文档管理系统的需求建模

文档管理系统的需求建模

引言

无论企业规模的大小，文档数据对于企业经营的重要性不言而喻。随着企业的发展，企业日积月累地产生了大量高价值的文档，这些无形资产是企业的宝贵财富。小到个体户，大到跨国集团、组织，要有效地运转、创造利润都离不开这些文档资源的利用。大部分企业不管是否有很强的文档管理意识，但都至少或多或少地在做文档管理的相关工作。若是缺乏文档管理将给企业带来一定的麻烦，甚至威胁与风险。

如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的的风险是相当大的。由于企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏等，都有可能造成企业重要文档的永久丢失。因为文档的分散，对于企业员工获取文档、信息，也带来诸多的不便，有些文档可能不知道该问谁要，或者某人出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，对工作带来不便设置阻碍。因此，建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。使用内网文档搜索引擎后文档都上传服务器备份，员工可以自己通过内网搜索引擎，查找相关文件，非常方便。

关于文档的安全性是多方面的。除了上面提到的一些文档丢失的情况，还有可能由于员工的恶意删除、误删除造成的文档丢失。文档的权限管理是保障文档安全的一个重要手段，如何给不同的人分配不同的权限也是文档管理工作的一个重要环节。文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁，既影响工作，又有可能造成企业机密文档的泄漏。要有效地保障企业文档的安全就必须有一套完善的文档管理方案来合理地分配文档权限，并规范企业员工的文档使用流程。

一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写、更新，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样就不但影响了团队合作的效率，设置会给团队工作带来极大的障碍。因此，行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作，提升工作效率。

以上种种这些说明了内部文档管理对于企业内部文档管理的重要性，但很多企业为了节省成本，不舍得花大价钱购买正版的管理软件，灵玖软件推出的一款内网文档搜索引擎，可以根据不同企业类型方便的进行布署，小到几个人，大到上万人的规格都可以非常方便的快速的实现文档的有效管理，是企业一个不错的选择。

需求分析

根据市场需要，要求系统具有以下要求

1）登陆：用户通过浏览器登陆到系统，输入用户名和密码，登陆到系统，看到本用户所能看到的各类信息，包括文档分类树、文档的基本信息等。

2）人员组织角色管理与授权管理：创建和维护企业的人员、组织和角色，人员具有登陆名、名称、密码、邮件、手机等一些基本的属性，人员从属与一个或多个组织，具有一个或多个角色，组织间具有层次关系。提供文档按照人员与角色两种方式的授权模式。

3）文档分类管理：用户可以增删改文档的分类，文档分类间可以建立层次关系。4）文档维护：用户可以增删改文档，文档包括基本的描述信息（如文档编号、文档名、文档创建时间、创建人、大小等）及文档对应的文件列表。

5）文档检索：用户可以方便的按照文档的名称、编号、创建时间、创建人等信息进行检索。

系统架构图

普通用户用例图

高级管理员用例图

系统管理员用例图

用户基本信息图

用户

登录名名称密码邮件手机文档基本信息图

文档

大小文档名文档创

建时间

文档对应

列表

创建人