档案管理制度

档案管理制度
第一章总则
第一条为使XXXXXXXX有限公司（以下简称公司）的档案管理工作规范化、制度化、科学化，有效提高工作效率，特制定本制度。

第二条本制度所指档案是指公司在基建、生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和公司具有保存价值的文字、图表、声像、电子信息等各种门类和载体形式的历史记录。

第二章档案管理体制与职责
第三条公司档案管理工作实行集中统一管理的原则。

第四条办公室设立档案室和专职档案管理员，集中统一管理公司档案。

档案室是公司档案信息、资料的存贮基地和利用中心。

第五条档案室负责公司档案收集、整理、保管、利用等工作。

1、负责学习、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关档案法律、法规和方针政策；
2、负责制定《公司档案管理制度》，并认真组织实施；
3、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作，认真落实档案安全责任制，确保公司档案的完整与安全；
4、指导、监督并负责各部门的文件材料的形成、积累、整理和归档工作；
5、做好档案的开发利用工作为公司服务；
6、负责档案管理人员继续教育培训和培养工作，提高档案管理人员素质；
7、负责落实公司档案的安全、保密工作；
8、做好公司领导交办的档案业务工作。

第三章文件材料的收集与归档
第六条凡是直接记述和反映公司在生产、经营、科技、管理等活动中形成的具有保存价值的记录（文字、图纸、电子信息、声像、实物等），均需归档保存。

第七条公司各部门在工作活动中产生的各种文件材料处理完毕后定期向档案室移交，进行集中统一管理。

任何部门和个人不得分散保存和拒绝归档。

第八条归档时间：
1、文书档案：应从形成之日起做好收集、整理工作，处理完毕后10个工作日内向档案室移交；
2、人事档案：由于人事档案涉及员工在公司期间的鉴定、考核、奖励、处分、调资、调动等个人信息，参照国家人事档案相关制度和要求，由人事处负责人事档案的收集、整理工作，根据员工入档材料的要求，及时归档，自行管理；
3、合同文件档案：合同原件由合同双方签字盖章，副本在财务处留存一份，合同原件及相关资料在合同生效10个工作日内移交到档案室；
4、会计档案：财务处形成的会计档案由财务处按照会计档案的形成与归档要求整理、立卷或装订成册，在财务处自行管理；
5、科研档案：在科研结束后30天内整理完毕向档案室移交；
6、基建档案：在工程项目竣工验收后，90天内整理完毕向档案室移交；
7、设备档案：在办理了开箱验收手续，60天内整理完毕向档案室移交；
8、声像档案、实物档案：在工作结束后5个工作日内向档案室移交；
第九条归档要求：
1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求；
2、归档的文件材料应为原件（合同、协议等文件应为正本），因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改；
3、原件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签章手续完备；打印件字体，字号应统一，符合字迹耐久要求；
4、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；
5、具有保存价值的电子文件，应使用不可擦除性光盘；
6、归档文件材料一般一式一份。

重要的、利用频率高的和有专门需要的可适当增加份数；
7、公司的红头文件归档时要附有底稿和文件发文稿纸，原件必须是两份；
8、归档的文件必须完整。

完整的文件应有请示与批复、转发文与被转发文、正文和底稿(定稿)。

底稿要有修改痕迹，重要文件如：重要讲话、报告、总结、规划等产生多次草稿，从第一稿开始注意收集，以便选择归档，凡有两次以上底稿应选择有主管领导或主要负责人的重要批示或有实质性修改的底稿归档；
9、归档文件的手续必须完备。

有文号的文件按照公文的管理规定办理，没有文号的文件材料，正文要盖公章，底稿要有主管领导或负责人审核后的签字；
10、电传的文件收到后要及时复印，领导的批示意见要在复印件上批示，将电传件和复印件一起归档；
11、文件的传阅单应附在文件前一起归档；
12、基建档案的竣工资料和竣工图纸必须是原件，归档两份，竣工图纸必须加盖竣工章；
13、每件事情的照片归档应选择2—3张最佳照片，并刻录成光盘，将照片和光盘一起归档。

