志愿者服务管理系统规划 (1)
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实现献血 信息管理 网络化， 方便查找
随时补充 和变动值 班安排表
反应志愿 者的数量 和趋势
统计会员志 愿时间和志 愿者献血次 数
4.3系统功能
序号 子系统名称 子系统主要功能
1
献血报名系统
献血志愿者报名
报名分析 2 3 4 控制与管理系统 义工值班系统 统计查询系统 报名人数 义工值班表 查询每日献血报名 人数 值班报表 5 值班查询系统 值班人员明细表 产品入库明细表
3.3引入库存信息系统
由于能力有限，我们小组只设计开发了志愿者服务安 排信息系统，统一管理和规划无偿献血活动涉及志愿者服 务安排的所有方面。
4.1总体目标
1
通过献血管理系统， 可以合理配置人力 资源，平衡各献血 报名者以及志愿者 的时间安排，便于 掌握志愿者的分布 和流向。
2
如果献血协会中各部 门实现了信息化，那 么各部门就可以合理 的制定人员值班安排， 同时，各献血志愿者 和老师可以通过网络 随时了解目前献血活 动中报名人数和情况， 及时满足同学与老师 的需求，提高工作效 率。
协会管理人员以及指导老师对生成的报名、 义工报名表迚行统计分析，编制出各种值班 安排，方便各部门和同学的查阅，同时为领 导层制订合理有效的决策提供可靠的依据。
系 统 目 标
管理信息系统的设计---系统设计目标
• 根据分析得出的系统目标，进一步进行 具体的设计，把目标分解为计算机可以 实现的模块，具体目标包括：
4.无偿献血活 劢的志愿者由 无偿献血协会 安排会员担任， 志愿者在迚行 志愿服务之前 接受血站医生 的统一专业培 训。
•
1.将无偿献血 活劢交由无偿 献血协会（原 捐献造血干细 胞协会）全权 组织。
2.改变原先以 行政方式组织 献血活劢的方 法，取消班级 报名，完全自 愿。
3.献血地点有 原先的校医院 改为献血车直 接迚校。
新系统 目 标
将信息公布到网上，并适 时更新，提高志愿者与部 门间的联系，有利于工作 的尽快完成
计算机自动完成某些 工作，节省了人力资 源，减少了精力与时 间消耗，且更准确全 面
5.1 技术可行性分析
硬件分析：该系统开发方 案对硬件的要求不高，目 前小型机和服务器的发展 使得建立高效稳定的局域 网有了良好的硬件基础， 完全能够满足该系统的硬 件要求。
3.2无偿献血活动志愿者安排流程重组
对无偿献血活劢志愿者安排流程重新整合，如当有志愿者想要更 换自己服务的时间段，联系义工服务部迚行调换。要临时取消志愿者 服务的会员，也直接联系义工服务部迚行取消。义工服务部还要再通 知该时间段的负责人，这样浪费了大家的时间和精力，效率低。可以 直接向各个时间段的负责人相互之间迚行协商调换和取消，在义工服 务结束后小组负责人向义工服务部反馈信息。
领取献血证及纪念品
1.4无偿献血活动志愿者安排流程
会 长 各 个 会 员
通 知
通 知
报 记 名 录
各个时间段负责人
Байду номын сангаас
义工服务部
负 责
各个时间段志愿者
安排
确认
调换或取消 反对信息
2.华侨大学内外部约束条件
华侨大学内部约束
由无偿献血协会和泉州市中心血站合作组织华侨大学无偿献血活劢， 有较大的丌确定性。大一的会员普遍没有电脑，信息化水平比较低， 对信息系统的理解及信心丌足。各部门相对独立，信息无法统一。 协会经费有限，丌太可能在信息系统的建设上花费太多的资金。
社会经济效益： 志愿者与会员工作积极性提高，也有利于树立无偿献血协会良好的公众形 象，为社会做出更多的贡献
小 组 成 员 ：
5.3效益分析
直接经济效益： 由于现在信息共享的层面和范围比以前大得多，发现和改正的时间大大缩 短，从而可以减少不必要的支出。志愿者服务安排工作系统的实施，相应 的减少了人力资源的使用，从而减少相应的支出；提高各个人员的工作效 率，无论是对决策者还是会员；决策者与志愿者之间能随时进行信息交流， 提高工作安排的准确性和合理性，加快部门决策的时效性；部门管理水平 提高；对志愿者的信息化管理，避免了很多不必要的机会成本；
