文控中心培训课件
合集下载
文件管理控制培训PPT
分管领导 管理类文件可由分管领导批准/总经理批准；体系类文件及
/
总经理
技术类文件由总经理批准；
DCC
管理类、体系类文到企业办备案；技术类文件到知识产权
/
部备案；受控文件需盖受控印章后下发；
编制部门
文件备案后，编制部门将批准后文件下发到相关联部门； 《文件分发回收记录》 有作废文件的，同时收回作废文件；
PPT文档演模板
文件管理控制培训PPT
PPT文档演模板
文件发行、修订、作废、遗失处理流程
流程图
职责权限
相关说明
工作表单
各部门
各职责部门编制文件
文件编制表格
DCC
管理类文件向企业办索取编码，技术类文件向知识产权部
/
索取编码
分管领导 管理类文件提交分管领导审核，体系类文件提交管代审核，
/
技术类文件提交技术部/知识产权部审核
/
知识产权 部
企管部
知识产权 部
企管部
企管部 编制部门
企管部 编制部门
PPT文档演模板
文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第一、二级文件编码规则
NO. 文件类型
公司代码 文件类型
顺序号
例如/参考
1
方针、目标、 手册文件
TP
2 程序文件
TP
MA
001-999
TP-MA-001 质量手册
TP-PR-001
PR
001-999
TP-EP-014 文件控制程序
化学品管理程序
PPT文档演模板
文件管理控制培训PPT
文件编号原则
第三级文件编码规则（公司级）
NO. 文件类型
DCC文控培训(每页都是动态PPT哦)课件
改方法：将光标放在相应页最头端点击插入“分隔符”点击弹出对 话框中的“下一页”再点确认点击视图“页眉和页脚”->点击对话
版次编号由0~9表示,新制订/试行文件之编号以0表示,当某页内容 框中的“链接到前一个” 再把光标放在修改页的下一页最头端后 有更改时,该文件版次变更由 0升为1,文件有一半页数被更改时,需提 版次 升版本号， 重复上述步骤 -> 修订相应页面版次修改OK 如A→B 。
表单编号为宋体小四号 字体 置于表单左下角 当表单内容有变更时， 需升级版本号，如A→B
13
记录管制要求
销毁
借阅
统一每月 8号开放资料室存储资料 填写需及时、 真实、字迹清晰 记录按性质、类别、月份进行分类、 各表单原件由制定单位经部门经理 各部门的记录如到保存年限，或因其它 如因客户原因需借阅存储于资料室 存储前必须使用货仓部提供的统一纸 因笔误或计算错误要修改原数据， 储存 审核后，纸档与电子档同时送至DC 特殊情况需要销毁时，经部门经理审核后， 的资料，需到 DCC填写《资料借阅 箱，并在纸箱的左上角粘贴填写完整 需用斜杠划去，在上方修正后签名作证 用统一文件夹进行存放，以便查阅 C受控 由授权人执行销毁处理 记录表》，经 DCC确认后方可借阅 的《文件资料存档卡》 日期签注统一采用 保存期限按照根据产品特点、法规 表单试行一个月后，确认无变动后， 保存期依产品特点、法规要求决定 “日期 /月份.年份后两位数” 要求决定存放 可申请批量印刷
• 程序（作业）内容 • 参考文件
• 定义
• 权责
• 使用表单
5.1流程图
9
流程图编写要求
各项节点有选择或 决策结果，请用 （是、否）或「OK、 NG」文字来描述， 同一流程图要么全 用（是、否）；要 么全用「OK、NG」， 不可（是、否）与 「OK、NG」混合使 用
2024年文控培训教程
标签和标识牌使用规范
标签内容准确
标签应准确反映文件的内容和属 性，包括文件名称、版本、日期 等。
标识牌清晰
标识牌应清晰明了，包括文件类 型、存放位置等信息。
01 02 03 04
标签位置明显
标签应贴在文件的明显位置，方 便查找和识别。
规范使用
遵守公司内部关于标签和标识牌 的使用规范，保持统一和整洁。
常见问题解答及故障处理建议
如何设置用户权限？ 如何查看操作日志？ 故障处理建议
常见问题解答及故障处理建议
01
无法登录系统
检查网络连接、用户名和密码是否 正确。
上传下载失败
检查网络连接、服务器状态及磁盘 空间。
03
02
文档无法预览
确认文档格式是否支持、浏览器插 件是否安装。
数据异常或丢失
立即停止操作，联系管理员进行数 据恢复。
文档存储与检索
支持多种格式文档的上传、下载 、预览和版本控制。
权限管理
提供精细化的用户角色和权限设 置，确保文档安全。
系统功能介绍和操作界面说明
工作流程管理
实现文档的审批、流转、归档等业务 流程。
日志审计
记录用户操作日志，便于追溯和审计 。
系统功能介绍和操作界面说明
登录界面
输入用户名和密码进行身份验证。
03
文件收发与登记流程
Chapter
收文处理流程
接收文件
文控人员接收到外部或 内部文件后，需进行初 步检查，确认文件完整
无损。
登记文件
在收文登记簿上详细记 录文件的来源、标题、 文号、收文日期等信息
。
审核文件
对文件进行审阅，判断 其重要性和紧急性，以
文件记录控制培训(PPT28张)
3
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
18
案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
6
文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
4.2.1 文件总要求（一）