归档的照片要清晰、易于辨认，照片和光盘要对应在一起，放在照片档案册内。

每一张照片都应有文字说明，文字说明主要指照片的事由、时间、地点、人物、摄影者等。

归档的光盘要有机读目录(盘内照片目录)，光盘一式2套。

14、外文（或少数民族文字）材料，若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

第十条档案移交时由移交人填写《档案移交清单》，一式两份，由移交部门负责人签字确认，档案管理员和移交人共同依据《档案移交清单》进行档案移交，移交完毕后由档案管理员和档案室负责人进行签字确认，移交部门和档案室各保存一份，以备日后查考。

第四章档案的整理
第十一条公司档案的分类：
公司档案分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、声像档案、荣誉实物、会计档案、人事档案共十二大类。

第十二条档案管理人员按国家档案有关规定，制定《鑫旺公司档案归档范围及档案保管期限表》和《鑫旺公司档案分类编号标准》，档案类目设置要科学简明，便于科学管理与利用。

第十三条公司档案整理要求：
党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类
档案执行《归档文件整理规则》的规定，按“件”进行整理；产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器这四类档案执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的规定，按“卷”进行整理。

声像档案、荣誉实物、人事档案、会计档案按各自相关整理标准进行整理。

第五章档案的保管
第十四条档案保管应符合下列要求：
1、要建设专用的档案库房，做到档案库房、阅览室、办公室三分开，并配备必要的档案设施设备、档案柜架。

2、档案库房要做到“八防”，即防火、防潮湿、防尘、防虫、防鼠、防盗、防光、防霉，配备必要的防磁、消毒等设备。

档案库房温度应控制在14—24℃，相对湿度应控制在45—60%，光源应采用白炽灯照明。

3、纸质档案要采用无酸档案盒存放，对照片、电子文件等特殊载体的档案，要有符合保管要求的档案装具单独存放，以延长其使用年限。

第十五条档案管理人员必须定期检查档案保管情况，确保档案完好，发现异常及时报告。

第六章档案的利用
第十六条公司各部门人员利用档案时，由申请人填写《档案利用审批表》，经本部门负责人签字同意和档案室负责人签字同意后到档案室进行利用档案；利用重要档案时须经办公室主任批准；利用绝密档案时须经公司领导批准。

第十七条外单位查阅公司档案时，必须持有单位介绍信，由公司业务对接部门办理审批手续经公司领导批准后协助查阅。

第十八条会计档案和人事档案由财务处和人事处分别制定档案利用规定。

第十九条电子档案的利用。

办公室应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守有关保密规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。

第二十条实物档案的利用。

印模、证章及珍贵实物，一律不外借。

第二十一条借阅档案人员因公出差、休假、探亲时，须及时将所借档案归还。

调动工作及退休人员，应持有档案室归还档案证明，人事处方可办理手续。

第二十二条借阅档案期限：文书档案不超过15天，如特殊情况需要延长借阅期限，应及时持所借档案到档案室办理续借手续，否则，档案室有权停止其借阅档案。

对逾期未还的档案，档案管理人员应认真做好催还工作，确保档案完整与安全。

第二十三条凡根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料，经档案室核对无误加盖“与原件一致”档案专用章以示证明。

第七章档案的保密工作
第二十四条档案管理人员和利用者均应树立保密观念，认真贯彻执行《保密法》和《档案法》，遵守国家和公司的保密制度，落实档案保密工作职责，维护档案安全。

