新时期企业行政办公智慧管理的模式研究

新时期企业行政办公智慧管理的模式研究

发表时间：2019-05-27T17:14:19.613Z 来源：《中国经济社会论坛》学术版2018年第10期作者：胡蝶

[导读] 本文就此展开了分析，探索了智慧办公以及行政管理，并研究了智慧办公的实现问题，仅供参考。

胡蝶

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摘要：智慧管理是当前的热点，在企业行政办公当中，传统的OA已经出现了瓶颈，为此现在走上了智慧办公的路子，并且在不遗余力地打造智慧办公，本文就此展开了分析，探索了智慧办公以及行政管理，并研究了智慧办公的实现问题，仅供参考。

关键词：行政办公；智慧办公；实现

随着科学技术的发展，尤其是云物大智移五大技术的发展，在可以预见的未来，行政办公智慧化即将到来。在之前几年，实际智慧办公还是比较新鲜的概念，但是随着IOT（物联网M2M的演进）的发展，智慧办公已经变得不新鲜了，但其应用还相对比较缓慢。而在智慧办公的影响下，企业的行政管理必定需要进行转型升级，提高工作的效率。

一、关于智慧办公与行政管理

（一）背景分析

随着云物大智移五大技术的进步，工作效率的提升是非常显著的，现如今物联网、大数据乃至人工智能等技术势必会越来越多地运用到工作中。同时现代社会职场人尤其是中高产阶级的职业群体的职业观念已经发生了巨大转变，这一类职场人更愿意追求工作和生活之间的平衡，在工作当中希望能够享受到如同在家的舒适和便利。同时因为技术的进步，程序化的工作必定会被机器所取代，而创造性的工作会越来越多，人的作用主要就体现在创造性上，这是机器所不能取代的，而这在行政办公当中则体现为绿色、舒适的个性化器具，精致的艺术品等，并突出以人为本的办公环境。

自智能家居的概念被提出以来，办公自动化（OA）就开始在探索走智慧化的路子，但是一直以来都是将智能家居的概念粗暴地移植到办公场景当中，实际并未从行政办公的角度来合理科学地应用智能家居，构建个性化、舒适的办公场景。换而言之就是很多突出表现智能办公的企业，实际上对智能办公的理解是存在误区的，即仅仅停留在办公室拥有智能硬件上。例如说饮水机反复烧开水，不健康而且能耗高，于是就把饮水机换成智能饮水机。下班忘记了关办公室的电力开关，那就安装一个智能控制开关，会议室的管理很糟糕，那就装一个会议预定系统。实际这些都是智慧办公的基础硬件，并不是智慧办公，从行政管理的角度来说，应围绕行政管理来构建智慧办公的生态，注意智慧办公实际是一种生态，而不是简单的智能硬件的堆积。

（二）行政管理

1.传统行政管理的工作内容简析

行政管理的内容是非常多的，包括但不限于办公空间的建立与维护、办公用品的采购管理、企业资产（办公用品方面）管理，IT运维，工商证照、项目管理（项目立项、申报等）、员工活动与关怀、供应商管理、行政费用管理、团队建设、制度制定等等。

例如，办公空间的建立与维护实际上就是帮助企业选择一个办公场地，随着现在的共享办公空间的推出和应用，企业可以在这个阶段租赁共享办公空间，直接拎包进入。但是随着企业规模的扩大，人员越多，办公空间的建设问题越复杂，这里边突出空间规划。而办公空间的维护则包括办公空间的环境卫生、用电情况（照明、空调等）、绿化、艺术品添置摆放、一些必需品的更换维护等等。

采购管理方面，主要就是行政采购，如办公电脑、打印机、笔、纸张等办公用品的采购。而采购进来是要用的，那么就需要进行行政资源的管理，一般就是一些办公日用品的领用。

IT运维则是针对企业的电脑、网络等IT相关设备系统的维护管理，这其中与采购和资产管理方面有重合的地方。

综合来看，行政管理的日常工作虽然比较轻松，但是工作内容多，而且繁杂，行政办公人员会将大量的时间花费在一些小事情上，这与事业单位的政工队伍的工作有异曲同工之妙。

2.智慧化背景下的行政管理需要思考的问题

事实上行政管理在企业当中扮演的角色是企业的大管家，在智慧化背景下，要思考一些突出的问题。

比如，企业内部不同的知识、数据、信息都由各部门把持，如何来实现快速的信息获取，外部资讯在当前时代背景下，信息资讯爆炸，企业的战略发展需要用到哪些信息，市场上哪些信息对企业是有利的，哪些又存在负面影响。在行政管理当中一些高频问题，比如一线员工的重复咨询，如何更有效率地去解决，行政办公人员能不能从这些繁琐的工作当中解脱出来，聚焦核心问题，实施更高效率的行政管理。

二、智慧办公背景下的行政管理模式研究

（一）当前智慧办公的本质与意义

OA，即办公自动化是通过数字化办公，优化管理组织结构，增加协同办公能力，提高机构决策效能的一种有效方式，现在一个企业没有OA，竞争力是非常低的，任何一个达到一定规模的企业都会建立OA系统。智慧办公实际上就是建立在OA平台上的，将企业内所有的办公设备和人联动，基于数据的形式来实现协同，解决了信息孤岛问题，实现人、设备、事之间的相互连接，将OA变成智慧中枢，帮助行政连接办公室的任何设备，连接企业内部的任何一个员工，连接企业的业务等等，实现相互协调、联动，有助于提高工作效率。比如将办公室内的计算机、打印机、复印机、电灯、空调、冰箱等等进行连接，统一管理，可生成纸张打印数量、电力消耗、故障报修等数据，通过大数据分析，实现更高效率的行政管理。

从上述角度来讲，现在的智慧办公本质在于协同，即人与人之间的协同、不同应用系统之间的协同，数据资源协同，终端设备协同，应用场景协同，人与机器的协同等等。而智慧化必定是建立在这种协同之上的，要实现真正的智慧化，还得人工智能技术进一步发展。

（二）当前行政办公智慧化的实现过程

围绕上文的分析，行政办公智慧管理模式首先要打造一个智能平台，构建智能中枢，将单个设备、服务集成到一个线上平台，实现统一的集中控制。基于用户行为大数据、企业信息大数据、应用智能算法，比如智能识别、智能标签、智能分析决策等，同时利用数字化场景，构建数字驱动的智能业务系统，涵盖智能问答、智能办公、智能门户、智能采集、智能会议等等功能。例如平安产险，围绕传统行政