我国电子文件管理现状调查与思考

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电子文件档案管理的现状及对策

电子文件档案管理的现状及对策

电子文件档案管理的现状及对策【摘要】当前,随着经济社会的发展,计算机技术、网络传媒发展日新月异,电子文件、电子媒介已经成为我们日常工作、生活中息息相关、不可或缺的事物,档案管理工作也越来越多地接触到电子文件。

如何更好地加强电子文件的档案管理,提高档案管理工作效率,成为我们档案管理工作中面临的重要课题。

本文结合工作实际,阐述了电子文件的档案管理现状以及对策,为不断提升档案管理工作水平提供有益的参考。

【关键词】电子文件档案管理现状对策新形势下,经济社会不断发展,计算机技术、网络传媒等进入了高速发展期,电子文件、电子媒介成为我们日常工作、生活中息息相关、不可或缺的事物。

在档案管理工作中,越来越多地接触到电子文件,那么,新时期如何更好地加强电子文件的档案管理,提高档案工作效率呢?接下来,笔者将结合档案工作实际,对该问题进行分析并提出对策,以供档案管理者们共飨参考。

一、电子文件的定义及其特点所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。

它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。

与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:(一)电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;(二)电子文件可以直接由计算机等现代力、公设备迅速地处理和传递;(三)电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;(四)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件的档案管理现状(一)电子文件存贮在计算机磁盘或光盘中,对计算机有很强的依赖性,它可以随时产生,并随时更改。

如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

(二)电子文件信息与载体具有可分离性,它可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。

电子文件管理问题与对策

电子文件管理问题与对策

电子文件管理问题与对策随着信息化时代的到来,电子文件管理问题日益成为现代企业不可忽视的难题。

以前纸质档案管理相对简单,但现在随着电子文件的不断增多,管理变得更加复杂。

电子文件管理问题往往关乎企业的核心利益和运营效率,因此必须引起足够的重视。

本文将从电子文件管理问题的特点、存在的困难和对策等方面展开讨论,以期为企业提供一些解决问题的思路和方法。

一、电子文件管理问题的特点1. 复杂多样电子文件种类繁多,包括文档、表格、图片、音频、视频等多种格式,且不同部门、业务涉及的文件可能完全不同。

这就要求企业能够处理各种不同类型的电子文件,制定合理的管理方案,并且确保不同格式的文件能够互相协调。

2. 安全风险大电子文件一旦泄露或丢失,可能会导致企业的商业机密暴露,给企业带来巨大的损失。

黑客攻击、病毒感染等安全风险也直接威胁着企业的电子文件安全。

3. 保密性要求高一些重要的电子文件可能需要受到保密性要求,比如企业的财务报表、合同协议等。

因此需要对这些文件进行特殊的保护措施,以确保其不会被未授权的人员访问。

4. 变动频繁电子文件随着业务发展和变化,需要不断进行修改、更新、删除等操作,因此电子文件管理需要具备较强的变动性和灵活性。

1. 分散存储由于电子文件来源繁多、部门众多,很多电子文件在各个部门之间会存在分散存储的情况,造成文件位置难以查找,重复存储等问题。

2. 缺乏统一规范由于没有统一的文件管理规范,导致不同部门、不同人员对文件的管理方式各不相同,难以形成统一的管理机制。

3. 安全隐患电子文件的安全性问题一直是企业的头号问题,如果没有有效的安全保护措施,容易遭受黑客攻击、病毒感染等威胁。

4. 不易检索当电子文件数量庞大时,文件的检索成为一个头大的问题。

如果没有合理的分类和索引机制,会给文件检索带来不小的困难。

5. 变更管理困难电子文件的变更管理也是一个难点,尤其是在多人协同编辑的情况下,需要确保文件变更的准确性和可追溯性。

新时代电子档案管理的分析与思考

新时代电子档案管理的分析与思考

新时代电子档案管理的分析与思考发布时间:2022-05-20T08:52:27.063Z 来源:《城镇建设》2022年2月第3期作者:胡彩红[导读] 随着科学技术的快速发展,现阶段的档案管理更多的使用电子档案,让档案的管理过程变得更加简便胡彩红成都地铁运营有限公司四川成都 610041摘要:随着科学技术的快速发展,现阶段的档案管理更多的使用电子档案,让档案的管理过程变得更加简便,管理起来更加高效,同时对档案的利用程度也越来越高,让档案管理呈现出更加科学的特征。

但是在电子档案管理方面,由于涉及的因素比较多,使得现阶段的电子档案管理方面也存在着一些问题,影响着档案的管理效率和管理质量,制约着档案管理的进一步优化和提升。

关键词:档案管理;电子档案;电子档案管理信息技术的快速发展,让各个行业都有了本质的提升,档案管理工作也借助信息技术产生了质的飞跃。

在现阶段的档案管理过程中优化了以往的档案管理,合理利用电子档案管理,一方面在很大程度上节约了纸质资源,另一方面对于纸质档案的保护和使用也是一个很好的提升,电子档案让档案的管理更加安全,能够很好的避免各种自然环境和外界条件的影响。