质量方针/质量目标 质量手册 标准要求的文件（6项） 组织运作和监控要求的文件（二/三阶） 标准要求的记录（19项）
4
4.2.1 文件结构
方针 目标 品质手册
Quality Manual
宗旨，方向与目标 描述QMS结构---纲要 阐述部门间运作程序 阐述某项具体操作 QMS运作----证 据
18
案例
文件管理控制程序
1 目的
为确保文件与资料处于受控状态，特制定本程序。
2 范围
2.1 本程序规定了质量体系文件、技术文件的编制、审核、批准、标识、 发放、更改、作废以及外来技术的管理。 2.2 本程序适用于本公司质量体系文件、技术文件和外来技术文件的管 理。
3 术语 4 职责
本程序引用ISO/TS16949:2002标准中的有关定义。
C 识别文件版本 D 现场文件适用 E 文件清晰易辨 F 控制外来文件 G 控制作废文件
按4.2.4“质量记录控制”的要求进行控制
文控六字真言：编，审，批，发，修，废。
6
文件的分类
外部文件
QMS 文 件
非受控
2006/01/28
客户资料
国家标准
受控
2006/01/28
国际标准 行业标准
文件
文件
内部文件
2
4.1 总要求
建立、实施、保持和持续改进“文件化”的质 量管理体系 总体思路：
A B C D E F 识别过程及应用 确定过程 确定准则和方法 获得资源与信息 监视，测量与分析过程 采取措施，以实现并改进过程
按本标准 管理过程
外包过程：识别，控制
注：过程包括与管理活动、资源提供、产品实现及测量有关的过程
DCC文控培训R课件
原材料规格 (MS)
程序文件
内外部文件区分
内部文件(PSE) 集团文件、材料规格等 客户文件、图纸、规格，如PEH 、STS、
PSPI等 参考资料：国际标准、技术规范等
文控工作流程
一. 新内部文件
新文件
完成
文件号
申请
DC
跟进
分发并 回收作废文件 相关部门
文控工作流程
部门指定的文件管理员应及时通知本部 门人员文件变更、发行情况，提醒相关 人员阅读文件。
记录的归档、索引、保存
记录的归档、索引、保存
记录：指目标性的证据、文件或资料。 重要性：这些记录可为质量/环境体系的有效运作，
已经检查、测试、满足规格要求，提供证据。 归档保存依据 《 记录控制程序》（C-QSP-006）
确保所有作废文件及时撤走，防止误用。
PSE文件结构
内部文件
管理手册 (C-QSM-001) (C-QSM-002)
程序文件 (General Specification)
作业指导书 受控表单
辅料规格 (IMS)
PSE受控文件
外部文件 (PEH, PEM, STS, PBE HK)
参考资料
图纸 (DRAWING)
记录应当做到字迹清晰，标识明确。 记录保存应当便于存取、查阅，具有可追溯
性，避免记录损坏、变质、遗失。
内部文件更改
当文件新订或需修订时，需将打印的 “文件更改通知”（DCN）提交DCC安 排评审
怎样制作DCN（DOCUMENT CHANGE
NOTICE）详细阅读C-QSP-004A《文件 更改控制程序》
文控基本知识
文件内部分发代码 例如：
SI-01；SII-01；SS-01 - 第一个代码“S”代表深圳柏狮
文控员文管员实战培训教材课件
Q u a lity S a tis fy
4. ISO9000的基本精神
寫我們所做的； 做我們所寫的； 證明給我看的
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
Q u a lity S a tis fy
5、2000版ISO9000族标准的实施理念
该说的要说到
说到的一定要做到
确定方针和目标 明确过程和活动要点 形成需要的文件
顾客/相关方的要求 法律法规规定 质量管理体系标准要求 组织的其他要求
实现方针和目标 实施文件的规定 保持需要的记录
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
包括三个基本文件 规定产品和服务方面的质量管理体系要求 被国际(150多个国家)广泛采用的质量管理体 系 中国版：GB/T19001-2000
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
Q u a lity S a tis fy
• ISO9000:2000质量体系-基本原则和术语； • ISO9001:2000质量管理体系-要求； • ISO9004:2000质量管理体系-改进指南； • ISO19011:2000质量和环境审核指南。
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
➢ ISO9001规定了质量管理体系要求.(通用,适用於所 有行业或经济领域,不论提供何种类别的产品;
4. ISO9000的基本精神
寫我們所做的； 做我們所寫的； 證明給我看的
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
Q u a lity S a tis fy
5、2000版ISO9000族标准的实施理念
该说的要说到
说到的一定要做到
确定方针和目标 明确过程和活动要点 形成需要的文件
顾客/相关方的要求 法律法规规定 质量管理体系标准要求 组织的其他要求
实现方针和目标 实施文件的规定 保持需要的记录
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
