集团公司订单管理办法

1 目的
为了加强公司产品订货单的管理，清晰订货的商务流程，特制定本办法。
2 适用范围
适用于用友政务公司所有产品的订货商务管理。
3 岗位及职责
3.1 销售机构/代理商
负责按照公司的订货单模版填写产品订货单并邮件或传真至公司商务部
3.2 商业伙伴管理中心
负责向渠道伙伴传达并讲解公司制定的各项商务政策，指导渠道伙伴正确填写《订货单》 ，为渠道伙 伴解答商务相关问题。
3.3 商务部
负责公司所有分销及内销订单的审核及管理工作
3.4 计划运营部
协调公司产品的生产及发货。
3.5 生产部
负责公司产品的生产及发货。
3.6 软件中心
负责开发性项目且不需生产部发货的产品生产及发货。
4 流程图

5 流程描述
5.1 订货
5.1.1 公司各销售机构/渠道代理商与用户进行洽谈， 当各销售机构及渠道代理商的业务人员确认公司 现有产品能满足用户的要求时，填写《订货单》并传真（邮寄）至公司商务部。 5.1.2 商务部分销及内销商务在收到《订货单》后进行审核，确认《订货单》上有对方单位公章、负 责人签字等项，并核对好订货/退货/换货金额。 5.1.2.1 如果《订货单》为标准订单，则由分销及内销商务审核后移交至订单受理专员填写四联《发 货单》正常发货。 5.1.2.2 如果为特殊订单，则在收到订单后，由商业伙伴中心部门经理/分子公司总经理、商业伙伴中 心总经理/主管（业务/产品）副总裁等根据《订单审批权限》逐级审批，经过商务部经理审定后，则 由订单处理专员填写四联《发货单》发货。 5.1.2.3《发货单》一式四联：第一联由订单受理专员移交合同管理专员存档；第二联交财务部入账； 第三联交生产部发货；第四联交代理留存。 5.1.3 口头订单一律不接受。
5.2 退货
5.2.1 如果发出去的货物，渠道代理商或客户要求退货时，首先要征得商业伙伴中心部门经理同意， 再填写《订货单》 ，按《订货单》的审批程序进行审核、审批。审核、审批通过后，商务部订单受理 专员在收到加密卡后，方可办理退货。退还的加密卡、产品光盘、手册等物品交给生产部，生产部 签字接收后，定期销毁处理。
5.3 换货
5.3.1 如果发出去的货物，渠道代理商或客户要求换货时，要先办退货，再办订货，具体流程按订货、 退货流程处理。 5.3.2 商务部订单受理专员对所有订货和退货的相关信息录入 U8 供应链系统进行统一管理。

5.4 借货
5.4.1 由各销售机构/渠道代理商填写《产品借用申请单》 ，写明借用原因并注明预计归还日期或预计 购买日期。 5.4.2 借用产品金额为 5 万元以内的由商业伙伴中心部门经理/分公司总经理审批，借用产品金额为 5 万元以上的由商业伙伴中心总经理/主管业务副总裁审批，商务经理审定后方可发货。
6 发货
根据产品的情况，分为生产部生产发货和研发中心发货。
6.1 生产部生产及发货
公司所有的已形成产品化的产品如需发货，必须通过生产部生产发货。所有的产品订单均执行款到 发货的原则，特殊情况下的发货需经相关权限的人员审批后方可发货，具体分为以下几类：
6.1.1 款到发货
《订货单》和货款均已收到，视《订货单》折扣率逐级审批后正常发货；
6.1.2 赊欠发货
需要在《订货单》中赊欠原因处填写赊欠原因及付款时间，并同时填写《赊欠申请单》 ，赊欠金额为 5 万元以内的由商业伙伴中心部门经理/分子公司总经理审批，赊欠金额为 5 万元以上的由商业伙伴 中心总经理/主管业务副总裁审批，商务经理审定后方可发货。
6.1.3 借货发货
借用产品金额为 5 万元以内的由商业伙伴中心部门经理/分公司总经理审批，借用产品金额为 5 万元 以上的由商业伙伴中心总经理/主管业务副总裁审批，商务经理审定后方可发货。
6.1.4 加密卡变更、丢失等发货
6.1.4.1 加密卡变更：必须填写原加密卡的产品明细及金额和变更后的产品明细及金额，如果变更后 的产品金额高于变更前的产品金额，则待收到高于部分的金额且经商务部经理审批后发货，反之， 则必须经过主管业务副总裁审批后方可发货。 6.1.4.2 加密卡丢失：必须由用户出具加密卡丢失证明，经商务部经理审批后发货。
6.2 软件中心生产发货
公司所有的未形成产品化的产品如需发货，必须通过软件中心研发生产后发货。所有的发货原则均 遵照生产部生产发货执行。

7 订单审批权限汇总
订单类型 ① 正常订单 申请的载体（必须） 《订货单》 审 批 符合代理协议中的扣率正常打款， 由分销及内销商务审核后直接进 入发货流程
商业伙伴中心总经理/主管（业务/产品）副 总裁 实际供货扣率 20%以下/10%以下 商业伙伴中心总经理/主管（业务/产品）副 总裁 5 万元以上/10 万元以上 商业伙伴中心总经理/主管（业务/产品）副 总裁 5 万元以上/10 万元以上
②优惠分担
商业伙伴中心部门经理 / 分子公 1） 《订货单》 2） 《优惠销售分担申请》 司总经理 3） 有订货单位同用户签 订的盖有价格章的合同 实际供货扣率 20%以上 复印件 商业伙伴中心部门经理 / 分子公
③赊
欠
1） 《订货单》 2） 《赊欠申请单》
司总经理 5 万元以内 商业伙伴中心部门经理 / 分子公
④借
用
《产品借用申请单》
司总经理 5 万元以内
⑤加密卡变更、 1） 《订货单》 丢失等 2） 丢失需出具用户证明 ⑥二次分配协 议
商务部经理审批
1） 《二次分配协议》 主管（业务/产品）副总裁审批后，还需总裁终审 2） 与用户签订的合同复 印件
1、上述②③④⑥均需先提交商业伙伴中心部门经理审批，商业伙伴中心总经理、主管（业务/产品）副总裁审 批，最后商务部经理审定后，交生产部发货。 2、超出商誉级别的不予赊欠或借用。赊欠或借用产品最长时间为三个月，但不得跨年度。 3、商务部负责建立《特殊订单情况统计表》 ，并负责按台帐信息督促相关人员按时归还赊欠款，归还借用物 品等。 《特殊订单情况统计表》每月上报总裁会。
8 订货情况统计
为了记录公司所有特殊订单的相关情况，商务部需对所有特殊订单记录于《特殊订货情况统计表》 ， 并做作统计分析，每月上报相关部门领导查阅。
9 附件
附件一： 《订货单》 附件二： 《发货单》 附件三： 《优惠销售分担申请》 附件四： 《二次分配协议》 附件五： 《赊欠申请单》 附件六： 《产品借用申请单》