但是现阶段的电子档案管理由于推行的时间不长,在实际的操作管理过程中还是有一些不足。

一、档案管理中电子档案管理的意义(一)不断提高档案的使用率。

在信息技术高度发达的今天,各种资源更加注重的是共享,在同一时间内让资源惠及更多的人,发挥出资源最佳的效果。

档案管理中的电子档案就能很好的实现这一点,通过电子档案的管理,能够把档案储存于计算机之中,在查阅档案的过程中能够在同一时间内分享给更多的人。

特别是借助互联网的技术,能够把允许分享的电子档案分享给网络上更多的人群,彻底改变了以往纸质档案的局限性,实现了档案资料的共享,提高了档案的使用率。

(二)持续提升档案的管理效率。

以往的纸质档案需要耗费很多的人力和物力来进行管理和查阅,同时需要配备足够的空间来储存档案。

我国电子文件管理现状调查与思考

我国电子文件管理现状调查与思考

四、总结
本次演示分析了我国电子文件管理的现状、存在的问题,并提出了相应的对策。 电子文件作为现代社会的重要信息载体,其管理水平直接关系到国家机关、企 事业单位和社会组织的正常运转和信息安全。因此,加强电子文件管理势在必 行。
在未来的发展中,各级单位应进一步重视电子文件管理工作,完善管理制度和 技术创新,提高电子文件的信息质量和安全保障措施,以适应数字化时代的挑 战。
三、我国电子文件管理的对策
针对上述问题,本次演示提出以下对策:首先,建立健全电子文件管理制度。 各级单位应制定完善的电子文件管理制度,明确电子文件的收集、分类、存储 和管理流程,并加强对相关人员的培训和考核。其次,加强技术创新和研发力 度件管理系统的升级和完 善,提高电子文件管理的科学性和有效性。最后,强化电子文件的安全保障措 施。各单位应建立完善的网络安全体系,加强对电子文件的加密保护和备份管 理,防止电子文件受到黑客攻击和病毒传播等威胁。
3、专业人才匮乏:电子文件管理需要具备计算机、档案学、管理学等多方面 知识背景的专业人才。然而,目前很多单位缺乏这类专业人才,导致电子文件 管理工作难以有效开展。
三、思考与建议
针对以上问题,本次演示提出以下思考与建议:
1、提高认识与措施:政府机构、企事业单位以及社会各界应进一步重视电子 文件管理工作,建立健全电子文件管理制度,明确各部门职责,加强协作与沟 通。
二、我国电子文件管理存在的问 题
尽管我国电子文件管理有了很大进步,但也存在一些问题。首先,电子文件管 理手段相对单一。很多单位仍沿用传统纸质档案管理的方式,对电子文件的收 集、分类、存储和管理缺乏科学有效的手段,导致电子文件利用效率不高。其 次,电子文件的安
全风险突出。网络环境的复杂性和技术漏洞使得电子文件面临着严重的安全威 胁,如黑客攻击、病毒传播等。最后,电子文件的信息质量亟待提高。由于缺 乏统一的规范和标准,各单位在电子文件的生成、存储和管理过程中存在诸多 不规范行为,导致电子文件信息质量不高。

电子文件档案工作思考

电子文件档案工作思考
加强电子文件档案的分类和检索
通过智能化技术的应用,提高电子文件档案的分类准确性和检索效率,为用户提供更加便 捷的服务。
推动电子文件档案的共享和利用
加强电子文件档案的共享和利用,促进信息资源的有效利用和价值挖掘,为政府决策、学 术研究和社会服务提供有力支持。
未来挑战与应对策略
01
信息安全风险
随着电子文件档案的普及和应用,信息安全风险也随之增加。需要加强
加强技术应用与创新
引入先进的技术手段
如云计算、大数据、人工智能等,提高电子文件档案工作的 效率和准确性。
鼓励技术创新
通过技术手段解决电子文件档案工作中遇到的问题,提高工 作效率和质量。
提高工作人员素质与能力
加强培训和学习
提高工作人员对电子文件档案工作的认识和技能水平,增强工作能力。
建立激励机制
鼓励工作人员积极学习和创新,提高工作积极性和主动性。
思考与探讨
本文旨在探讨电子文件档案工作 的现状、问题和发展趋势,提出 相应的解决方案和发展建议。
目的和意义
目的
通过对电子文件档案工作的深入思考和探讨,提高对电子文件档案工作的认识和理解,为实际工作提供参考和指 导。
意义
电子文件档案工作是信息时代的重要工作之一,对于政府、企业和社会各方面都具有重要意义。通过对电子文件 档案工作的思考和探讨,可以促进电子文件档案工作的规范化、标准化和高效化,提高信息管理的水平和效率。 同时,也有助于推动电子文件档案工作的创新和发展,适应信息化时代的需求。
信息安全管理,采取加密、备份等措施确保电子文件档案的安全。
02 03
技术更新换代
随着技术的不断更新换代,电子文件档案的管理和应用也需要不断适应 新的技术环境。需要加强技术培训和人才培养,提高管理人员的技能水 平。

新形势下电子档案管理存在的问题及对策

新形势下电子档案管理存在的问题及对策

新形势下电子档案管理存在的问题及对策随着信息技术的飞速发展,电子档案的管理已经成为各行各业普遍存在的问题。

电子档案管理作为管理信息系统的一个重要组成部分,对于机构的运行、信息管理、决策支持等方面都具有重要的意义。

随着电子档案的不断增加和扩张,其管理也面临着一系列新的问题和挑战。

本文将针对新形势下电子档案管理存在的问题进行分析,并提出相应的对策和建议。

一、存在的问题1. 安全性问题随着信息化的发展,电子档案的保存和管理方式发生了变化,大量的机构档案被数字化保存在计算机或云端。

这带来了新的安全性问题,比如数据泄露、病毒攻击、黑客入侵等。

一旦电子档案被盗取或损坏,将对机构的安全稳定造成严重影响。

2. 存储空间问题随着信息量的不断增加,电子档案的存储需求也在迅速扩大。

传统的存储设备已经无法满足大容量、高速度、高可靠性的需求,导致存储空间不足、数据丢失等问题。

3. 检索效率问题电子档案的数量庞大,如何高效地检索需要的信息成为了一个新的问题。

传统的检索方式已经无法适应现代信息检索的需求,需要更加智能化的检索工具和系统。

4. 标准化和规范化问题电子档案管理缺乏统一的标准和规范,导致各个机构的电子档案管理方式各异,无法实现信息的互通互享。

缺乏规范化管理也容易造成信息的混乱和错乱。

5. 长期保存问题电子档案的长期保存需要解决数据完整性、可靠性、可读性等问题,同时还需要考虑存储介质的迁移和更新,以保证数据不会因为技术的更新而丢失或损坏。

二、对策与建议1. 提高安全性要加强电子档案的安全保护,可以采用数据加密、访问控制、备份与恢复等技术手段,确保电子档案的安全可靠。

2. 提升存储空间可以采用新一代的存储技术,比如云存储、高密度存储、光盘存储等,以满足电子档案大容量、高速度、高可靠性的需求。

3. 优化检索系统引入人工智能、大数据等新技术,提高电子档案的检索效率和准确性,为用户迅速准确地查找到需要的信息。

4. 加强标准化管理建立统一的电子档案管理标准体系,明确电子档案的分类、命名、存储、检索等规范,确保信息的统一管理和互通互享。

我国电子文件管理现状调查与思考

我国电子文件管理现状调查与思考

我国电子文件管理现状调查与思考我国电子文件管理现状调查与思考近些年来,我国电子文件发展进入“井喷期”。

国家档案局2017年进行的调查显示,已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统,产生各类电子文件近2亿件。