包括三个基本文件 规定产品和服务方面的质量管理体系要求 被国际(150多个国家)广泛采用的质量管理体 系 中国版：GB/T19001-2000
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
Q u a lity S a tis fy
• ISO9000:2000质量体系-基本原则和术语； • ISO9001:2000质量管理体系-要求； • ISO9004:2000质量管理体系-改进指南； • ISO19011:2000质量和环境审核指南。
一是作为领导干部一定要树立正确的 权力观 和科学 的发展 观，权 力必须 为职工 群众谋 利益， 绝不能 为个人 或少数 人谋取 私利
➢ ISO9001规定了质量管理体系要求.(通用,适用於所 有行业或经济领域,不论提供何种类别的产品;
2024版文控员培训教材
文控员需要对收集到的文件进行初步审核， 符合要求的文件提交给相关领导或负责人进 行批准。
文件发布与归档
文件更新与作废
经过批准的文件由文控员进行发布，并将原 件或电子版进行归档保存。
对于需要更新的文件，文控员需要组织相关 部门或团队成员进行修改、审核和批准，同 时对作废文件进行标识和处理。
文控工作重要性
促进知识管理
通过对文档的整理、归档和保存， 文控工作有助于企业实现知识积
累和传承，提升组织智慧。
02 文件与资料管理 基础
文件分类与编号规则
01
02
03
文件分类
根据文件性质、内容、用 途等将文件分为不同类型， 如行政文件、技术文件、 质量文件等。
编号规则
制定统一的文件编号规则， 确保每个文件都有唯一的 编号，便于检索和管理。
保障企业运营顺畅
文控工作能够确保企业各类文档 的准确性和完整性，为企业决策 提供有力支持，保障企业运营顺
畅。
提高工作效率
通过文控工作，可以优化文件处 理流程，减少重复劳动和时间浪 费，提高工作效率。
防范风险
文控工作能够及时发现和纠正文 件中的错误和漏洞，防范因文件 问题而引发的法律风险、质量风 险等。
Documentum等，并简要介绍各自的特点和适用场景。
功能演示
03
通过实际操作或视频教程等方式，展示文档控制系统的基本功
能和操作界面，如文档上传、下载、编辑、搜索等。
文档创建、编辑和审核流程
文档创建
介绍在文档控制系统中创建新文 档的方法，包括填写文档信息、
选择模板、设定权限等步骤。
文档编辑
讲解如何对已有文档进行编辑和修 改，包括文本输入、格式调整、插 入图片和表格等操作技巧。
文件控制培训ppt课件
Keep Customer Max Takings
2
文件控制指引
什么是文件
一个完整的文件应该包括公司名称、文件名 称、文件编号、版本号/修订状态、正文、页码/ 页数、编制、审核、批准、日期等内容
Keep Customer Max Takings
3
文件控制指引
制定文件控制程序的目的
规定体系文件及相关文件控制的程序（包括外来 文件和法律法规），以确保这些文件在生产及服 务中的有效性和正确性。
18
文件控制指引
文件的审核和批准
Keep Customer Max Takings
19
文件控制指引
文件的批准及审核
为了预防文件不适宜使用,文件评审时,编制单位 人员组织关联部门以及审核、批准人进行评审会签 ，并对结果负全责，以确保文件是充分与适宜的 。
Keep Customer Max Takings
Keep Customer Max Takings
28
文件控制指引
电子文档的管理
电子文档文件名由“文件名称+文件编号+版次”组成。 如有一个文件：编号“文件与记录控制程序_G-PH-A01(L)”， 名称“文件控制程序”。
Keep Customer Max Takings
29
文件控制指引
电子文档的管理
Keep Customer Max Takings
6
文件控制指引
文件的分类及定义
程序(二级文件): 规定各职能单位为实施质量/环 境管理体系要素需采取的活动的文件
Keep Customer Max Takings
7
文件控制指引
文件的分类及定义
图纸、工作文件（三级文件）：程序文件支 持性文件，详细描述用于指导作业的要求及步骤 的文件
DCC文控培训R(PPT30页)
二. 修订内部文件
修订文件 完成
DCC
起草人
OK
评审
NO 评审部门
分发并 回收作废文件
相关部门
文控工作流程
三. 外部文件
外部文件
DCC
分发并回收 作废文件
相关部门
OK 评审 修订
评审部门 NO
起草人
文件编码系统
一. 功能区分代码
-- S 代表冲压 -- P 代表电镀 -- C 代表支持中心
文件编码系统
文件编码系统
五. 表格编码系统
由部门代码和文件级别代码组成表单代码 例如: C-QSF-001 Rev.1 2001/01/01
表格号码在表格的右下角清晰的标注； C 功能区分代码，代表支持中心 。QS 部门代码 F 文件级别代码，表示四级文件表001（NNN）代表表单系列号，从
001到999 表格修订以Rev.表示，1，2，3….系列流水号 2001/01/01表示生效日期，2001年1月1日
文件编码系统
四. 文件代码：
由功能区代码、编制部门代码和文件级别代码 组成文件代码
文件编码系统
例如: C-QSP-001 版本 01 修订 0
C
功能区代码，代表支持中心
QS 部门代码
P
文件级别代码，指二级程序文件
001(“ NNN”) 代表文件系列号码, 从001到999.
版本号是从01到99的系列号码.
