招标采购档案管理办法

三、归档资料及要求
供方档案目录
序 号
工作节点
1 供方评审小组
审批OA
归档资料
备注
2 资格预审文件 3 资料评审
4 考察阶段
1、审批OA 2、资格预审文件
盖章原件
1、资格预审文件评审表 2、资格预审申请文件
原件
1、考察计划审批OA 23评、 、分考现汇察场总计考表划察手评册分（表如、有供）方评定意见表、考原察件照片存电子版，其他为
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流水号按时间 顺序
档案组卷
档案组卷
一盒即一卷
按项目组卷
文件办理时限较长，在保证完整情况下按项目组卷。 例：供方、招标、结算资料。
归档模式
纸质、扫描或电子版本
档案装盒
成件不拆 胶装文本不再拆开另行装订
零散线装
页码必编 所有文件自“1”开始顺序编页
档案成卷
封皮
档 案 目 录
基 本 信 息
五、档案移交及权责
类别
人员
权责
成本部经办
成本负责人
对成本档案审核并负全责 目标成本由本人保管，不得泄露
经办人
整理资料、移交行政部前保管
业务部门经办
业务负责人 经办人
成本参与人
审核并负全责 整理资料、移交至成本参与人 督办、审核、接收、移交行政部 前保管
后期档案借阅、销毁执行文化集团人力行政相关制度规定
相关文件指引： 文化集团管理制度《成本管理-档案管理》、《文化集团管理制度 《行政管理-管理制度》、细则9《成本档案管理办法》
4、考察照片
备注:适用于线下采购
二、归档资料及要求
招标档案目录
序 号
工作节点
归档资料
备注
1
招标计划、招标 小组
审批OA
1、审批OA；
2、合格供方审批OA
2
入 围 单 位 、 招 标 3、投标邀请函、投标承诺函
文件
4、招标文件
除OA流程，其他 为原件
5、招标文件领取登记表
6、图纸及技术标准、要求移交OA（如有）
招标采购档案管理办法
目录
一、归档类别、期限及密级
二、归档资料及要求
三、归档时限
四、档案整理
五、档案移交及权责
一、归档类别、期限及密级
类别
保管期限
目标成本
固定资产、车辆、大型设备仪器、工
程建设中大宗物资采购
工程承包、监理、设计、勘察、测绘、
采购、合同、补
造价、咨询、代理、检测
充协议
经营、设计、策划等技术密集型服务
3 招标答疑
1、审批OA 2、投标质疑文件 3、答疑回复文件
除OA流程，其他 为原件
1、回标（回标记录表）
4 评、定标
2、开标（技术标开标记录表、商务标开标记录表）
3、初评（初步评审审批表、符合性和完整性评审意见表）
4、技术标评审（技术标评审表、答辩打分表、样品评审 及技术标汇总表）
5、商务标评审（商务标评分表、标函分析）
永久 永久 永久 30年
其他
10年
变更
10年
结算
10年
供方
10年
等级
绝密 秘密
秘密 秘密 秘密 秘密 秘密 公开
二、归档资料及要求
根据《文化集团成本档案管理办法》，保管文档内容应涵盖所有工作节点、 所有流程附件，对应各类管理目录进行存档。 存档要求： 采用招采平台的供方、招标资料不需线下存档； 审批OA存打印件； 会签、盖章类资料存原件。
原件Hale Waihona Puke Baidu
三、归档时限
采购
类别
目标成本 供方资料
招标 直接委托 零星、紧急采购 合同 变更 结算
时限
签批完成当天 审批完成一周内 定标完成一周内 审批完成一周内 签批完成一周内 合同签订一周内 签批完成一周内 签批完成一周内
四、档案整理
规则 形式
要求
• 组卷：按项目组卷。
• 编号：规则固定，编号唯一。
除OA流程，其他 为原件
6、清标（审批OA、清标问卷回复）
7、定标（综合评分表、定标审批表、审批OA）
8、中标通知书、感谢函
备注:适用于线下采购
二、归档资料及要求
直接委托档案目录
序 号
工作节点
1 直委计划、小组成员
归档资料
审批OA 直委比价发出文件
2 直接委托申请及合同审批
审批OA 合格供方相关OA 直委报价文件
档案编号
构成 示例
全宗号
年度
业务号
分类号
案卷号
【YX】-【2020】——【CB】——【ZB】———【YX-001】
公司简称 字母 例如：院
线
资料归档 年度
成本
招标
部门简称字母 -流水号 例如：营销001
释义
固定不变
按归档 年度
固定不变
目标成本： MBCB
供方：GF 招标：ZB 直接委托：ZJWT 零星采购：LXCG 紧急采购：JJCG 变更：BG 合同：HT 结算：JS
• 装盒：成件不拆、零散线装、页码必编
• 成卷：封皮、卷内目录、基本资料
• 纸质文件：
• 归档文件禁止使用金属物装订 • 新组卷的档案的案卷厚度小于40mm
• 特殊载体：
• 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件分别组卷 • 光盘与纸质版文件同步 • 目录中注明光盘存放位置或索引号，将光盘另存光盘档
案盒保存，禁止使用普通光盘包。
原件
原件，依据合同 约定验收条件执
行
原件
设备材料进场验收单/退货单（如有）
复印件
甲方出具的无相关索赔的证明文件（如有）
原件
用于结算的图纸（要求为乙方单位、相关经办部门、成本部签字）
原件，可单独装 盒
竣工图纸（如有）
原件，可单独装 盒
合同及补充协议
原件
招标文件、答疑文件、清标文件
复印件/电子版
合同合作单位上报的结算资料
直委拆封记录
谈判会议纪要
直委价格依据
备注:适用于线上及线下采购
备注 除OA流程，其他为原件
二、归档资料及要求
序 号
工作节点
1 合同/补充协议签订
合同档案目录
归档资料
1. 审批OA 2. 合同/补充协议文件 3. 谈判记录（如有）
原件
备注
二、归档资料及要求
序号 01 02 03
04
类别 封面 审批资料 结算报告
结算依据
结算档案目录
名称
备注
结算资料封面
工程结算审批表
二审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总 表、结算明细表） 一审结算报告（工程结算造价确认书、结算编制说明、结算汇总 表、结算明细表）
工程结算资料交接单
原件 原件 原件 原件
开工报告（如有） 竣工验收表/合同履约完成证明资料 变更签证（包括审批单、确认单及相关附件）（如有）