此番最新调查结果表明,我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%,其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在;有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上(包括50%)。

48%受访机构认为未来5年,50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。

在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中,有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。

由此不难预见,在不久的将来,电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。

电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。

由于我国信息化建设起步较晚,关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。

虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究,并取得了一定的成果。

但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看,电子文件管理远未达到理想的目标。

此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。

课题组根据调查结果分析,目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保障等诸多问题。

即便是归档后的电子文件,也因缺少科学的管理措施,亦面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。

电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态,导致我国电子文件面临着严重的失控风险。

一、电子文件归档方法的不恰当,直接危及文件信息资源的有效收集电子文件是各类机构在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录。

综合档案馆电子文件管理分析

综合档案馆电子文件管理分析

综合档案馆电子文件管理分析1. 引言1.1 综合档案馆电子文件管理分析综合档案馆电子文件管理是指利用电子化手段对档案馆的文件进行管理和保护的工作。

随着信息技术的快速发展,电子文件管理在档案馆领域中变得越来越重要。

本文将对综合档案馆电子文件管理进行分析,探讨其现状、必要性、建设与应用、安全保障措施以及成本效益分析。

随着信息化时代的到来,档案馆的文件数量不断增加,传统的纸质文件管理方式已经无法满足快速增长的信息需求。

电子文件管理成为了必然的选择。

通过电子化手段管理档案馆的文件,可以提高文件的检索效率、减少存储空间占用、增强文件的安全性等方面带来诸多好处。

2. 正文2.1 电子文件管理现状分析当前,随着信息化进程的不断推进,各行各业都面临着大量的电子文件管理需求。

传统的纸质文件管理方式已经无法满足日益增长的文件数量和复杂的管理需求。

许多机构和企业开始转向电子文件管理系统。

目前,电子文件管理面临着一些挑战和问题。

首先是文件数量呈指数级增长,管理难度逐渐加大。

许多机构的电子文件存储在各种各样的系统和设备中,缺乏统一的管理平台。

其次是文件格式的多样性和混杂性,不同类型的文件需要不同的处理方式,增加了管理的复杂性。

文件的安全性和保密性也受到了严峻挑战,如何保障文件的完整性和可靠性成为了重要问题。

在这样的背景下,建立一个高效的电子文件管理系统显得尤为重要。

这样的系统应当具备强大的文件检索和归档功能,能够快速定位所需文件并对其进行管理。

系统还应具备严格的权限控制和安全机制,确保文件的安全性和保密性。

系统的可扩展性也是关键,能够适应未来文件管理需求的不断变化。

电子文件管理市场正面临着巨大的机遇和挑战。

只有不断创新和提升管理水平,才能更好地适应未来的发展趋势,实现文件管理的高效和便利。

2.2 综合档案馆电子文件管理的必要性综合档案馆是一个集中管理、保管、利用各种档案材料的机构,而随着信息技术的发展,电子文件越来越成为档案管理的重要组成部分。

对强化电子文件管理的再思考

对强化电子文件管理的再思考

对强化电子文件管理的再思考随着计算机应用的逐渐普及,社会的办公自动化程度越来越高,各个单位的电子文件也在逐渐的增多。

本文中主要介绍了怎样加强电子文件的管理。

标签:电子文件管理思考随着办公自动化程度的不断提高,各机关事业单位形成的電子文件不断增多,电子文件保存处理难度不断加大,强化电子文件管理工作势在必行。

一、实行电子文件全过程管理与监控1.加强电子文件的收集工作电子文件的收集积累是一项经常性的工作,电子文件的收集工作应贯穿公文处理和科技工作的整个过程。

对不同信息类型的电子文件,要分别采取措施保证其完整性。

电子文件与纸质文件的不同,电子文件的读取还原,离不开其生成的技术设备软件原数据。

同步收集电子文件生成的技术设备软件原数据,才能保证电子档案的系统性、完整性,防止存储信息的丢失与损坏,保护电子文件的安全。

2.加强电子文件的归档工作电子文件的归档是将整理完毕的电子文件,在计算机网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁介质,以便长期保存的工作过程。

首先确定好电子文件的归档范围。

如果是网络就要求转到数据库,如果是载体传递归档,就要做一些辅助认证工作,要与纸质文件结合归档。

其次对电子文件进行分类、排序。

将杂乱无章的电子文件通过分类、标引组合,使其处于有序状态。

按照本单位的实际情况,按内容进行分类、编号给每个电子文件一个固定的号码,从而是全部电子文件形成一个有序的整体。

再次加强电子文件的鉴定工作。

将无保存价值的电子文件进行删除。

主要是鉴定归档电子文件的原始性、准确性、完整性以及电子文件的保存价值,文件保管期限的长短。

二、着力解决电子文件管理工作中的诸多难题1.思想观念障碍由于档案工作传统的手工管理模式由来已久,因此档案管理者头脑中形成了许多传统的思维管理手法,这必然阻碍对电子文件等新技术产物的接受程度,使得电子文件的归档工作难以实现。