程序文件
原材料规格 (MS)
内外部文件区分
内部文件(PSE) 集团文件、材料规格等 客户文件、图纸、规格，如PEH 、STS、
PSPI等 参考资料：国际标准、技术规范等
文控工作流程
一. 新内部文件
《文控知识培训》课件
通过实例演示，展示如何使用指定的文 控工具进行文档管理操作。
解答常见问题
解答参与者的疑问和困惑，确保大家对 文档管理流程和操作有清晰的认识。
总结与展望
复习课程要点
回顾本课程的关键内容和要点， 巩固学习成果。
对于文控知识的进一步学习 答疑解惑
鼓励学员继续深入学习，提供相 关书籍和学习资源。
提供额外的时间回答学员的问题， 解决疑惑。
《文控知识培训》PPT课 件
在本课程中，我们将深入探讨文档控制的核心知识和技巧，以便更好地管理 和组织企业的文档。
课程介绍
课程目标
了解文控的重要性，掌握文 档管理的基本原则和流程， 提升工作效率。
课程内容
学习文控的概念和作用，掌 握文档管理流程和版本控制 方法，了解常用的文控工具。
学习方式
通过案例分析、演示示范和 讨论互动，提升学员的实际 操作能力。
文档管理软件的功能
探索文档管理软件的功能和特 性，以及如何利用这些功能提 高文档管理效率。
如何选择合适的文的文控工具。
实例演示
1
演示常见文控操作
2
演示如何创建、审批、发布和归档文档，
以及如何进行版本控制。
3
使用指定文控工具进行文档管理
知识培训
1 文控的概念和作用
了解文控的定义，理解文 控在组织中的重要性和作 用。
2 文档管理流程
学习文档的创建、审批、 发布和归档等流程，确保 文档的安全和完整性。
3 文档版本控制
掌握文档版本管理的基本 原则和方法，避免版本混 乱和冲突。
文档管理工具
常用的文控工具介绍
介绍市面上常见的文控工具， 比较其特点和优缺点，帮助选 择合适的工具。
解答常见问题
解答参与者的疑问和困惑，确保大家对 文档管理流程和操作有清晰的认识。
总结与展望
复习课程要点
回顾本课程的关键内容和要点， 巩固学习成果。
对于文控知识的进一步学习 答疑解惑
鼓励学员继续深入学习，提供相 关书籍和学习资源。
提供额外的时间回答学员的问题， 解决疑惑。
《文控知识培训》PPT课 件
在本课程中，我们将深入探讨文档控制的核心知识和技巧，以便更好地管理 和组织企业的文档。
课程介绍
课程目标
了解文控的重要性，掌握文 档管理的基本原则和流程， 提升工作效率。
课程内容
学习文控的概念和作用，掌 握文档管理流程和版本控制 方法，了解常用的文控工具。
学习方式
通过案例分析、演示示范和 讨论互动，提升学员的实际 操作能力。
文档管理软件的功能
探索文档管理软件的功能和特 性，以及如何利用这些功能提 高文档管理效率。
如何选择合适的文的文控工具。
实例演示
1
演示常见文控操作
2
演示如何创建、审批、发布和归档文档，
以及如何进行版本控制。
3
使用指定文控工具进行文档管理
知识培训
1 文控的概念和作用
了解文控的定义，理解文 控在组织中的重要性和作 用。
2 文档管理流程
学习文档的创建、审批、 发布和归档等流程，确保 文档的安全和完整性。
3 文档版本控制
掌握文档版本管理的基本 原则和方法，避免版本混 乱和冲突。
文档管理工具
常用的文控工具介绍
介绍市面上常见的文控工具， 比较其特点和优缺点，帮助选 择合适的工具。
文控中心培训课件
机遇
数字化、智能化技术的发展为文控中心带来了前所未有的机遇。通过引入先进的数字化工具和系统，文控中心可 以实现更高效、更准确的文件管理和流程优化，提高工作效率和质量。此外，跨部门协作和资源整合也为文控中 心提供了更多的发展机会和空间。
持续改进方向与目标设定
持续改进方向
文控中心应持续关注行业发展趋势和新 兴技术应用，不断完善自身的管理体系 和工作流程。同时，还应加强与其他部 门的沟通和协作，提高整体工作效能。 在未来的发展中，文控中心应注重培养 员工的创新意识和学习能力，以适应不 断变化的市场需求和技术发展。
文档管理员
负责文档的创建、审核、发布 、更新和废止等具体操作，确 保文档的准确性和一致性。
档案管理员
负责文档的归档、存储和借阅 等管理工作，确保文档的完整
性和保密性。
培训宣传员
负责开展文档管理培训和宣传 ，提高全员文档管理意识。
CHAPTER 02
文件管理与控制
文件分类与标识
01
02
03
文件分类
通过规范的文档管理流程，减少员工 在查找和使用文档过程中的时间和精 力浪费。
促进企业合规经营
确保企业遵守相关法律法规和行业标 准，避免因文档管理不当而引发的法 律风险。
提升企业形象
规范的文档管理有助于展示企业的专 业性和严谨性，提升企业形象和品牌 价值。
文控中心的组织结构
01
02
03
04
主任
负责文控中心的全面管理工作 ，制定文档管理政策和标准， 监督各项工作的执行情况。
。
诊断报告
根据分析结果，形成流程诊断报 告，明确流程优化的方向和目标
。
流程设计与优化
设计原则
数字化、智能化技术的发展为文控中心带来了前所未有的机遇。通过引入先进的数字化工具和系统，文控中心可 以实现更高效、更准确的文件管理和流程优化，提高工作效率和质量。此外，跨部门协作和资源整合也为文控中 心提供了更多的发展机会和空间。
持续改进方向与目标设定
持续改进方向
文控中心应持续关注行业发展趋势和新 兴技术应用，不断完善自身的管理体系 和工作流程。同时，还应加强与其他部 门的沟通和协作，提高整体工作效能。 在未来的发展中，文控中心应注重培养 员工的创新意识和学习能力，以适应不 断变化的市场需求和技术发展。
文档管理员
负责文档的创建、审核、发布 、更新和废止等具体操作，确 保文档的准确性和一致性。
档案管理员
负责文档的归档、存储和借阅 等管理工作，确保文档的完整
性和保密性。
培训宣传员
负责开展文档管理培训和宣传 ，提高全员文档管理意识。
CHAPTER 02
文件管理与控制
文件分类与标识
01
02
03
文件分类
通过规范的文档管理流程，减少员工 在查找和使用文档过程中的时间和精 力浪费。
促进企业合规经营
确保企业遵守相关法律法规和行业标 准，避免因文档管理不当而引发的法 律风险。
