公文处理管理办法

第一章总则

第一条公文处理工作应坚持实事求是的原则，严格按照国家和本制度的规定进行，做到及时、准确、安全、保密。

第二条项目部综合办公室负责项目部公文管理，综合性公文的起草印发，其它公文的核稿，并负责指导项目部机关部室和各基地的公文处理工作。

第三条负责公文处理工作的人员应作风严谨，精益求精，具有较高的政治和业务素质。要熟悉各种办公自动化手段，努力提高工作效率和质量。

第二章公文种类

第四条公文按照有关规定的文种行文，公文的种类主要有以下十一种。

1.决议：适用于公司会议讨论通过的重大决策事项。

2.决定：适用于对重要事项或者重大行动作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

3.通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

4.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

5.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

6.通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、告知或者交流重要情况。

7.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

8.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

9.批复：适用于答复下级机关请示事项。

10.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

11.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

第五条确定公文种类需要注意的问题

1.公文名称的确定和使用，必须按公文处理办法的规定，不能乱起名称，也不能合并使用。

2.是依据发文机关职权，不可超越。

3.依据行文关系，考虑到与收文机关的组织关系。

4.要考虑发文的具体目的要求。

第三章公文格式

第六条公文版面及装订要求

1.公文的字体、用纸、制版、装订、眉首、式样等各项设置均有相关规定。从2012年1月1日起，采用国际标准 A4 纸型，同时对文件版型做出调整。

2.依据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》（中办发〔2012〕14 号）；《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）制定。

第七条公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等部分组成。

1.发文机关应写全称或者规范化的简称，联合行文可以用主办机关也可以用几家机关的名称，主办机关应排列在前(文号应编主办机关的文号)。

2.秘密公文应当分别标明“绝密、机密、秘密”。文件的秘密等级标注在首页的右上角，机密、绝密公文应标明份数序号。

3.紧急公文应标明“特急、紧急”，标注在首页的右上角。

4.发文字号，包括机关代号、年份、序号，一般位于发文机关之下，横格线之上中间位置。年份不能简写，置于中括号内。

5.公文标题，应当准确简明扼要地概括公文主要内容，一般应当标明发文机关，并准确标明公文种类，标题中一般不用标点符号，批转公文，标题应当避免使用重复用语。

6.主送机关，应当写机关全称或规范化简称，位于标题之下正文之上的顶格位置。不便在正文之前列出主送机关的公文，如“决定”、“会议纪要”等，主送机关可以列在正文之后。

7.公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件名称，如有两个以上附件应当注明附件序号。附件应当在首页左上角注明附件序号。附件一般应当和主件装订在一起，如不能装订在一起，应当在附件首页左上角注明主件发文字号。

8.公文除会议纪要外，应当加盖公章，印章端正盖在成文时间中上方，上沿不压正文，底边在成文时间之下。盖印章的公文一般不再标明发文机关名称。落款须署领导姓名的，应当冠其职务。

9.成文时间以领导人签发日期为准，联合行文以最后签发领导人签发日期为准。

10.文件应当标注主题词。上报的公文应当按照上级机关的要求标注主题词，主题词标注在文件末页抄送机关之上。

11.文件的抄送机关标注在主题词之下、印发机关和印发时间之上。

12.公文的文字从左至右横写、横排，印制文件标题一般用小2 号宋体字加粗，正文用 3 号仿宋体_GB2312 字，每页 22 行，每行 28 个字，行间距用固定值 28.8 磅，版面上空约 37 毫米，下空约 33 毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1 至 2 行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。

13.公文用纸采用 60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸。国际标准 A4 型，成品尺寸为 297mm×210mm，允许误差为±2mm。

14.印制装订采用双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm；采用骑马订，无法用骑马订时采用平订，左侧装订。

第八条项目经理部各职能部室行文有效性极限与项目内部，不对外行文。

第四章收文办理

第九条收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序。

第十条公文应当有专人负责登记、编号和保管。

第十一条需要办理的公文，办理人员应当及时提出拟办意见送领导批示，或交有关部门办理。紧急公文应提出办理时限。

第十二条承办单位应当抓紧公文办理，不得延误、推诿，对不属于本单位职责范围或不宜本单位办理的，应当迅速退回交办单位或部门并说明情况。

第十三条审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其他审批人会签、应当视为同意，会签要注明

时间。

第十四条草拟、修改和签批公文，应当使用钢笔或专用签字笔。不应在装订线外书写。

第十五条上级机关的公文，除秘密和注明不准翻印外，经项目部领导批准方可以翻印、复印。

第十六条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用加密装置。机密级公文不得利用计算机、传真机传输。

第十七条文件管理人员应当将收到并登记编号的文件及时交部门主管，提出拟办意见送项目部领导批示。除特殊情况，项目部领导不受理未经登记的公文。

第十八条需送几位领导传阅或传批的公文，有关部室应按、一定顺序送有关领导阅知和批示。办理公文传阅、传批，应随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延传。

第十九条各承办部、室应抓紧公文的办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适合本单位办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。

第二十条公文处理后要注意保存，及时归档。

第五章发文处理

第二十一条拟草公文应当做到

1.符合党的方针、政策及国家的法律、法规和有关规定。

2.情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点符号准确，篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引用标题后引发文字号。日期应写具体年月日。

4.必须使用国家法定的计量单位。