【职业发展)提高个人成效的方法介绍

（职业发展）提高个人成效

的方法介绍

第四讲提高个人成效的方法（下）

四、办公室的5S

（壹）办公室5S的内涵

办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室5S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行5S行动。如图2-4所示：

图2-4办公室的5S示意图

1．整理

整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地方。于办公桌上摆放的壹般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前仍未涉及的文件，应该把它们收起来放到柜子里面，而且这样的整理每天均要进行，不要把事务留到明天，要定期定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。

2．整顿

整顿自己的工作作风和工作流程，让壹切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室，壹般要于中午午餐吃饭前的时间做简单整理，于下午下班前做彻底全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室，搞卫生，擦桌子，然后泡壶茶，开始做许多很无聊的事情，结果不能很好地处理当天的工作，所以整理办公室应该放于每次工作结束之后，这样能够快速进入工作状态，提升工作的效率。

3．清扫

将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。

及时地处理文件，建立适当的文档系统，文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的整洁，也是对工作时间的整理。

4．清洁

保持办公氛围的简洁，使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不应弄得很舒服，最好简单壹点，没有靠背也能够。壹般于总经理室、部门经理等处，经常会见到大班台和中班台，前面要放俩张椅子，这是浪费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速，应把这俩张椅子均撤掉，让讨论问题的人站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快，比较简洁，而如果让其坐着说话，壹般会泡壹杯茶，先寒喧壹番，然后慢慢进入正题，慢慢发言，慢慢讨论，时间就会于这“慢慢”的过程中被不知不觉地浪费掉了。

办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。于工作时间，如果有必要应将它们收于柜子里面，且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有趣好玩的玩具等也放于伸手可及的地方。统计表明人于多数情况下是没有办法抵制住这些物品的诱惑的。例如壹见到《环球时报》的封面，认为第壹个消息很有趣，决定要花5分钟时间见壹下。结果往往是见完这壹个，会接着再见另壹个更好玩的消息，如此壹来，就会忘记本职工作，工作时间实际就成为了阅报时间，当扎进到这些和工作无关的新闻里去的时候，时间就会快速流逝。所以抵制住这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、

下午茶等，实际是时间管理能否取得成效的重要因素。

5．素养

养成好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己所能掌控的有形资源。于办公室，人们经常会彼此说，“来来来，喝个上午茶”，“喝壹杯咖啡”，“来来来，小周来抽根烟”。于职场能够喝茶、喝咖啡、甚至能够到卫生间或专门抽烟的房间抽烟，当受到这样的邀请时，明明手头有壹个很重要的工作，但碍于别人的面子或交情，也就会暂时搁置工作而和别人壹起喝茶、喝咖啡、抽烟，这就是时间浪费的开始。

壹旦自己给予别人这样的“面子”，便会使别人以为自己好交往，人比较随和，和别人能打成壹片，便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”，也就不能不给李四“面子”，接下来会有王五，赵六等，自己的工作会被不停地打断和干扰，这就是办公室工作的怪圈。不断受到干扰和打断，也包括接打电话。必要时壹定要让助理接电话，自己如果要打电话，壹定要拿着话筒站着打，不要坐着说话；如果自己要接电话，也要于接电话的同时就站起来，最好能对自己的电话有所规定，壹般情况下接打电话不能超过5分钟，如果没有实质性谈话内容，5分钟壹到就要果断结束电话。

（二）办公室的5S行动

综上所述，办公室的5S行动应该做到：

于办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；

每天均整理，不要把事务留到明天，定制标签标色；

及时处理文件，建立相应的文档系统；

整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档；

避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。

（三）办公室5S的适用范围

文件档案；

办公区域；

办公室管理。

管理者时刻要牢记，自己工作中最重要的事情是：创造企业的价值、绩效和利润。

五、计划的杠杆原理

（壹）计划的重要性

计划是非常重要的管理措施，对于工作，管理者应该多花时间去做详细的计划，让下属加倍努力，不断地完善计划。

对于计划的理解，有壹个非常经典的口号“慢慢计划，快快行动”，即于分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候，多花壹些时间，多浪费壹些时间是能够容忍的，因为从本质上说这不是浪费，因为考虑得周全，行动就会更快。所以中国古话曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不误砍柴功，多花壹些时间把刀磨得快壹些，砍起柴来就会更顺当。