提升企业形象
规范的文档管理有助于展示企业的专 业性和严谨性，提升企业形象和品牌 价值。
文控中心的组织结构
01
02
03
04
主任
负责文控中心的全面管理工作 ，制定文档管理政策和标准， 监督各项工作的执行情况。
。
诊断报告
根据分析结果，形成流程诊断报 告，明确流程优化的方向和目标
。
流程设计与优化
设计原则
文控知识培训
2024/1/28
23
跨部门协作中信息共享机制建立
2024/1/28
制定信息共享规范和标准
明确各部门间需要共享的信息类型、格式、频率等，确保信息的 准确性和一致性。
搭建信息共享平台
利用企业内部网络或第三方协作工具，搭建一个跨部门的信息共享 平台，方便各部门实时上传、下载和更新信息。
定期召开跨部门会议
9
标签、印章等辅助手段应用
标签的应用
在文件上添加标签，可以 直观地显示文件的重要程 度、紧急程度等信息，方 便快速识别和分类。
2024/1/28
印章的使用
通过加盖印章，可以确认 文件的真实性、合法性和 有效性，保证文件的权威 性和可信度。
其他辅助手段
还可采用颜色标记、条形 码等方式对文件进行标识 和分类，提高文件管理效 率。
规范
制定和执行统一的文档命名、编号、 存储、借阅、归还等规范，提高文档 管理效率和质量。
2024/1/28
5
企业中文控角色定位
角色定位
在企业中，文控人员通常承担文档管理员的角色，负责文档的收集、整理、保 管和提供使用等工作。
职责
文控人员的职责包括建立和维护文档管理体系、确保文档安全、提供文档查询 和使用服务等。同时，他们还需要与其他部门密切合作，确保文档的及时更新 和共享。
关键节点设置
根据业务重要性和风险程度设置 关键节点，如起草、审核、批准
等。
2024/1/28
审批权限分配
按照岗位职责和层级分配审批权限 ，确保审批过程合规、高效。
会签与联签
对于涉及多个部门或高层决策的文 件，实行会签或联签制度，加强协 同与合作。
13
电子化办公环境下流程实施
文控中心培训
• 文件的保存
5.2.1文件使用部门应有专人（如文员）保管文件，文件要求用文件夹 保护，标示好后放置在固定的文件柜并妥善保存、防止遗失和损坏。 5.2.2文件管理应根据本部门的文件特点对其进行定期整理和归档，归 档后的文件应选择合适的方式对其进行分类、标识和保管，以便于查阅。 5.2.3公司各部门应妥善保管受控文件，若受控文件遗失，需要责任人 在受控文件补发申请单中填写遗失原因和预防再发对策，经部门负责人审批 签名后，向文控中心报失并补发文件。若因遗失文件，隐瞒或未及时补发文 件而造成质量事故，文控中心将直接追究部门主管对文件管理的责任。 5.2.4 文件必须保持清晰，不得用笔在文件上乱写乱画，切实保证文件 的权威性和严肃性。 5.2.6 需长期保存的文件：现行质量体系文件，包括质量手册、二级程 序文件 5.2.7 需保存三年的文件：质量体系所有质量记录、外来文件及过期、 作废的程序文件的原件；离职人员的人力资源管理档案等，质量记录由其原 部门保存。
4.0 职责
4.6 ISO三级文控文员职责： 4.6.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.6.2负责所管理部门做成的程序文件（包含外来文件）和 表格、表单的初步审核、向上级文控申请、编号、登 记，并按照表单 配布要求发布给需求部门； 4.6.3确保本部门使用人员了解文件内容，特别是出现文件 变更的情况时； 4.6.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
• 文件的提交发行
5.5.5受控印章的使用 1）体系文件正本应盖上蓝色“原本”印章； 2）一、二阶程序文件副本封页盖红色“受控文件”章； 3）三阶作业指导性文件副本每页盖红色“受控文件”章； 4）在用作参考的非受控副本面页上加盖蓝色“非受控文件”印章； 5）收到外来文件，交部门二级文控中心统一管理，盖红色“外来文件”印章； 6）在外发给供应商或者客户文件副本封页上盖红色“外发文件”印章； 7）文件有修订或者作废时，旧版文件副本上加盖“作废文件”印章；原件上 加盖“作废留存”印章。
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流程监控
建立流程监控机制，对流转过程 中的延误、卡壳等问题进行及时
发现和解决。
紧急情况下文件处理措施
快速响应机制
建立紧急情况下的快速响应机制，对紧急文件进 行优先处理，确保文件的及时传达和落实。
绿色通道
为紧急文件开辟绿色通道，简化审批流程，缩短 处理时间。
跟踪反馈
对紧急文件的处理情况进行跟踪反馈，确保文件 的及时处理和问题的解决。
分类管理原则
根据文档的性质、内容和读者对 象进行分类管理，提高文档利用 效率；
文档管理原则及规范
• 保密管理原则：严格遵守保密规定，确保涉 密文档的安全。
文档管理原则及规范
规范 文档的格式和排版应符合公司统一要求；
文档的命名和编号应遵循公司统一规范；
文档管理原则及规范
01
文档的存储和保管应符合防火、 防盗、防潮等安全要求；
02
文档的借阅和复制应履行登记手 续，确保文档去向可追溯。
02
文件分类与标识方法
Chapter
文件类型划分
根据文件性质划分
根据文件保密等级划分
包括行政文件、技术文件、质量文件 、销售文件等。
包括公开文件、内部文件、机密文件 等。
根据文件载体划分
包括纸质文件、电子文件、音像文件 等。
文件编码规则
销毁的彻底和安全。
05
版本控制与变更管理策略
Chapter
版本控制方法论述
集中式版本控制
所有文件变更集中存储于单一服务器，用户通过客户端进 行操作。此方法有利于统一管理和控制，但依赖于中心服 务器的稳定性和可用性。
分布式版本控制
每个用户都拥有完整的版本库副本，可以独立进行提交和 变更。此方法提高了灵活性和容错性，但增加了同步和冲 突解决的复杂性。
文件控制培训PPT
4) 记录表格(record) 是用于证实产品或服务是如何依照所定要求运作的 文件