主要表现在:机关形成文件的过程虽已自动化和计算机化,但最终要输出的纸质文件作为归档文件,认为磁介质载体只是形成文件自动化的临时过度性载体,不能直接归档,不愿接受将磁介质载体直接归档。

电子文件接收归档管理现状及问题分析

电子文件接收归档管理现状及问题分析

电子文件接收归档管理现状及问题分析摘要:本文主要针对当下电子文件在接收归档过程中,所产生的主要问题进行着重的分析,并提出一些相对应的解决措施,以便为进一步提高企业电子文件归档管理水平提供可靠的参考依据。

关键词:电子文件;接收归档;管理问题;解决措施在当下信息技术充斥的年代里,计算机网络已经融入到各个领域及行业中,不仅给相关的生产活动带来了较大的变化,而且也产生了大量的电子文件,但由于这些电子文件归属于不同的单位,所以这就给电子文件接收归档工作造成了很大的难度。

因此,当务之急就是要寻找一条便捷、有效的管理途径来解决和完善电子文件接收归档工作,这样才能满足各单位的使用需求。

1.电子文件接收归档管理中的主要问题分析1.1缺少对电子文件重要性的认识目前,一些单位对于电子文件的认识仍停留在基础阶段,不仅对其所产生的重要价值和归档管理的重要性极为忽视,而且所采用的接收、管理方法也是极为单一,导致文件的利用率不高,很多电子文件甚至处于自生自灭的边缘状态。

另外,一些单位尽管建立了电子文件归档管理体系,但基本都是流于形式,缺少实质性作用,进而使得电子文件的利用价值逐步降低,只能从有限的下载渠道进行下载,而且在对其进行整理、归类时,也是仅仅将其存储在U盘、硬盘、光盘等介质内,长此以往,必定会导致文件信息出现损坏或部分丢失等不良现象。

1.2缺少完善的电子文件归档程序现阶段,很多档案部门都缺少对电子文件归档程序的合理设计,只是将精力放在对文件逻辑归档功能的设计上,然而对物理归档功能设计却是少之又少,再加上并未将这些文件集中下载到可脱机保存的载体,所以使得最终的电子文件接收归档效果也是差强人意,部分文件被损坏或丢失等现象频频发生,进而不仅降低了档案部门的信息化管理水平,而且也使得电子文件的利用率以及利用价值大大下降。

1.3缺少合理的电子文件保管技术自始至终,纸质档案都是档案管理部门最为常见的档案存储形式,无论是档案防护技术,还是相关的配套设备,都是针对纸质档案的归档所建,而在电子文件的接收归档方面,所投入的精力和物力却是极为有限,进而使得电子档案的保管方法、归档技术、存储管理手段等都与相应的档案管理标准存在很大的差距,不仅单一、滞后,而且也会给电子文件的长期存储带来很多不利因素,无法从根本上保障其实际利用价值和完整性。

电子文件档案管理存在的问题及对策分析

电子文件档案管理存在的问题及对策分析

电子文件档案管理存在的问题及对策分析摘要:随着计算机技术、通信技术和网络技术的飞速发展,电子文件在信息社会中发挥着越来越重要的作用。

电子文件档案管理是指利用电子文件的特点,通过计算机对电子文件档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等管理活动。

电子文件档案是在现代信息技术条件下形成和积累的,具有很强的生命力,是信息社会中的宝贵资源,是不可替代的重要档案信息资源。

因此,必须加强对电子文件档案管理工作的研究与实践,确保电子文件档案的真实、完整、有效和可利用。

本文就目前电子文件档案管理工作中存在的问题进行了分析,并提出相应的解决措施,希望对相关单位和个人提供一定参考和借鉴。

关键词:电子文件;档案管理;计算机技术在信息时代的今天,计算机技术在社会生活中的应用越来越广泛,各行各业都在积极地应用计算机技术来提高自身的工作效率和质量。

电子文件档案管理就是将计算机技术和文件档案管理进行有机结合,实现对电子文件档案的高效管理,确保电子文件档案能够更好地为社会服务。

但是在目前的电子文件档案管理工作中,由于各种原因使得电子文件档案管理工作还存在一些问题,需要采取有效措施进行优化。

一、电子文件档案管理存在的问题(一)对电子文件档案管理重要性认识不足从目前的实际情况来看,对电子文件档案的管理工作重视不够,尚未引起足够的重视,档案部门和管理人员在思想上没有充分认识到电子文件档案管理的重要性,认为电子文件档案只是一种资料,只要能够满足查阅需要就行,还没有意识到电子文件档案对整个信息社会的重要性。

很多单位都没有建立健全的电子文件档案管理制度,有的单位虽然有管理制度,但其制度过于简单、内容过于笼统,可操作性不强;有的单位虽然建立了管理制度,但只是停留在“形式”上,而没有落实到“行动”上;有的单位虽然有管理制度,但缺乏行之有效的监督、检查和奖惩机制。

(二)档案信息化建设滞后档案信息化建设的滞后,使得档案信息资源无法有效地整合和共享。

我国电子文件管理的现状、问题与对策

我国电子文件管理的现状、问题与对策

我国电子文件管理的现状、问题与对策1. 本文概述随着信息技术的飞速发展,电子文件已成为我国政府机关、企事业单位及个人日常生活的重要组成部分。

电子文件管理作为信息资源管理的关键环节,对于提高政府治理能力、保障企业运营效率及促进个人信息管理具有重要意义。

当前我国电子文件管理在实践中仍面临诸多挑战,如管理不规范、安全性问题突出、法律法规不健全等。

本文旨在全面分析我国电子文件管理的现状,深入探讨存在的问题,并在此基础上提出相应的对策建议。

通过本文的研究,期望为我国电子文件管理的优化与发展提供理论指导和实践参考。

2. 电子文件管理的定义与发展历程电子文件管理是我国信息化进程中至关重要的一环,它主要涉及对以电子形式生成、流转和存储的各类文件进行全面、系统且科学的管理。

电子文件管理的定义可概括为:运用现代信息技术手段,对在社会活动过程中产生的各类电子文件进行全生命周期管理,包括文件的创建、收集、整理、保存、利用以及最终处置等环节,确保电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性,满足法律法规要求和社会利用需求。

