会议上不同的观点或
写 几种同时存在的意见；而决议只能反映多 法 数人通过的统一的观点或意见。 不 ❖一份会议纪要可以同时写出不同方面互 同 不关联的几项决定；而一份决议只能写某
四、散会（上午12时）
公文写作与处理
主持人：李通聚（签名） 22
例文分析：（ 3 + 3 结构 ）
天地公司项目会议记录
时间：2003年1月 10日上午9时
地点：公司第一会议室
出席人：各分公司与直属部门经理
主持人：李遍聚（集团公司副总裁）
记录：钟苗（总经理室秘书）
一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略）
❖上述这些内容，要在会议主持人宣布开会前写好
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公文写作与处理
会
议 出
❖人数不多的会议，要把出席人的名字都
席
写上。如果是工作例会，也可以只写缺席
、
者的名字。
列
席 和
❖人数多的会议，不可能写与会者的名字，
缺
可只写人数，包括应到人、实到人、缺席
席
人。
情
况
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公文写作与处理
❖会议议题。如果有多个议题，可以在议 题前分别加上序号。
二、发言：
第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……（略）
第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略）
市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略）
财务部黄总：汇报公司的资金状况（略）
技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略）
三、决议：
（一）——（四）（略）
四、散会（上午12时）（ 正文 2 ）
公文写作与处理
主持人：李通聚（签名） 24
例文分析：（ 正文 3 ）
天地公司项目会议记录
时间：2003年1月 10日上午9时
地点：公司第一会议室
出席人：各分公司与直属部门经理
主持人：李遍聚（集团公司副总裁）
记录：钟苗（总经理室秘书）（ 首部 1 ）
一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略）
主
❖发言人及发言内容。记录每人的发言时
体
都要另起一行，写明发言人的姓名，然后
加冒号。
❖会议决议。决议事项应分条列出。有表 决程序的要记录表决的方式和结果。
15
公文写作与处理
结 ❖另起一行，写明“散会”并注明散会的 尾 时间。
16
公文写作与处理
尾 ❖右下方写明“主持人（签字）”、“记 部 录人（签字）”
二、发言：
第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……（略）
第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略）
市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略）
财务部黄总：汇报公司的资金状况（略）
技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略）
三、决议：
（一）——（四）（略）
二、发言：
第一分公司齐总：该项目的选址应定位在亚运村以北，清河以南……（略）
第二分公司刘总：该项目应以体育健身为龙头，带动其它餐饮娱乐项目。 （略）
市场部都总：汇报市场调查与预测的结果。（略）
财务部黄总：汇报公司的资金状况（略）
技术部王总：汇报建筑项目投、招标情况。（略）
三、决议：
（一）——（四）（略）（ 主体 2 ）
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公文写作与处理
会 ❖一般以会议记录整理成 议 文，它可说是特殊的行政 记 公文。说它特殊，有以下 要 两方面的原因：
公文写作与处理
❖一是它一般不用其他行政 公文的格式制作，它一般只 有标题和正文组成，没有文 头，没有主送机关，也不需 标落款和成文时间。
❖二是它在机关内部的传递 方式与一般的行政公文有所 不同，一般说，会议纪要不 能像其他行政公文那样单独 传递，往上传送时，要写上 一报送报告，把它作为附件； 往下发送时，要有一发文通 知，也把它作为附件。
四、散会（上午12时）
公文写作与处理
主持人：李通聚（签名23）
例文分析：（ 全文结构 3 ）
天地公司项目会议记录（标题 1 ，会议名称 + 文种 ）
时间：2003年1月 10日上午9时
地点：公司第一会议室
出席人：各分公司与直属部门经理
主持人：李遍聚（集团公司副总裁）
记录：钟苗（总经理室秘书）
一、主持人讲话：今天主要讨论一下“美康娱乐城”的兴建立项以及如何 开展前期工作的问题。（略）
文 种
❖会议纪要与简报
辨
析
❖会议纪要与会议记录
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公文写作与处理
会
议
❖相同之处
纪
要
与
决
❖不同之处
议
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公文写作与处理
相 同 之
❖都是用来记录会议成果、传达会议精神 的文种；都要求与会单位和人员共同遵守
处 执行。
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公文写作与处理
❖使用范围不同
❖内容不同
不
同 之
❖写法不同
处
❖形成过程不同
❖现实效用不同
四、散会（上午12时）（ 结尾 3 ）
公文写作与处理
主持人：李通聚（签名） 25
例文分析：（ 3 + 3 结构 ）
天地公司项目会议记录（标题 1 ，会议名称 + 文种 ）
时间：2003年1月 10日上午9时
地点：公司第一会议室
出席人：各分公司与直属部门经理
主持人：李遍聚（集团公司副总裁）
记录：钟苗（总经理室秘书）（ 首部 ）