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
文件编号原则
文件分类号
序
区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求（包含TS16949中§4要求等）
0
2 管理职责总体要求（包含TS16949中§5要求等）
1
3 资源管理总体要求（包含TS16949中§6要求等）
2
4 设计相关要求（包含TS16949中§7.1；7.2；7.3要求等）
3
5 采购及供应商管理要求（包含TS16949中§7.4要求等）
记录整理、保存、检索：
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表）
受控文件类型
➢ 手册 ➢ 程序文件 ➢ 细节文件 ➢ 操作规程 ➢ 作业指导书 ➢ 企业标准 ➢ 检验标准 ➢ 图纸
➢ 岗位职责要求 ➢ 工程/工艺更改书 ➢ 外部客户文件 ➢ 控制计划
➢ FMEA ➢ 管理制度
文件编制、审批权限
➢ 质量记录：
质量记录是体系文件的组成部分。质量记录是对产品达到所要求的质量和质量体系 有运行的证实。 对需要控制的质量记录，可分为下列两种类型： 1)与质量体系运行有关的记录，包括： “质量体系审核报告；质量成本报告； 设计评 审报告； 设计验证记录； 设计更改记录；工艺更改记录；合同评审记录；质量培训、 考核记录等等。 2)与产品有关的记录，包括： 产品鉴定报告； 产品审核报告： 产品验证报告； 质量检验记录； 产品试验记录； 不合格品处置报告； 产品让步记录，等等。
文件编号原则
文件分类号
序
区分
文件分类 号
1 质量管理体系总体要求（包含TS16949中§4要求等）
0
2 管理职责总体要求（包含TS16949中§5要求等）
1
3 资源管理总体要求（包含TS16949中§6要求等）
2
4 设计相关要求（包含TS16949中§7.1；7.2；7.3要求等）
3
5 采购及供应商管理要求（包含TS16949中§7.4要求等）
记录整理、保存、检索：
记录是一种特殊类型的文件。故记录的整理、保存、 检索可按照文件要求进行分级整理保存，按照《记 录控制程序》中规定的保存年限进行保存。
文件的分类整理原则和方法
➢ 一级分类： 按照各部门所产生的不同性质的文件分部门来分类或 以各部门的字母来代表（公司编号表）
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3.4四阶文件：从三阶文件中引申出来的质量记录和表格表单 等。例如：供应商评估表、QC检查表，采购单、成品入库单。
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4.0 职责: 4.1 总经理负责质量手册、程序文件的最终审批； 4.2 管理者代表职责： 4.2.1负责质量手册、程序文件的作成、修订及发行； 4.2.2负责主导每年一次的管理评审，修订优化质量管理体 系文件； 4.2.3负责主导每年两次的内部审核； 4.2.4负责主导每年外审的接待事务处理工作； 4.2.5不定期的核查各部门ISO文件控制状态；
ISO9000质量管理体系简介
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目录
• ISO9000 简介 • ISO体系管理原则 • ISO体系过程模式图 • ISO体系过程示意图 • PDCA循环（戴明环） • 文件控制程序
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·ISO 的由来
ISO是国际标准化组织International Organization FOR Standardization 的英文 简称。
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4.0 职责
4.5 ISO二级文控文员职责： 4.5.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.5.2负责所管理部门三级文控提交的二阶、三阶文件（包 含外来文件）和表格、表单的初步审核、编号、登记， 并按照表单配布要求发布给三级文控，原件保存归档； 4.5.3 确保本部门人员了解文件内容，特别是出现文件变更 的情况时； 4.5.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
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·PDCA循环（戴明环）
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体系推进计划：
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体系推进计划：
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1.0 控制目的： 确保规范公司文件之制订、批准、发放、归档、更改、回
收、作废处理及日常监督之方法,保持文件的适用性、有效性 和唯一性。
确保策划和运作质量管理体系所必須的外来文件得到识别， 并控制其分发。
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4.0 职责 4.3 各部门负责人： 参与一阶和二阶程序文件的会审，三阶文件相关责任会审，
安排主管以上级干部负责本部门程序文件的作成、确认、审核； 4.4 ISO一级文控中心文员职责： 4.4.1 负责对公司品质体系一阶文件、二阶文件进行初步 确认、审核，并进行编号、登记，发放，存档管理； 4.4.2不定期的核查各部门ISO体系文件控制状态，监督下 级文控中心所提交的二阶文件是否按要求进行了审批，及 文件管控、用章是否正确； 4.4.3负责人力资源部所有体系文件的发行和管控； 4.4.4负责对公司人力资源部收集的法律、法规资料进行登 记保管管理；