可是有很多经理人正好和此相反，急于行动，疏于计划。有条件要干，没有条件也要干，创造条件干。于战争中学习战争，于战争中积累战争经验，干中学。这个理论本身是没有错的，可是如果于行动之前不假思索，不做任何的备选方案和计划，这样采取的行动就可能要多交学费，多走弯路。

于开始行动之前，壹定要先坐下来想壹想，作为经理人，和员工最大的区别就于于做计划，员工只要被动的服从和执行就能够算作是壹个合格的员工，最多只不过是壹个优秀的员工。可是经理人于行动之前，要做尽可能详细的计划。如果没有于详细和简单之间求得平衡，没有具体的操作方法，没有具体的数量，没有制定三个之上的计划就开始行动，这个经理人的管理就是失败的管理。如果是委派下属来做工作计划，壹定要让其多花时间完成计划的制订工作。

中国古人讲“三思而后行”，其中包含俩层意思：第壹是要多花壹些时间思想，然后再行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即要有多套方案，再采取行动。

【案例】

基辛格：“是最好的计划吗？”

美国前国务卿基辛格的下属每壹次拿工作方案或工作计划上来的时候，基辛格总是要问他壹句话，“你确信，这是最好的计划吗？”如果下属支支吾吾，基辛格会见均不见，要求其拿回去重新做，甚至于第二次、第三次，基辛格均会问同样的问题，直到下属拍着胸脯确信这是100%完美的计划时，基辛格才会开始见这个工作方案或工作计划。

（二）帕累托原理（二八原理）

做计划有壹个杠杆原理，称作帕累托原理，也被称为二八原理，即80%的结果往往取决于20%的努力，花费20%的努力，能够创造80%的成绩。于这种情况下，效果不见得是最好的，但成本是最低的，于生活中，用20%的努力，也可能会达到80%的效能。

图2-5帕累托原理示意图

【案例】

分数和努力的比例

有壹些于校大学生读书不用功，往往是到临考试的时候连续突击俩天俩夜开夜车，这样的大学生，他复习壹天可能考个30分，而要想考个60～70分，只需要俩天的努力，如果要考90分，只需要三天的努力，似乎效率很高，但实际上是不可能做到的。真正要考个70分，大概需要复习俩个礼拜，如果要考80分就需要复习俩个月，如果要想考90分就需要每壹节课均认真听讲。

1．巅峰期

人于每天的工作时间中，总会有壹段时间的工作效率最高，这就是巅峰期，如果能将最重要的工作放于工作成效最高的巅峰期来完成，就能够取得非常好的效能。壹项关于巅峰期的研究表明，很多人是于上午9点～11点时处于巅峰状态，而下午3点钟以后则处于低谷期，对巅峰时间段的高效利用，需要每个人结合自己的实际情况来把握。

【自检2-4】

于下图中，根据个人的实际情况，于时间段中标记自己每个小时工作效能的情况，找到工作效能最高的点和工作效能最低的点，以了解自己时间使用的巅峰期。如果图中时段太少，能够自己延长时段轴。

2．每天15分钟

每天用15分钟进行闭门思考，即全封闭自己形成独立的空间，壹个人非常冷静地独立思考、反省，能够不断进步。

3．4D原则

面对ABCD四类重要程度和紧急程度不同的工作，要采取不同的原则，例如对A类重要且紧急的工作要马上去做。可是，于所有需要处理的工作中，也需要进行区分，有些A类突发事件需要自己马上处理，而有些A类突发事件能够交给别人做；有些工作能够以后再说；