安徽省公证卷宗档案管理若干规定

安徽省公证卷宗档案管理若干规定
第一条为进一步规范公证档案管理，根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》及《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》规定，结合公证卷宗档案管理实践，制定本规定。

第二条公证卷宗档案采用“年度——公证类别——保管期限”的分类方法进行分类，按一证（书）一卷、一卷一号的原则立卷归档。

第三条同一当事人或数个相互间有利害关系的当事人为同一目的申办数项公证且在同一时间内提出申请的，其材料可以合并为一卷，卷宗保管期限按卷内最长的一项确定。

跨年度的公证事项，放在办结年立卷。

第四条公证卷宗应当采用本规定第二条规定的分类方法编写
档案号。

档案号应包含年度、公证类别、保管期限、卷宗序号四要素。

“年度”指公证事项办结的年度，采用四位阿拉伯数字表示公元纪年，如2009年表示为“2009”。

“公证类别”分为国内公证、涉外公证、抵押登记、其它四类，分别用大写英文字母“N”、“W”、“D”、“T”表示；“其它”类是指提存、法律意见书、文书保管等非证明类业务。

保管期限分为永久、长期、短期，分别用大写英文字母“Y”、“C”、“D”表示。

卷宗序号应当采用一类（指按卷宗分类方法最低一级目录所作的分类）卷宗一个序列号的方法编写，以不少于四位阿拉伯数字表示，如1号卷宗用“0001”表示，排序方法由公证机构自行确定。

第五条公证卷宗的排列顺序应为：
1.卷宗封面；
2.卷内目录；
3.公证书文本（即正式出具的公证书并包括所证明的法律文书），或是终止、不予公证决定；
4.公证书签发稿，或是终止、不予公证决定签发稿；
5.公证书译文本；
6.公证事项申请表；
7.公证申请受理通知单；
8.公证当事人权利义务及公证事项法律意义与后果告知书；
9.当事人的身份证明（法人资格证明及其法定代表人身份证明），代理人的身份证明、授权委托书、法定代理权资格证明；
10.当事人提供的与公证事项有关的证明材料或其他相关材料；公证处核实所取得的有关材料；
11.当事人提供的需要公证的文书原稿或复制件；
12.询问笔录；
13.其他有关材料；
14.公证员承办公证事项的报批表（可以与公证文书签发稿合并）；
15.公证费用减免申请及批准；
16.公证文书送达回执、公证费收据；
17.备考表；
18.附件袋；
19.卷底。

第六条卷宗封面应按所列项目用钢笔、碳素笔或毛笔逐项填写清楚，其中办结日期为出具公证书的日期，或是做出终止公证、不予公证决定的日期；归档日期为承办公证员将公证卷宗移交档案管理人员正式接收的日期；“公证事项”栏填写内容应与公证申请表中的同一栏目一致。

公证员栏内必须盖签名章。

第七条有关卷内文书材料的说明，包括文书材料的齐全完整程度，以及整理工作完毕后的修改、补充、抢救、移出情况等，应逐项填写在备考表内。

立卷人为公证事项的承办公证员，检查人为专职或兼职档案管理人员，立卷时间为卷宗的封签时间。

第八条公证文书材料应在办结后三个月内整理归档，并由公证事项的承办公证员根据《公证档案管理办法》的规定提出保管期限的意见，向档案室移交，办理移交手续。

第九条移交档案时，由承办公证员将卷宗移交清单一式二份及卷宗交档案管理人员。

档案管理人员清点核对无误后，会同承办公证员在卷宗移交清单上签字，一份交承办公证员作为其交卷的证明，另一份留存档案室备查。

移交清单应记载卷宗所含公证书编号、卷宗合计数、移交人、接收人等项目。

移交档案不得委托他人代为办理。

第十条档案管理人员接受档案后应当对移交的卷宗是否符
合立卷要求进行检查，检查合格的应及时编写卷宗档案号并存档；不符合要求的退回承办公证员重新整理。

一次移交卷宗数量较少，能当场检查的，档案管理人员应当当场检查。

第十一条采用档案盒或类似的物理封闭空间存放卷宗的，应当在档案盒的可视面（摆放以后）填写盒号、年度、公证类别、保管
期限、起止件号等项目。

其中，起止件号填写盒内第一件卷宗和最后一件卷宗的卷宗序号，中间用“-”号连接；盒号即档案盒的排列序号。

盒号编制方法由公证机构自行确定。

第十二条归档卷宗上架摆放方法应与分类方法一致，即按“年度——公证类别——保管期限”的分类次序依次摆放。

第十三条本规定由安徽省公证协会理事会通过，经安徽省司法厅批准公布生效。

第十四条本规定自2010年元月1日起施行。