工程档案与组卷

工程档案与组卷-什么是基本建设项目档案？

工程档案与组卷

115、什么是基本建设项目档案?

答：在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产(使用)的全过程中形成的、应当归档保存的文件。包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产(使用)等工作活动中形成文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

116、建设项目档案管理原则是什么?

答：按照统一领导，统一管理的原则，管理好基本建设项目的档案，确保档案的完整、准确、安全和利用。

117、工程档案与工程建设同步管理的具体要求有哪些?

答：(1)工程一立项就要提出档案管理和归档要求，并列入有关人员的岗位职责;

(2)各参建单位必须明确分管档案工作的领导;

(3)建立与工程相适应的档案机构、档案人员;

(4)制定档案管理制度、做到统一领导;

(5)施工过程中，要保证档案安全保管的设施、设备达到六防(防火、防光、防高温及高湿、防尘、防有害气体等)条件;

(6)档案部门(人员)要加强提供利用档案的手段、便于利用。

118、工程资料收集工作的原则是什么?

答：凡办理完毕并能反映与生产、建设、科研、技术、经营管理等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料(纸质及其他载体的)，均需进行收集。而事务性、临时性等无查考利用价值的则不需进行收集。

119、工程资料的归档范围是什么?

答：为了避免将具有保存价值的文件材料漏掉散失，同时防止“有文必档”等现象，需在遵循界定科技文件材料收集范围原则的基础上，根据国家及电力行业有关规定和结合电力专业特点(《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》)及《电力企业档案分类表(6-9大类)》)，首先做好对已形成、积累的科技文件材料的鉴别和筛选工作，确定归档范围和划分其保管期限，以保证收集归档的文件材料的齐全、完整和保存年限的准确性。

以建设项目全过程形成的科技文件材料为例，按工程阶段进行划分，归档范围主要包括(纸质及其他载体的)：工程前期项目管理文件、设计基础文件、设计文件、施工技术文件、监理文件、设备文件、科研项目文件、涉外文件、生产技术准备和试生产文件、财务、竣工验收文件等。

120、什么是工程档案的整理工作?

答：整理工作是按照遵循科技文件材料的形成规律、保持卷内文件的相互联系和便于保管、利用的原则，对档案实体进行分类、组卷、排列、编号和基本编目使之有序化的过程。

121、如何进行工程档案的移交?

答：档案经审查验收合格后，按归档要求，向档案部门移交。档案移交需做以下工作：编制档案移交清册(亦可用案卷目录作为移交目录或重新编制移交清册)一式两份。一份由立卷单位留存，一份随档案移交给档案部门留存。

交接手续完备，立卷单位与接收档案部门于清册上签字、盖章。最后完成档案交接工作。

122、工程档案整理工作由谁承担?“整理”包括哪些工作环节?

答：归档文件整理工作由文件形成单位承担。

归档文件整理工作环节包括分类、组卷、排列、编号和基本编目。

123、建设项目文件归档审查由哪“三方”审查?

答：“三方”指竣工文件的编制单位、监理单位、建设单位。

124、建设项目文件归档审查哪些内容?

答：(1)归档文件的齐全、完整、准确情况(含竣工图的编制情况);

(2)归档案卷质量情况(文件材料字迹及载体和整理质量)。

125、工程竣工档案编制的质量要求是什么?

答：工程竣工档案必须真实地反映工程竣工后的实际情况，具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统，各种程序责任者的签章手续必须齐全。

工程竣工档案必须使用原件;如有特殊原因不能使用原件的，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件存放处。

工程资料的签字必须使用档案规定用笔。工程资料应采用打印的形式并手工签字。

工程档案的编制和填写必须适应档案缩微管理和计算机输入的要求，凡采用施工蓝图改绘竣工图的，必须使用新蓝图并反差明显，修改后的竣工图必须图面整洁，文字材料字迹工整、清楚。

工程档案的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

工程竣工档案的照片(含底片)及声像档案，要求图象清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

126、工程资料的载体形式有哪些?

答：工程档案可采用以下三种载体形式：纸式载体、缩微品载体和光盘载体。

(1)纸式载体和光盘载体的工程资料应在过程中形成，并进行收集和整理，包括工程音像资料;

(2)缩微品载体的工程档案;

(3)光盘载体的电子工程档案。

①纸质载体的工程档案经有关部门验收合格后，进行电子工程档案的核查，核查无误后，进行电子工程档案的光盘刻制。

②电子工程档案的封套、格式必须按有关要求进行标注。

127、工程资料组卷的质量要求是什么?

答：(1)组卷前要详细检查基建资料、监理资料、施工资料和设计资料，按要求收集齐全、完整。

(2)编制的竣工图图面整洁、线条字迹清楚，修改符合技术要求，图纸反差良好，能满足缩微和计算机扫描的要求。

(3)达不到质量要求的文字材料和图纸一律重做。

128、工程资料组卷的基本原则是什么?

答：(1)建设项目按单位工程组卷;

(2)工程资料应按基建文件、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷，施工资料、竣工图还应按专业分别组卷，以便于保管和利用;

(3)工程资料应根据工程资料的分类进行组卷;

(4)卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而成，一般顺序为：封面、目录、文件部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐;

(5)卷内资料若有多种资料时，同类资料按日期顺序排列，不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列。

129、工程资料案卷页号应怎样编写?

答：(1)编写页号以独立卷为单位。在案卷内文件材料排列顺序确定后，均以有书写内容的页面编写页号;

(2)每卷从1(阿拉伯数字)开始用打号机或钢笔依次逐张标注页号，采用黑色、蓝色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号;

(3)工程资料页号编写位置：单面书写的文字材料页号编在右下角，双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角;