浅谈秘书的信息工作

【摘要】：随着社会的发展进步，信息成了现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言："谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。"而企业经营管理的过程,实际上就是取得信息并依据信息做出决策的过程。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此秘书做好信息工作也变得更重要。作为现代秘书必须努力做好信息工作，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

【关键词】：秘书信息工作

信息在人类社会中的作用被普遍关注,人们对信息的研究越来越深入,秘书信息工作的地位和作用日显重要.因此有必要对秘书信息工作进行进一步的了解。

一、秘书信息工作的基本要求可以用"准确、及时、全面、

适用、经济"来概括

（一）、准确

信息的真实性是信息质量的核心，所以收集到信息是一定要准确无误，真实可靠的。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，而处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性的相互统一。只有如实的反映情况，才能保证领导机关及决策者依据真实的、准确的信息做出恰当的判断和科学决策。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用;反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。

（二）、及时

信息的收集、处理、传递、反馈不仅准确还要要及时迅速。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

（三）、全面

全面就是反映的问题，收集的信息要全面，还要听取各种意见；对一个问题如果有不同的看法应该都反映给领导者，信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

（四）、适用

收集信息时要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问

题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；还要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，还应该同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。更要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。另外还要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。（五）、经济

企业信息工作可以帮助企业在扩大生产规模的同时保证效率与效益的提高，从而实现企业信息工作的价值。由于生产要素客观存在的不可分性和生产经营在组织、流程与技术上的要求，成本节约与效益提高要达到一定生产规模才能得到体现。在规模经济性的层面上，企业信息在企业多样化经营和广泛合作中就能起到有效的导向、调节和控制作用，使原来未能充分利用的“信息资源剩余”（包括经验、技术、商誉和商标、市场信息、管理技能等信息资源）得到共享和充分利用并大幅度地节约信息成本。所以秘书在收集信息时，还考虑信息成本，使收集的信息有一定的经济性。

二、秘书信息工作的重要性

（一）、辅助领导者做出正确决策

企业的领导班子，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题，企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此，办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作，深入群众之中调查，收集各种信息向领导反馈，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。

（二）、协助领导者做好科学管理

管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术、管理理念引入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平，从而促进管理现代化，转换经营机制，建立现代化企业制度，实现有效降低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。信息化的实现，会使企业的生

产经营模式发生深刻的变化。对信息的快速反应能力是检验工作效率和竞争力的重要标志，建立企业和部门信息网络，实现信息化既是社会需求，也是企业适应市场，促进自身发展的需要。只要管理方式正确，有良好的工作氛围，员工也会全力以赴地工作。

（三）、开阔领导者的思路

好的信息，不仅可以让领导者做出好的决策，还可以让领导者的思路开阔。获取多方面的信息，着力跟踪前沿信息，服务于现实的需要，帮助领导开阔视野、更新观念、提升能力。创新是衡量一个人、一个企业是否有核心竞争能力的重要标志。为领导者提供有效的信息，让领导者不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。而解决问题的过程，也就是向创新迈进的过程，这也提高了领导者的执行力。

（四）、促进办公室工作职能转变

加强企业信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门，是企业机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子办公的需要，积极推动自身职能的转变。在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变；在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。从这个意义上讲，做好政务信息工作，对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调，加强与业务部门的协调，加强与基层的协调，加强与社会各界的协调，把信息工作贯穿到各项业务工作中去，做到“健全制度，畅通渠道，讲求质量，提高效率”

三、如何做好秘书的信息工作

现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢？我认为要做好信息工作，应该从四大方面去下功夫。

（一）、要有四种意识

信息是领导者管理和决策的基础，领导者的决策离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，为领导者提供好的信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。

1、信息意识

秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的