我国电子文件管理的发展历程可追溯至20世纪80年代,随着计算机技术的广泛应用以及互联网的兴起,电子文件开始大量产生,并逐渐替代传统的纸质文件成为信息交流和记录的主要载体。

这一时期,办公自动化(OA)系统的推广使用标志着电子文件管理迈出了实质性步伐。

随后,管理信息系统(MIS)、计算机辅助设计(CAD)、计算机辅助制造(CAM)等技术的不断发展,推动了电子文件管理体系的构建和完善。

进入90年代,随着信息技术的进一步发展和企业、政府机构数字化进程的加快,电子文件的数量呈现爆发式增长,客观上催生了电子文件管理作为一门独立学科的形成与发展。

国家层面的重视和相关政策法规的出台,如《电子文件管理暂行办法》等,为电子文件管理提供了法律依据和规范指导。

同时,电子文件管理系统的设计与实施也从单纯的技术层面向涵盖策略规划、标准制定、安全管理、长期保存等多个维度拓展。

对电子政务中电子文件管理的调研与思考

对电子政务中电子文件管理的调研与思考

对电子政务中电子文件管理的调研与思考文/史良近期,我们深入机关电子文件归档、数字档案室建设等工作实际,对我市电子政务建设中电子文件管理情况进行了调研。

1基本情况随着我市近两年来在政务管理中信息化进程的加速以及电子政务的发展,电子文件呈现出飞速增长与广泛普及的态势。

全市近六十家机关单位,信息化硬件设备普遍配备有计算机、打印机、扫描仪等,已全部实现计算机辅助办公,各种通用软件如Word、Excel、WPS等得到广泛应用。

电子政务办公中多以行业性电子业务管理系统的使用为主,综合性办公OA系统的使用率处于较低水平。

各单位对政务活动中形成的电子文件的管理意识和安全意识大大提高,已采取纸质文件与电子文件配套管理的占85%,配有档案管理软件的单位占70%以上,着手开展数字档案室建设的部门占比达30%。

2存在的问题2.1信息化建设水平不平衡由于部门与行业的差异,各部门信息化建设的水平也存在差距,如银行、财政、公检法、税务、社保、气象等部门网络化办公水平较高,形成了本行业、本系统特点的办公系统,已具备无纸化办公条件。

而相当数量的单位仍处于简单的计算机单机辅助办公管理阶段,即仅以使用计算机进行公文的起草、存储,以及对纸质文件的数字化转化的初始管理阶段。

2.2电子文件管理处于失控状态大多数单位没有制定电子文件管理的规章制度,没有明确对电子文件生成、办理、存储、归档以及对电子文件的真实性、可靠性、完整性、可用性的规范管理。

原生电子文件处于自生自灭的状态。

大量电子公文被暂存于文件起草者的计算机硬盘中,大量数据库文件在自动更新中丢失了以往的记录,公务活动中形成的大量文本文件、数码照片、音视频文件、多媒体文件散存于各处。

工作人员可以随意更改、删除、拷贝单位信息系统中的电子文件,电子文件存在着安全风险。

2.3电子文件管理仍以手工为主对于开展电子文件管理的部门,基本上是沿用纸质文件的管理方法,通常是将电子文件脱机转存于光盘或磁盘、移动硬盘上,然后将光盘或磁盘、移动硬盘移交档案部门归档,实行“物理保管”。

电子文件归档管理工作的现状及对策措施

电子文件归档管理工作的现状及对策措施
然而,在技术应用方面仍存在一些问题,如系统稳定性不足、数据安全保障不够等。
电子文件归档管理工作的技术应用
CHAPTER
03
电子文件归档管理工作的对策措施
建立完善的电子文件归档管理制度
明确电子文件归档的流程、标准、责任和要求,确保电子文件归档管理的规范化和科学化。
加强电子文件归档管理的制度建设
强化电子文件归档管理的制度执行
推行电子文件归档管理的责任制
CHAPTER
04
结论
电子文件归档管理工作的现状
随着信息技术的发展,电子文件数量呈爆炸性增长,但电子文件归档管理存在诸多问题,如归档不及时、文件丢失、数据泄露等。
对策措施
针对电子文件归档管理存在的问题,需要采取一系列对策措施,如建立完善的归档制度、加强人员培训、采用先进的技术手段等。
目前,电子文件归档管理工作仍存在一些问题和挑战,需要深入研究并采取相应对策措施。
本研究旨在分析当前电子文件归档管理工作的现状及存在的问题,提出相应的对策措施,为改进和完善电子文件归档管理工作提供参考。
研究目的
采用文献综述、案例分析和问卷调查等方法,收集并分析电子文件归档管理相关文献、政策和案例,了解当前电子文件归档管理工作的现状、问题和挑战,提出相应的对策措施。
05
参考文献
关于电子文件归档管理工作的现状分析报告(2020)
参考文献1
对当前电子文件归档管理工作的现状进行了深入调研和分析,包括存在的问题、原因以及影响。
报告内容
电子文件归档管理工作存在诸多问题,如归档不及时、不完整、不规范等,这些问题主要是由于管理意识不强、制度不健全、技术手段落后等原因所致。
研究结论
目前对电子文件归档管理的研究还存在不足之处,如研究深度不够、实践经验不足等。

我国电子文件管理现状调查与思考

我国电子文件管理现状调查与思考

有直接关

电 子文件管 理方法 的外来 文 件作 为 归档 的重 点 , 确定 与各 类不
息 资 源的 质 量 。 一三 一 同性质 企 业 相适 应 的 归档 范 围。