管理方法变化：人治→法治 管理习惯变化：粗放→精细
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·知名的ISO体系认证机构
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·ISO9001：2008品质管理八大原则
•以顾客为关注焦点 •领导作用 •全员参与 •过程方法 •系统管理 •持续改进 •依据事实决策 •互利的供应商关系
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·质量管理过程方法模式：四大过程
1、 强化品质管理，提升企业效益。 2、 实现规范化管理，保证运作畅顺、有序。 3、 明确各职位的具体职责、权限及相互关系。 4、 建立自我监督、评价和自我改善的管理机制。 5、 增强客户信心，扩大市场份额。 6、 强化管理，提升效益。
简单概括： 1.人人有职责 2.事事有程序 3.作业有标准 4.体系有监督 5.不良有纠正
司质量管理架构及整体运作。例如：订单（客户合约）评审程 序、文件控制程序、采购控制程序等
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3.3 三阶文件：作业指示类和技术资料 从QP程序文件中引申出来，详细叙述各作业部门之运作
过程及操作规范,实质是QP程序文件的补充内容，三阶文件具 体分类为： A.作业/操作指导书、检查指导书、作业指引等； B.设计开发计划书/规划书、设计开发图面、样品承认书、检 查规格书、BOM表； C.生产指令单、技术连络书、工程管理流程图（QC工程表) D.外来文件，例如：客户提供的与产品相关的技术资料、品质 要求，供应商样品承认书/规格书、各部门收集的行业法律法 规等均为外来文件。
2.0 适用范围： 本程序适用于支撑起整个质量管理体系的所有受控文件。
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3.0 受控文件定义： 3.1一阶文件：质量手册 此为本公司质量体系文件系统之纲领性文件，它概述了本
公司之质量管理体系构成及要素，包括质量方针、目标。
3.2 二阶文件：公司运作程序 此为直接支撑质量手册的主要系统文件，它详细界定了公
ISO成立于1947年，总部设在日内瓦， 是非政府性的组织。
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·ISO 的由来
ISO9000族的结构 ISO9000 质量管理体系—基础和术语 ISO9001 质量管理体系—要求（取代ISO9000、ISO9002、ISO9003） ISO9004 质量管理体系—业绩改进指南 ISO19011 质量和环境审核指南
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4.0 职责
4.6 ISO三级文控文员职责： 4.6.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.6.2负责所管理部门做成的程序文件（包含外来文件）和 按照表单 配布要求发布给需求部门； 4.6.3确保本部门使用人员了解文件内容，特别是出现文件 变更的情况时； 4.6.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
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• 文件编写规定
5.3.1 首页（裱纸）格式包括文件编号、公司名称、文件名称、编制、 审核、批准、文控中心印章、版次、页次及生效日期等，其字体均采 用宋体，字形均采用加粗型，具体参见首页格式（附件一）。 5.3.2 内容格式不包括文件附件格式，每一页页首上注明文件名称、 编号、版本、页次。 5.3.3 文件序号格式如下
ISO9000族标准是国际标准化组织TC176技术委员会颁布的质量管理标准。 第一版在1987年3月15日颁布； 第二版在1994年7月1日颁布 第三版在2000年6月1日颁布——2010年11月15日之后失效 第四版在2008年11月15日颁布
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·实施ISO9001品质体系的作用和意义
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4.0 职责: 4.1 总经理负责质量手册、程序文件的最终审批； 4.2 管理者代表职责： 4.2.1负责质量手册、程序文件的作成、修订及发行； 4.2.2负责主导每年一次的管理评审，修订优化质量管理体 系文件； 4.2.3负责主导每年两次的内部审核； 4.2.4负责主导每年外审的接待事务处理工作； 4.2.5不定期的核查各部门ISO文件控制状态；
ISO9000质量管理体系简介
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目录
• ISO9000 简介 • ISO体系管理原则 • ISO体系过程模式图 • ISO体系过程示意图 • PDCA循环（戴明环） • 文件控制程序
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·ISO 的由来
ISO是国际标准化组织International Organization FOR Standardization 的英文 简称。
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4.0 职责
