攀枝花学院档案工作史

攀枝花学院档案工作史

第一章：组织机构沿革

第一节：档案机构成立

1993年10月5日，成立攀枝花学院综合档案室，邹吉辉任主任，编制2-3人，正科级，隶属于学校办公室，由校长分管、办公室主任主管。主要职责是：贯彻执行国家关于档案工作的法规政策，规划全校档案工作；制订全校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况；负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料；开展档案利用工作，积极开发档案信息资源；负责对全校档案工作人员的业务培训，开展档案学术研究和交流活动。

第二节：档案工作机构发展变化

一、档案室职责，人员及领导变动等情况。

1988年10月18日，攀枝花大学党委任命彭淑珍同志为攀枝花大学综合档案室。负责管理学校综合档案；1989.6.13，攀枝花大学任命赵洪海同志为办公室副主任兼综合档案室主任；1993.4.27日，攀枝花大学任命邹继辉同志为综合档案室主任；1993年10月5日，攀枝花大学建立综合档案室，隶属于办公室，直属科，负责管理学校十大门类的档案；1995年6月15日，攀枝花大学任命邓仁瑛同志为综合档案室主任；1999年，攀枝花学院综合档案室职责增加人事档案的管理及利；2001年7月15日，杨杰任攀枝花大学档案室副主任；2003年1月3日，杨杰任攀枝花大学档案室副主任（主持工作）。

二、档案室改建档案馆的各种变化情况。

2003年3月20日，攀枝花学院综合档案室改建成档案馆，直属教辅单

位，校长直管，编制暂定4人，统一管理学校所有档案；2004年6月2日，攀枝花学院档案馆改为副处级教辅单位，办公室代管，校长直管，编制定为3人，负责学校综合档案、人事档案、学生档案管理；2004年7月16日，邹吉辉任攀枝花学院档案馆馆长。2006年4月16日，杨杰任攀枝花学院档案馆馆长

第二章：档案库藏与经费。

第一节：档案保管之时的档案库藏介绍。

一、案库藏总量（单位为卷）

二、库藏结构。（百分比）

第二节，档案工作经费

一、每年学校下达给档案工作的专项经费情况

（一）业务维持费：

第三章：档案收集、整理与鉴定

第一节：进馆的常规收集方式及规章制度。

我馆档案进馆主要方式有：定期归档、不定期的归档，全宗合并。定期归档指每年各职能单位对上一工作年形成的材料进行的收集，整理、归当，是我馆丰富馆藏的主要方式。不定期归档指通过设备购置开箱验收归档，项目建设完成，会议出差资料检查与收集归档等方式。

第二节：档案整理所采取方式和流程。

一、整理方式：我校档案整理在不同阶段其整理方式不同。第一阶

段：从1986-1992年，指导行政机关：市档案局；整理方式，采用“类别+年度+保管期限+组织机构”的方式进行分类；装订方式采用整卷装订，管理基本单位是“卷”。第二阶段：从1992-1997年，指导机关：四川省高校档案工作协会，整理依据是《国家高校档案工作规范》，采用时间+问题分类法，装订方式，整卷进行装订，管理基本单位是卷。第三阶段：从1997-2005年：装订方式改革为以件进行装订，件、卷管理单位并存，以卷为主。

二、流程：（1）分类：采用时间+类别+保管期限+部门（机构）+问

题。（2）组卷：按部门和问题进行组卷。（3）卷内文件排列：一般按文件的重要程度和时间的先后顺序进行排列。（4）编号：编页号：用三位数号码机把号码盖在文件材料（单位书写）的右下角空白处，双面书写的材料，背面页码盖在左下角空白处，正面页码盖在右下角空白处。（5）遍制卷内目录。卷内目录的样式如下：

卷内目录

第三节：档案鉴定

档案鉴定所采取的方式。档案鉴定分档案材料收集范围鉴定、档案材料

齐全完整程度鉴定、档案价值鉴定，档案保管期限鉴定，档案到期销毁鉴定。其中，档案材料收集范围鉴定根据各单位的各类职责来鉴定，只要是能反映本单位历史发展全貌的材料都是档案的收集范围；档案材料齐全完整鉴定主要根据文件本身结构、单位职责、地位及行文关系来鉴定材料的齐全完整程度；档案价值鉴定根据档案材料的所反映内容的重要程度及反映事件的完整性来鉴定。档案保管期限主要根据档案材料的价值来确定期保管期限；档案到期销毁鉴定主要依据档案保管期限来鉴定。

第四章：档案保管与目录组织

第一节：档案保管的条件及常规规章制度。

一、档案保管条件：

1986-2002年，档案库房设置于原教育学院图书馆一楼（北苑图书馆），库房面积75平方米，有窗帘防光，一般玻璃铁窗防盗，档案装具为铁皮柜与木质档案柜；2002-2005年，档案库房搬迁至原图书馆书库二楼和三楼，库房面积240平方米，四周安置排气扇，调节温湿度，档案装具以铁皮档案柜为主。

第二节：档案检索目录的形式

档案检索目录的形式有：卷内目录、全引目录、专题目录、案卷目录，机读目录等。

第五章：档案编研与开发利用

第一节：我校目前从事档案编研工作的主要类型

档案编研的主要类型：各类档案检索目录、专题概要、大事记、基础数据汇编、组织机构沿革、全宗介绍，各部门文件汇编。

第二节：我校目前档案利用的主要形式。

档案利用的主要形式有：档案借、查阅、档案复印、制发档案证明、档

案信息发布、档案咨询、教学参观。

第六章：档案管理自动化

第一节：档案自动化管理的发展历程。

一、1997年，从电子科技大学购置单机版的档案管理软件，并且遂渐录入档案条目数据。

二、2003年，从四川省电子机械高等专科学校购置了一大《高校档案管系统软件》网络（）版，并且把原有单机版数据转化成网络版数据。

三、2005年，建立了攀枝花大学全宗所有机读目录数据库。

第二节：档案自动化管理设施及设备。

档案自动化管理配备了计算机4台、打印机2台，复印机1台、空调2台、服务器（电脑）一台、交换机一台、扫描仪一台，网络接口16个，电动缝纫机一辆。

第七章;学术研究与对外交流

第一节：档案科研

我校档案工作科研与学术论文发表统计情况。（具体如下：）

第二节：档案交流

一、我校加入四川省高校档案工作协会，并且于1999年成为四川省高校档案工作协会理事单位，每年参加高校档案工作协会组织的学术交流会。