三 ,
直 层
层接落影实响,
文保件质
信保




转制

产 企 业 档证案性的和鉴真定 实清 理性工的作质。


四 ,
围, 如绕对企电业子经文济件工凭作
档 案 管理 实行 优 化 整 合 , 采 取 档 案 实体 由形
一四 一电 子 文 件管 理制度 的 不
成单位保存 、 档 案 目录 向上 一 级 移 交一 套 的
文件信息资 源的长期存留 。
做 法 ;四 是 坚 持 “ 以 我 为 主 ” 的原 则 , 将 公 司 、


的 不科 学 , 直 接威胁 自身 形 成 的 材 料 和 与 本 单 位
显 示 屏是 不 符合颈 椎的生 理 结构 的。

椎生理
结构前突
,最 适

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位置
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关于做好电子文件档案管理的思考

关于做好电子文件档案管理的思考

关于做好电子文件档案管理的思考摘要:在科技不断发展的今天,计算机网络技术对我国的各行各业都产生了巨大的影响。

很多企业都开始应用电子文件,对电子文件档案进行规范化管理也成为档案管理的新挑战。

要想做好电子文件档案的管理,就要做好归档、保管和利用工作,使企业的电子文件档案管理能够促进企业进行更好的发展。

电子文件已经成为企业现代化办公的主要内容,对电子文件档案进行管理要认识到这张工作的重要性,采取有效的措施来解决其中存在的一些问题。

本文就关于做好电子文件档案管理进行相关的分析和思考。

关键词:电子文件;档案管理;分析;思考在现代科学技术飞速发展的同时,信息时代的来临对我国各个领域的工作都产生了巨大的影响。

近期,国家档案局更是发布了第十四号令,对《电子公文归档管理暂行办法》进行局部修改,推动电子公文以电子形式归档。

而随着各大企业的无纸化办公的广泛普及,电子档案的管理工作是迫在眉睫的。

对电子档案管理需要有别于传统的档案管理模式,提高相应的管理技能,完善管理措施。

要想对电子文件档案进行科学管理,就要聘用一些专业专职人员,以国家电子文件档案管理的相关规范和要求为依据和准则,进行全面、准确、严格、规范的电子文件档案管理工作[1]。

一、电子文件档案管理特征(一)快捷性与可塑性特征电子文件改变了传统的收发文件的固定流程,是利用计算机来进行文件的登记和查找使用,这种流程为我国企业的电子文件档案管理奠定了基础。

企业在使用电子文件的同时,改变了传统的文件处理和运转的方式,尤其是对于一些普发文件和传阅文件而言,可以提高其处理和运转工作效率[2]。

(二)依赖性对于电子文件来说,具有很大的依赖性。

一旦离开了计算机及相关的网络软件,电子文件就无法进行生成、传递和识别。

这就意味着电子文件只能依赖于特定的一些设备和软件来进行工作。

然而因为计算机的更新换代比较频繁,在使用这些设备的过程中,如果将一些电子文件进行长期或者永久性的保存,如果在进行查找的过程中不能找到相应的机型和设备,那么这些电子文件很可能失去其作用和价值[3]。

电子文件管理问题与对策

电子文件管理问题与对策

电子文件管理问题与对策【摘要】电子文件管理问题日益凸显,给组织带来巨大挑战。

文件管理不规范可能导致文件丢失、泄露或篡改,造成信息安全隐患和财产损失。

为应对这一问题,加强电子文件加密管理、建立完善的文件管理制度至关重要。

加密可以有效保护文件安全,确保敏感信息不被窃取;而制度的建立能规范文件管理流程,提高工作效率并降低风险。

有效的电子文件管理对策将有助于提升组织的信息安全水平,提升工作效率。

现代组织应重视电子文件管理,采取措施加强文件安全保护,建立健全的管理体系,以应对不断发展的信息安全挑战。

【关键词】电子文件管理问题、对策、现状、影响、加密管理、文件管理制度、总结1. 引言1.1 电子文件管理问题与对策引言随着信息化进程的不断推进,电子文件管理已经成为各行各业不可或缺的一部分。