4.5 ISO二级文控文员职责： 4.5.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.5.2负责所管理部门三级文控提交的二阶、三阶文件（包 含外来文件）和表格、表单的初步审核、编号、登记， 并按照表单配布要求发布给三级文控，原件保存归档； 4.5.3 确保本部门人员了解文件内容，特别是出现文件变更 的情况时； 4.5.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
文控中心培训
·PDCA循环（戴明环）
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体系推进计划：
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体系推进计划：
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1.0 控制目的： 确保规范公司文件之制订、批准、发放、归档、更改、回
收、作废处理及日常监督之方法,保持文件的适用性、有效性 和唯一性。
确保策划和运作质量管理体系所必須的外来文件得到识别， 并控制其分发。
文控中心培训
4.0 职责 4.3 各部门负责人： 参与一阶和二阶程序文件的会审，三阶文件相关责任会审，
安排主管以上级干部负责本部门程序文件的作成、确认、审核； 4.4 ISO一级文控中心文员职责： 4.4.1 负责对公司品质体系一阶文件、二阶文件进行初步 确认、审核，并进行编号、登记，发放，存档管理； 4.4.2不定期的核查各部门ISO体系文件控制状态，监督下 级文控中心所提交的二阶文件是否按要求进行了审批，及 文件管控、用章是否正确； 4.4.3负责人力资源部所有体系文件的发行和管控； 4.4.4负责对公司人力资源部收集的法律、法规资料进行登 记保管管理；
管理方法变化：人治→法治 管理习惯变化：粗放→精细
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·知名的ISO体系认证机构
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·ISO9001：2008品质管理八大原则
•以顾客为关注焦点 •领导作用 •全员参与 •过程方法 •系统管理 •持续改进 •依据事实决策 •互利的供应商关系
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·质量管理过程方法模式：四大过程
1、 强化品质管理，提升企业效益。 2、 实现规范化管理，保证运作畅顺、有序。 3、 明确各职位的具体职责、权限及相互关系。 4、 建立自我监督、评价和自我改善的管理机制。 5、 增强客户信心，扩大市场份额。 6、 强化管理，提升效益。
简单概括： 1.人人有职责 2.事事有程序 3.作业有标准 4.体系有监督 5.不良有纠正
司质量管理架构及整体运作。例如：订单（客户合约）评审程 序、文件控制程序、采购控制程序等
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3.3 三阶文件：作业指示类和技术资料 从QP程序文件中引申出来，详细叙述各作业部门之运作
过程及操作规范,实质是QP程序文件的补充内容，三阶文件具 体分类为： A.作业/操作指导书、检查指导书、作业指引等； B.设计开发计划书/规划书、设计开发图面、样品承认书、检 查规格书、BOM表； C.生产指令单、技术连络书、工程管理流程图（QC工程表) D.外来文件，例如：客户提供的与产品相关的技术资料、品质 要求，供应商样品承认书/规格书、各部门收集的行业法律法 规等均为外来文件。
2.0 适用范围： 本程序适用于支撑起整个质量管理体系的所有受控文件。
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3.0 受控文件定义： 3.1一阶文件：质量手册 此为本公司质量体系文件系统之纲领性文件，它概述了本
公司之质量管理体系构成及要素，包括质量方针、目标。
3.2 二阶文件：公司运作程序 此为直接支撑质量手册的主要系统文件，它详细界定了公
ISO成立于1947年，总部设在日内瓦， 是非政府性的组织。
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·ISO 的由来
ISO9000族的结构 ISO9000 质量管理体系—基础和术语 ISO9001 质量管理体系—要求（取代ISO9000、ISO9002、ISO9003） ISO9004 质量管理体系—业绩改进指南 ISO19011 质量和环境审核指南
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4.0 职责
4.6 ISO三级文控文员职责： 4.6.1 负责公司品质体系文件签收、登记、归档管理，当文 件有变更时负责及时退回旧版本文件； 4.6.2负责所管理部门做成的程序文件（包含外来文件）和 按照表单 配布要求发布给需求部门； 4.6.3确保本部门使用人员了解文件内容，特别是出现文件 变更的情况时； 4.6.4 接受ISO上级文控中心不定期的核查；
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• 文件编写规定
5.3.1 首页（裱纸）格式包括文件编号、公司名称、文件名称、编制、 审核、批准、文控中心印章、版次、页次及生效日期等，其字体均采 用宋体，字形均采用加粗型，具体参见首页格式（附件一）。 5.3.2 内容格式不包括文件附件格式，每一页页首上注明文件名称、 编号、版本、页次。 5.3.3 文件序号格式如下
ISO9000族标准是国际标准化组织TC176技术委员会颁布的质量管理标准。 第一版在1987年3月15日颁布； 第二版在1994年7月1日颁布 第三版在2000年6月1日颁布——2010年11月15日之后失效 第四版在2008年11月15日颁布
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·实施ISO9001品质体系的作用和意义