浅谈信息化建设创新档案工作

浅谈信息化建设创新档案工作

信息化建设是档案工作的正确途径，是档案工作创新的客观需要。因此，只有抓好档案信息化建设，才能适应新时期档案工作的需要，才能真正达到创新档案工作的目的。

1 档案信息化是档案工作创新的客观需要

档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案一个重要标志。档案信息化要求档案工作者重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。因此，档案信息化是档案工作创新的客观需要。

2 创新的前提是树立档案信息观

现代档案工作人员要树立“信息就是财富”的观念，主动地挖掘、搜集、利用有利于档案工作的各种信息，更好地开展档案工作。档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源，实现档案信息化的重要条件。档案信息化建设可以实现数字化、标准化、系统化、网络化；可以为科学研究、文化建设、加强管理服务；也可以为宣传报道、业务咨询提供信息保障。树立“档案是信息资源的观念”，认识档案是信息资源的重要性，为开创档案工作的新局面创造良好的条件。

3 创新的关键是加强档案信息专门人才的培养

要有针对性地培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术，又热爱档案事业的专门人才，以满足档案信息化建设的需要。要努力学习信息知识，提高信息能力；掌握各种档案工作信息源、信息检索工具、检索方法等方面知识；培养信息获取、开发利用、选择、预测、加工、传输、存储、调阅和吸收等能力；能对信息进行综合分析、整理排序、归类处理，充实档案数据库。尽快建立以管理型人才为基础，复合性人才为重点的高科技人才为骨干的档案干部队伍体系，满足档案信息化建设的需要。

4 创新的基础是丰富档案信息资源

档案信息化建设是国家信息化工作的一部分，而档案信息数字化又是档案信息化建设的核心内容，档案信息数字化对加快信息化建设具有重要意义。档案信息资源作为档案信息在活动中的基本资源，在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后能应用于社会生活的各个领域，丰富和完善档案资源建设，使档案信息“数字化”，是档案工作追求的价值目标，也是创新的基础。

5 创新的目的是更新管理模式

通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录，实现档案资料方便快速检索；手工检索向计算机检索的全面过渡，提高检索效率；启动档案馆馆藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设；建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统。实现档案信息资源社会共享，最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。

6 创新的手段是改善服务方式

一是，让公众熟悉和了解档案工作，扩大档案工作的知名度；二是，宣传档案意识和宣传档案工作；三是，依托现代化设备和手段，挖掘档案信息资源，通过档案信息的上网，向利用者提供开放的馆藏档案和有关现行文件，提高服务的及时性。改变传统的档案利用服务模式，逐步建立起上门服务、电话咨询、计算机联网等档案利用服务体系，实现多途径、多渠道、全方位主动地服务。对档案信息资源加以分类、提取、分析、加工、并进行连接与共享，从而准确、及时、简捷、实用地满足利用者对档案信息的不同需求。

7 创新的重要内容是加快档案信息化建设

7.1 加快档案信息化基础设施建设

建设数字化档案馆，就要加强库房建设、馆藏建设、检索工具建设、规章制度建设、专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等。加强档案管理现代化软硬件基础设施和档案信息应用系统建设。尤其是推进计算机管理档案，提高计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。

7.2 加强档案资源的数字化建设

档案资源数字化是档案信息资源建设的一个重要方面，也是档案信息化建设迫切性所在。及时接收各归档单位新产生的电子文件，为归档单位和利用者提供服务；档案馆要根据档案管理的要求，加强对收集归档的电子文件进行有效管理。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有价值的电子文件真实、完整、有效。实现档案信息处理计算机化，信息存储数字化。

7.3 加强档案信息网络建设

通过软件系统对所有档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用、编研等各个方面能够实行计算机的有效管理、控制，实现档案工作自动化。该系统是以档案馆为中心，覆盖归档单位的应用系统。

7.4 扎实推进档案数据库建设

数据库是网络的信息资源，数字档案馆必须加强数据库建设。首先加强文件目录数据库建设，然后开展对重要档案的数字化建设，建设高质量、高水平的全

文信息数据库，最后将所有馆藏档案全部数字化。

要实现档案信息化，需要档案工作者改变传统的思想观念，自觉学习和更新知识，运用现代技术和信息技术于档案管理工作的实践，变档案整理保管者为档案信息开发运用者。这一切都源于开拓创新，不断创新的档案管理工作制度和方式。这就要求档案工作者重新思考档案管理中出现的新情况、新原则与新理论，创新信息和网络环境中档案管理与服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。

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