随之而来的电子文件管理问题也日益凸显,给企业和个人带来了诸多困扰。

本文将围绕电子文件管理问题展开讨论,并提出相应的对策建议。

在当今社会,电子文件管理问题的现状尤为严峻。

随着数据量的不断增加,电子文件管理变得愈发复杂,很难做到科学、规范地管理。

由于信息安全意识不足,电子文件往往面临被盗窃、篡改的风险。

缺乏有效的文件备份机制,一旦遭遇系统故障或灾难事件,文件的安全性和完整性将面临严重威胁。

电子文件管理问题的影响也不容忽视。

信息泄露可能导致企业的商业机密泄露,给企业造成重大经济损失和声誉损害。

文件丢失或被篡改会给企业的正常运作造成严重影响,甚至导致业务中断。

法律法规对电子文件管理要求日益严格,一旦不符合规定可能面临法律风险。

为了解决电子文件管理问题,我们提出以下对策建议。

加强电子文件加密管理,确保文件的安全性和隐私保护。

建立完善的文件管理制度,明确文件的存储、备份、归档等各个环节的规范和流程,确保文件的有序管理和便捷检索。

通过本文对电子文件管理问题与对策的讨论,希望能够引起各界的重视,并促使更多的企业和个人重视电子文件管理,提升信息安全意识,共同维护信息安全环境。

电子文件管理问题与对策

电子文件管理问题与对策

电子文件管理问题与对策随着信息化时代的到来,电子文件管理已经成为企业管理中不可或缺的一部分。

电子文件管理也面临着许多问题,如文件安全性、数据整合、信息检索效率等等。

本文将针对这些问题提出一些对策,帮助企业更好地管理电子文件。

一、电子文件管理问题分析1. 文件安全性问题随着网络技术的发展,存储在电子设备上的文件容易受到网络黑客的攻击,导致文件泄露、丢失等问题。

特别是对于一些敏感信息,如企业财务报表、客户资料等,一旦泄露就会造成不可挽回的损失。

文件的安全性成为电子文件管理中的重要问题。

2. 数据整合问题在企业中,不同部门产生的文件往往存在着管理难题,不同格式的文件难以整合和共享。

这就导致了信息孤岛现象,影响了企业内部协作效率。

3. 信息检索效率低在电子文件管理系统中,如果文件数量庞大,检索效率低下会成为一大问题。

员工需要花费大量的时间去寻找需要的文件,从而降低了工作效率。

4. 存储空间浪费许多企业会购买大量的存储设备来存放文件,然而往往并不能充分利用存储空间,导致存储空间浪费问题。

以上这些问题都直接影响了企业的运营效率和信息管理效果。

二、对策建议针对文件安全性问题,企业需要采取一些措施来加强文件安全性。

建立严格的权限控制系统,对不同级别的员工进行不同的权限控制,确保只有授权人员才能访问敏感文件。

加强网络安全防护措施,包括防火墙、入侵检测系统、数据加密等措施,提高文件的安全性。

为了解决数据整合问题,企业可以采用统一的文件格式、统一的文件命名规范等措施来统一管理文件。

采用专业的文件管理系统,对不同部门的文件进行统一管理和整合,使文件共享和协作更加便捷。

为了提高信息检索效率,企业可以建立一个完善的文件管理系统,对文件进行分类、标签、关键词索引等整理,以便员工能够快速找到所需文件。

利用技术手段,如全文检索、智能推荐等功能,进一步提高信息检索效率。

企业在购买存储设备时,可以根据实际需求和文件存储情况来选择合适的存储设备,避免存储空间的浪费。

我国电子文件管理现状调查与思考(3)

我国电子文件管理现状调查与思考(3)

我国电子文件管理现状调查与思考(3)我国电子文件管理现状调查与思考从后端看,当电子文件移交并进入档案馆长期保管之后,有44.8%的档案馆保存的电子文件格式遵循了国内外相关标准,其中有7%的机构参照了国际标准,这表明我国电子文件管理尚未与国际接轨,标准化程度较低。

10.3%的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题,62.1%的档案馆未出现电子文件无法读取的问题,27.6%的档案馆尚未考虑此问题。

这个比例足以引起重视,没有回答的近三成的档案馆可以推断处于风险之中,或忽视,或回避此问题。

因此,至少有37.9%的机构已经发生或者存在影响电子文件长期可读性的风险。

保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务,但是高达86.2%的档案馆尚未制定电子文件的迁移规划,大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。

更令人触目惊心的是,31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性,足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。

四、电子文件管理制度的不健全,直接损害文件信息资源的整合与利用电子文件资源的整合和利用,是展现电子文件管理成果的主要途径。

尽管有55.2%被调查档案馆认为有能力检索并提供所需信息,但是,我们从对电子文件归档、电子文件系统功能和电子文件长期保存问题的分析结果中可以推断出,前端的准备工作如果无法保证,那么后端的开发利用根本就无从谈起。

归档移交,是电子文件资源整合和利用的前提,没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆,电子文件的利用就是无源之水。

而调查数据一再表明,目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失,而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。

长期保管,是电子文件利用的保障。

如果电子文件无法读取,那么利用也就无从谈起。

前文第3点分析已经明确地揭示出档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险,这势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。

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我国电子文件管理现状调查与思考(2009-10-07 10:10:55)标签:it在信息化进程中,社会信息资源愈来愈多地以电子化的形式存在。

电子文件越来越广泛、深入地渗透和影响着人类社会生活的各个方面,其快速增长的庞大数量,以及对社会生活真切反映和普遍联系所造就的内在质量,使得电子文件成为现代社会信息资源的重要组成部分。

自20世纪90年代起,电子文件管理逐步成为国际档案界关注和研究的热点。

为了全面了解和把握我国电子文件管理的现状,提升我国电子文件管理水平,中国人民大学信息资源管理学院“电子文件管理机制研究”课题组采取实地调查和问卷调查相结合的方式,于2007年6月~12月间对我国153家中央直属机关、省级档案机构、企事业单位的电子文件状况进行了点面结合的系统调查。

近些年来,我国电子文件发展进入“井喷期”。

国家档案局2006年进行的调查显示,已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统,产生各类电子文件近2亿件。

此番最新调查结果表明,我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%,其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在;有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上(包括50%)。

48%受访机构认为未来5年,50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。

在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中,有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。

由此不难预见,在不久的将来,电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。

电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。

由于我国信息化建设起步较晚,关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。

虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究,并取得了一定的成果。

但对比国外一些电子文件管理先进的国家以及国内的实际管理需求看,电子文件管理远未达到理想的目标。

此次现状调查进一步揭示出我国电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。

课题组根据调查结果分析,目前我国在电子文件管理实践中仍然面临着缺乏制度规范、电子文件管理系统功能不完善、电子文件质量难以保障等诸多问题。

即便是归档后的电子文件,也因缺少科学的管理措施,亦面临着无法正确划分保管期限、无法保证长期可读性、无法维护其真实性等多重风险。

电子文件的前后端管理脱节、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技术落后等一系列问题使得大量的电子文件基本处于无序、无规的分散混乱状态,导致我国电子文件面临着严重的失控风险。

一、电子文件归档方法的不恰当,直接危及文件信息资源的有效收集电子文件是各类机构在电子政务、电子商务以及各类电子化业务中形成的凭证性信息记录。

长期以来,机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责,它们通过接收归档和移交的方式,将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。

国外实践表明,这种集中管理的模式在电子文件管理时代依然适用。

然而,电子文件生成分散、易于操作等特征,使得原有的归档时间、归档方法和归档程序都难以满足其要求。

在数量上,在中央机关及直属企事业机构,电子文件生成量与归档量的比例远远低于传统状态。

调查数据表明,42.2%的电子文件没有以任何方式留存;74.4%机构的没有采用任何措施存留数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等类型的电子文件,电子文件处于严重的流失状态。

在归档方法上,由于尚未出台电子文件保管期限表,大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行;电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交(占40.8%),要么就是简单的系统自动转存(占40.8%)。

缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整,所以,各机构电子文件归档的有效性很难认定。

我国档案部门在归档范围上,大部分档案机构只关注电子公务文书的归档,25.6%的机构只接收党政文件(公文)和部分业务文件;而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善,无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等,导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。

这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中,难以实现有效地集中统一管理,导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。

档案馆的调查统计数据表明,自2000年以后,各档案馆才开始接收电子文件进馆,而且37.9%的档案馆迄今仍未开始接收工作。

即便在已经开始接收工作的档案馆中,3.4%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的业务电子文件(包括数据库),6.9%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的业务电子文件(包括数据库)。

其他89.6%基本上没有关注电子业务文件。

不难想象,无论是机构内的档案部门,还是综合档案馆,都远未对属于归档范围的电子文件进行全面、有效的接收。

前文已经提及,集中管理模式是经国内外大量实践检验而得到的最佳实践,迎合了电子文件形成与管理特征。

将电子文件置于专业部门集中统一管理之下,能够最大程度地保证其质量并为后续的开发利用工作奠定坚实的基础。

因此,电子文件在大量生成而长期缺乏集中有效管理的状态下,必然有很多宝贵的电子文件信息将因此而流失。

全面性和有效性二、电子文件管理理念的不正确,直接影响文件信息资源的质量凭证性是电子文件的基本属性,是电子文件管理的根本立足点和出发点。

电子文件既要充当机构开展业务的凭执工具,又要充当依法行为的有效证据。

电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量,即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。

真实性是其首要目标。

而调查结果表明,在机构大量生成和使用电子文件的前提下,有73.5%机构认为电子文件不可以代替文件独立行使文件的职能,55.1%的机构无法保证本机构生成的电子文件是真实、可靠的。

即便是在承认电子文件地位的机构中,仍有56.4%机构电子文件管理系统缺少电子文件真实性的认证功能,82%文件形成机构和86.2%档案馆没有捕获证明电子文件真实性的元数据。

很难想象,在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下,这么多的机构“敢于”使用和依靠电子文件去开展业务活动。

根据课题组对调查问卷若干问题的关联分析,只有2%机构的系统能管理元数据,却有27.6%机构认为其所保管的电子文件具有证据价值。

不能不说,这样的认识带有很大的盲目性。

综上所述,很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性,这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。

这种认知上缺陷以及管理理念的不科学性,引发了具有“中国特色”的双套制和双轨制产生。

在目前我国机构文件管理实践中,文件流转总体上来说有以纸质文件流转、电子文件与纸质文件共同流转的“双轨制”、仅有电子文件的“单轨制”三种模式;相应地,电子文件的保存有将电子文件打印成纸质文件、电子文件与纸质文件同时保存的“双套制”、直接保存电子文件三种模式。

根据课题调查结果,其中实行电子文件“双轨制运行”的文件形成机构占53.1%,“双套制保存”的文件形成机构占89.8%、档案机构占58.6%。

24.5%的机构则电子文件部分独立运行,部分双轨运行,电子文件与纸质文件的比例分别为7:3,4:1,9:1,2:8 。

而真正实现“电子单轨”运行的只有4%。

如果说“双轨制运行、双套制保存”模式因具有特定背景下作为电子文件管理权益之计的合理性,那么从电子文件特点、信息技术发展、社会需求和国际经验来看,“双轨制运行、双套制保存”的管理模式自身具有明显的过渡性特征,一方面“二双制”增加了管理成本、造成资源浪费;另一方面,一些特殊类型的电子文件,诸如视频、音频、多媒体、数据库等许多种类、格式电子文件并不能彻底还原成纸质文件输出,即便是有些文本文件能够将内容以纸质文件形式输出,但是保证电子文件真实性、完整性、准确性的背景信息也无法得到保障。

还需要说明的一点是,在统计数据中,尽管有93.9%的机构认为该机构领导关注电子文件管理问题。

但是根据实际的调研情况看,大多数机构领导对于电子文件的认识和理解仍然停留于传统文档管理的范畴,尚未认识到电子文件作为信息资源的重要价值,尚未认识到电子文件管理的重要性和特殊性,因此,档案部门在推进电子文件管理的过程当中,仍旧遇到权限过窄、人财物缺乏等阻碍,无法真正推进和实施科学的电子文件管理。

三、电子文件管理方法的不科学,直接威胁文件信息资源的长期留存长期保管具有凭证价值的电子文件,使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。

电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,比如电子文件的格式、元数据等问题。

因此,电子文件管理强调全程管理和前端控制。

从前端看,关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。

元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。

因此,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理。

缺少元数据,在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。

通过对调查结果的综合判断分析,仅有6%的机构的电子文件元数据结构有专用于实现文件凭证价值和长久保存的元数据。

事实上,由于目前我国电子文件元数据标准尚未出台,最好的办法就是参考国际标准。

被调查对象中,没有一家机构采用国际(外)标准。

38.8%声称遵循国内或行业标准采集归档电子文件元数据的机构,其中多数机构遵循GB/T18894-2002管理电子文件,8%的沿用档案著录规则来采集归档的电子文件元数据。

另外8%的机构没有遵循任何标准。

由此不难看出,元数据的管理严重缺乏规范性、科学性和统一性,这样即使得到所谓的元数据,也是不完整、不符合要求的。

其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证,自然也就无法满足电子文件管理的需要。

从后端看,当电子文件移交并进入档案馆长期保管之后,有44.8%的档案馆保存的电子文件格式遵循了国内外相关标准,其中有7%的机构参照了国际标准,这表明我国电子文件管理尚未与国际接轨,标准化程度较低。

10.3%的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题,62.1%的档案馆未出现电子文件无法读取的问题,27.6%的档案馆尚未考虑此问题。

这个比例足以引起重视,没有回答的近三成的档案馆可以推断处于风险之中,或忽视,或回避此问题。

因此,至少有37.9%的机构已经发生或者存在影响电子文件长期可读性的风险。

保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务,但是高达86.2%的档案馆尚未制定电子文件的迁移规划,大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。

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