行政办公室管理办法

行政办公室管理办法

目录

第一章行政办公室的人员架构与权责

1 办公室人员架构表

2 办公室权力与职责

21 办公室的职责

22办公室的权力

3 岗位职责表

31 办公室主任职责

32 行政文员职责

33 行政文员职责

34 驾驶员职责

第二章行政办公室日常事务列表及办事流程

1 办公室日常事务列表

2 主要事务办事流程

21 合理化建议管理流程

22 文件审批管理流程

23 办公用车使用管理流程

24 固定资产行政物品的申购流程

25 办公用品领用流程

26 台帐印刷流程

第三章行政办公室管理制度及相关表格

1 管理制度汇总

11 合理化建议管理办法

12 办公用品领用制度

13 员工宿舍管理规定

14 图书管理规定

15 来客接待分类与流程

16 礼品礼金管理办法

17 废旧物资变卖管理规定

18 办公物资采购管理规定

19 会议管理规定

110 计划总结管理办法

111 公文编写分类管理规范

112 文件审批管理规定

113 证照档案管理规定

114 办公物资配备标准及管理办法115 工服管理规定

116 保密制度

2 相关表格汇总

第四章部门事项案例库

1 非常规事件案例及应对预案表

2 部门事故数据

第一章行政办公室的人员架构与权责

2 办公室权力与职责

办公室主要负责公司的日常行政事务处理做好组织的内部服务与外部联络工作

21 办公室的职责

22 办公室的权力

3 岗位职责表

31 办公室主任职责

32 行政文员职责

33 行政专员职责

34 驾驶员职责

第二章行政办公室日常事务列表及办事流程

部门办公室负责人办公室主任主要事务文档管理1公司各类通知及日常公文的规范处理工作2制度的建设与执行3与集团区域的联系保证各类文件的及时上传下达4会议记录管理5档案管理6公文管理7公司各类总结计划的编纂工作8OA管理物资管理1小车管理办公用车调度2固定资产的申购与管理3办公物品的领用4办公物品的采购行政事务1员工名片工作服工号牌的订做2各类会议的组织工作3合理化建议征集评选公示后续跟进工作4工作周报经营月报的制作5台帐印刷6行政管理看板的管理信息的公示7信件报刊杂志等的接受分发工作85S管理9每月一线员工会议的组织工作10办公区域的日常管理11廉政台帐管理外联工作1外来人员的接待2出差人员的旅程安排3预定酒店旅馆其他事务1图书馆管理2宿舍管理3各类活动的组织工作4员工通讯录的更新生日蛋糕的定制发送

2 主要事务工作流程

21 合理化建议管理流程

图2-1合理化建议管理流程图

表2-1合理化建议管理流程图说明表

序号事项说明①员工提交建议月底前可个人提交也可部门汇总后统一交予办公室②评审次月5日前由公司决策委员会进行③评优评出优秀最佳两个奖励级别分别给予行政加分1和2分的奖励④部门研究反馈部门研究决定是否采纳并于晨会上反馈完成期限或不采纳原因⑤

落实完成必须按期保质完成⑥结果检查由办公室建议人分别检查完成情况并分情况反馈给相关部门注合理化建议是指任何员工个人或部门对公司经营管理和发展的任何环节所提出的具有可操作性的改进方法和措施22 文件审批管理流程

图2-2文件审批管理流程图

表2-2文件审批流程图说明表

序号事项说明①接收上级发文每日查看部门邮箱查看是否由上级发文②上报审批在发文上附上发文审批单报总经理室审批

23 一线员工会议组织工作流程

图2-3一线员工会议组织工作流程图

表2-3一线员工会议组织工作流程图说明表

序号事项说明①发布通知月初晨会通知召开一线员工会议的通知发动基层员工参与

②统计报名人员由办公室统计报名人员控制在67人③审核名单报总经理审核要求参与者为公司最基层员工④会场车辆安排与总经理室确定时间地点安排酒店车辆⑤会议记录安排好会议的记录工作做好文字图像记录

24 名片印制流程

图2-4名片印制流程图

表2-4名片印制流程图说明表

序号事项说明①申请申请印制名片的员工填写名片印制申请单交至办公室②填名片内容单办公室根据申请单按照固定格式打印出名片内容单③联系单位联系印刷单位将名片内容单传真予印刷单位并确定取回的时间

25 办公用品领用流程

图2-5办公用品领用流程图

表2-5办公用品领用流程图说明表

序号事项说明①提出申请领料单交至办公室领用物品②办公室审核办公用品领用标准为一般员工每人每月不超过5元部门主管不超过10元注每周二周六为物品领用时间其他时间不得领用

26 台帐印刷流程

图2-6台帐印刷流程图

第三章行政办公室管理制度及相关表格

1 管理制度汇总

1合理化建议管理办法

1 目的

建立公司合理化建议提出采纳和奖励程序以确保公司的持续改进

2 适用范围

适用于任何员工或集体对公司和发展所提出的建议合理化建议是指任何员工个人或对公司经营管理的任何环节所提出的超出其职责范围以外的具有可操作性的改进方法和措施职责

负责合理化建议的收集整理工作对合理化建议进行评审部门负责合理化建议实施员工可通过wxhx_leader163com向公司高管直接提报合理化建议并与高管交流

6合理化建议反馈实施

对于员工提出的每一条合理化建议办公室将分类别与相关部门对接无论合理化建议采纳与否责任部门或责任人必须进行反馈向解释不采纳原因或详细实施计划以便建议者了解其建议的落实情况1 群策群力优秀合理化建议奖一经确认建议符合合理化建议定义奖励

72 群策群力最佳合理化建议奖

721 对于不能明确计算经济效益的合理化建议一经采纳实施22 对于经济效益可的合理化建议其奖励金额为经济效益的5但最低不少于最高不大于

23 对于对公司经营管理有重大促进的合理化建议除行政奖励外公司将以提报人的名字命名该合理化建议或相关经营管理方式方法此外提报人还将获得和公司总经理共进晚餐的机会

73 群策群力-顾客奖

731 对于对公司经营管理的帮助和促进的顾客意见公司将酌情给予该顾客50-200元的现金奖励由客服中心负责联系顾客向顾客致谢并履行顾客奖的奖励