第二十五条档案实行集中统一管理。

在档案接收、保管、登记时应注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样，和普通文件分开立卷。

1、普通文件：一般性的，可以提供所有的员工查考利用的文件。

2、秘密文件：一般的公司秘密，泄漏会使公司的权益和利益遭受损害。

如公司人事档案、合同、协议、职工工资性收入、尚未公开的各类信息。

3、机密文件：重要的公司文件，泄露会使公司权益和利益遭受严重损害的。

如公司的规划、工程建设的立项报告、业务进度分析报告、涉及公司尚未公开或不宜公开的往来文书、重要会议记录、会议纪要和公司认为应列入机密范畴内的档案材料。

4、绝密文件：最重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受重大损失的。

如财务报告、涉及成本利润的报告或论证材料、设计图纸、公司尚未实施的经营战略决策、项目技术的核心资料和公司认为应列入绝密范畴内的档案材料。

第二十六条档案管理人员必须严格执行各项规章制度，认真履行各项程序。

认真履行核对、签字、登记、注销手续，查用完毕的涉密档案资料，要及时入库，严防泄密。

第二十七条档案人员要增强保密意识，遵守保密纪律，严守公司机密，对涉密档案要严格管理，对涉密的文件和档案材料，未经领导同意，不得查阅、借阅，不得擅自翻印、复印、抄录、携带。

第二十八条档案管理人员工作变动时，要认真办理交接手续，离职后不得泄露公司机密。

第二十九条发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告办公室主任，当事者要写出书面报告。

对违反保密规定，造成失密、泄密的，应按其性质及情节给予严肃处理。

第三十条档案室在收到有关部门关于档案解密和更改密级的通知应及时调整密级。

第八章档案的统计工作
第三十一条档案室认真做好档案的统计工作，建立档案总登记薄。

第三十二条档案室应在每年的年底对库存档案认真进行清点、核对，做到账物相符。

第三十三条档案室要按照上级要求，经过总经理审核批准后向上级有关部门呈报档案统计报表。

第九章档案信息的开发利用
第三十四条档案信息开发利用主要采取下列形式：
1、紧紧围绕公司发展，从企业文化、宣传等方面开展档案、情报、信息编辑、汇编专题资料等工作；
2、利用档案制作多媒体宣传品；
3、依托网络技术，开展档案信息的网上服务；
4、汇编的档案资料，如需要印发或出版，应经公司总经理批准，报办公室备案，并将汇编材料归档。

第十章档案的鉴定工作
第三十五条档案鉴定工作每3—5年进行一次。

第三十六条档案鉴定工作在鉴定小组领导下完成，由总经理任组长，成员由档案管理工作人员和档案业务的专业技术人员组成。

第三十七条档案鉴定工作的内容包括：
1、对确无保存价值的档案予以剔除销毁；
2、对鉴定后仍有保存价值的档案重新划定保管期限。

第三十八条对保管期满、失去保存价值的档案，严格履行档案鉴定销毁制度。

第三十九条档案管理人员对已失去保存价值需要销毁的档案应编制销毁清册，由公司总经理审批后方可进行销毁。

未经鉴定和批准，不得擅自销毁。

第四十条档案的销毁方式采取焚烧或送造纸厂打纸浆进行销毁。

第四十一条销毁档案时应有两人监销，档案销毁后监销人应在销毁清册上注明“已销毁”字样，并签署日期和监销人姓名，并将档案销毁情况报告办公室主任和公司总经理。

第十一章档案管理行政与法律责任
第四十二条档案管理的考核按照公司绩效考核有关条款的内容进行。

第四十三条档案管理有下列行为之一的，公司应视情节轻重免发责任者奖金、赔偿损失或给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

1、损毁、丢失或擅自销毁档案的；
2、将工作中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒绝归档的；
3、擅自提供、抄录、泄露、出卖档案；
4、涂改、伪造、抽取档案的；
5、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。

第十二章附则
第四十四条本制度由办公室负责解释。

第四十五条本制度自下发之日起施行。

附件1、《档案移交清单》
附件2、《档案利用审批表》
档案移交清单
档案利用审批表申请日期: 年月日。