外来文件管理办法

外来文件的识别、流传程序管理办法

一、目的

对外来文件进行识别,并控制其分发,防止误用。

二、适用范围

适用本单位对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。

三、术语定义

1 、技术标准

涉及到本单位产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准;

2 、法规规范

与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章;

3、政策文件

国家和地方政府,以及上级各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。

四、职责

1、技术部是外来文件的归口管理部门,并负责对外来的技术标准进行识别;

2、质检部负责对外来的法规规范进行识别;

3、办公室负责对外来政策文件进行识别。

五、工作程序

1、外来文件的获取

2、各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:

(1).国家、省、市政府及各相关职能部门;

(2).各种会议、专业报刊、杂志;

(3).互联网、电话传真。

(3)各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认,并正确传递给相关管理部门。

(4)外来文件的识别

a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准,收到后应移交到技术部进行识别;

b.识别标识的有效性,应对标准的发布实施年份进行识别,是否是最新的有效版本;

c.标准中条文进行识别,应识别哪些条款是适宜的。

(5)法规规范

a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章,收到后应移交到质检部进行识别;

b.质检部对收集到的法规规范进行识别,识别其应实施的部门、范围;

(6)政策文件

a.凡是上级颁发的文件、通知,收到后统一移交到办公室;

b.办公室对收集到的文件进行识别,按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批;

c.办公室根据厂长或管理者代表签批的意见,分送到相关人员进行传阅。

(7)) 外来文件的分发

a.办公室、质检部对外来文件识别后,将外来文件正本存档,副本及清单传递给技术部;

b.对需分发的外来文件,由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放,并对相关人员及时进行宣贯;

c.涉及到更新的外来文件,在发放新版本外来文件的同时,应及时回收作废文件。对外来文件合订本不能收回时,应在目录和正文中加盖作废字样。

(8)外来文件的查询

各部门可根据需要,到各归口部门查阅。

(9).外来文件的检查

质检部通过内部审核的方式对各部门、各单位使用外来文件的执行情况进行检

查,对其有效性进行确认。

六、记录

外来文件贯彻实施通知单、外来文件清单