前台工作细节流程

前台工作细节流程

1.前台注意事项

前台必须保证随时有人

前台必须穿戴整洁、保持个人卫生和整齐，奇装异服是不允许的

公司提供的工作服必须保持整洁、保证每周带回家清洗、妥善保管

随时保持前台地面的干净和整洁，发现问题要及时通知阿姨来做相应的

保洁工作

前台桌面只能保证有一个本、一个杯子和笔，不能堆放任何私人东西以

及跟工作不相关的东西

前台下班时候，台面必须是整洁、多余的东西应该放进柜子里面（除了

电话、电脑、和快递信件之外）

除了快递、送机票、送水、送花等短时间停留的人员以外，其他访客必

须带到会议室等候

前台代表公司形象也是公共的区域、需要在前台办理事情的员工、保洁

阿姨、快递人员等等、必须禁止大声说话以免影响其他员工正常上班，

如遇到此类现象，前台有义务提醒大家降低声调。

如发现有员工积压信件、快递、包裹、应该事先通知行政经理之后做出

适当的处理

2.电话接听

瑞斯奇柯特尔, 你好！

请稍等，我马上帮你转接！

不好意思，员工目前不在座位上，请稍后再试、或者留言到员工的电话

语音箱！

不好意思，员工可能出去吃饭啦，请稍后再试！

不要意思，已经下班了，请打员工手机、或者留言到员工的电话语音箱！

不好意思，员工出差了！请打他、她的手机号码！

不好意思，员工现在开会，我会尽快通知他、她，或者发手机短信通知

员工！

尽量不告诉外人、公司员工的手机号码，如果对方执意要求联系员工，

请告诉对方可以留言，我们尽快帮您联系并回复您。

注意：语气要礼貌、客气、大方得体、不耐烦的语气是坚决不可以的！

3.客户、其他分公司员工、高层领导接待

前台登记(客户、分公司员工、高层领导等等)

提供访客牌给临时开会的客户、其他分公司的员工、领导

提供访客牌＋门卡给需要在办公室停留多过一天的贵宾、客户、其他分

公司的员工，同时必须提醒对方离开时候请务必要退还访客门卡给前台

除了快递、送机票的快递员，其他人员须在会议室等待相关员工的接待

在通知员工之前，必须问清楚来访人士的名字、公司名称和职务等（分

公司员工也需要知道对方的名字和公司名称）

带到会议室后，请阿姨用纸杯子到水、茶给对方

客户、高层开会期间，必须提醒阿姨及时补充饮料和水，这个工作应该

由前台来监督阿姨完成

4.快递、邮件、包裹收发

检查员工是否填写好快递单（包括需要寄出的邮件和包等），确定发件人

名字、收件人名字、联系电话、地址、邮编是否填写完整

收到快递、邮件和包裹要及时做出相应的登记记录，并尽快通知相关员

工来领取，员工领取的时候需要在邮件登记表签字确认已领取

5.办公室维护

上班后，应该及时把电话系统变成白天设置，下班时候谨记改成晚上设

置

检查会议室的灯光、黑板、笔、和相关仪器是否正常、会议室是否整洁

检查公共区域是否整洁和干净

检查公共区域的灯、冷气、窗户，是否正常运作，如果发现问题应该即

时通知物业以及装修公司来进行维修

6.酒店、会议室预订、发邮件注意事项

收到酒店预订传真、邮件等、一定要仔细检查，客人名字、入住时间、

离开时间是否跟要求一致，在检查无误的情况下才可以发给相关人员

帮员工预订会议室后，检查无误之后必须邮件通知相关员工

发邮件给员工之前，务必要检查收件人、内容是否描述清楚、表达清晰，避免产生误会，如果可以电话通知就应该尽量电话通知

发给全体员工的邮件，必须行政经理审批后才可以发出