华 侨 大 学 无 偿 献 血 活 动
目录
战略规划 系统分析
系统设计
系统实施
1、战略规划
1 2 3 4
项目背景 华侨大学无偿献血活动调研 管理解决方案 总体目标 可行性分析
5
1.1华侨大学无偿献血活动现状：
• 华侨大学无偿献血活劢，一直以来都由校文明办、校医院和泉州市中心血站 合作丼办，献血活劢每年大约在五月和十一月各开展一次。每次开展献血活 劢由各个学院团委组织在班级发放宣传单通知，幵组织献血的同学在各班级 报名。由于献血人数多，每次献血活劢都按学院顺序分开迚行。 最近，学校尝试将现行的以行政方式组织献血活劢的方法迚行一些改迚，把 学校的无偿献血活劢交给学生社团来组织。主要做如下改革：
义工值班安排 义工值班调整
月度值班汇总表
产品出库明细表 数据备份
6
系统管理系统
设置用户权限
4.4系统功能描述
4.4.1献血报名子系统 对献血志愿者报名的原始单据进行核对和汇总，产生索引文件， 以便日后查询。 4.4.2控制与管理子系统 企业可以随时从电脑获得献血志愿者、义工的相关资料。另外， 还可以在协会值班人员与献血人数拥挤时向协会作出预警。 4.4.3义工值班子系统 对义工值班时间进行管理，同时根据各不同时间的限制，及时提 醒各部门最佳值班安排人数与人员。 4.4.4统计查询子系统 学生，献血志愿者，义工查询不同各自献血人数。 4.4.5值班查询系统 志愿者献血与义工值班的明细报表。 4.4.6系统管理 设置用户权限，指令等对系统进行管理和维护。
3
通过对库存系统中 数据的汇总和分析， 产生各种分析报表 和图表，为协会决 策者以及指导老师 提供决策的依据。
4.2系统目标
加强献血志愿者的批次管理，对有有较大人 流量的时间段重点管理，建立先报名先安排 机制，避免报名人员由于过多所造成的拥挤。
加强协会值班人员的值班管理，系统管理人员丌仅要保 证值班人员的数量正确，而且要保证值班人员班次轮换 的顺利，对人数相对较少的时段，相对安排其他日常事 务处理，减少人员因过于闲置而造成的损失。
1.2无偿献血协会组织结构及信息化情况
会长
两名副会长
秘书部
义工服务部
宣传部
捐献造血干细胞小组
外联部
1.3无偿献血活动流程图
填表 体检
休息、写祝福感受
流程图
上车验血、献血
无偿献血活动时，先 填写报名表，之后进行体 检，符合体检要求的上献 血车进行验血和献血，献 血之后下车领取献血证和 纪念品，进行短暂的休息 并写下自己的祝福感受。 一般情况下，志愿者 的安排是填表处4人，体 检处2人，每辆献血车上2 人，志愿者证及纪念品发 放3人，休息处2人，另需 3名志愿者负责现场秩序 维护。
5 可行性分析
通过建立献血活动志愿 者服务安排工作信息系 统，实现各部门，各成 员等人员间信息的实时 共享，对人员需求与安 排等各方面数据的采集、 传递、处理、存储、查 询输出一体化 对志愿者人员安排进 行事先计划、事中控 制和事后反馈，从而 合理利用部门的人员 资源，提高工作效率， 提高部门的突发事件 应变能力
5.2 经济可行性分析
设备估计费用 服务器： 相关硬件设备(打印机，网线等) 初始投资为：
1×3000＝3,000 6,00 3,600
软件运行估计费用 假定本系统的运行期为3年，每年的运行费用为： （1）设备维修费。估计每年维修费用平均约为200 （2）消耗材料费。每年消耗材料费约200 系统年运行费用约为400，3年系统维护费用总计为1，200 综上可知系统总的费用为 4，800
华侨大学外部限制
由于华侨大学各个协会组织活劢基本都是以短息和电话联络会员， 信息化程度普遍较低，缺乏信息系统使用的风气和氛围，长期以 来形成的习惯成为最大的阻碍。
3.1解决方案
• （1）建立统一的数据库，统一规划会员课时及空闲时间等的记录， 确保信息的准确性。 • （2）会员报名志愿者服务后，自动生成在某时间段有空的会员名单 安排各时间段的志愿服务。 • （3）能随时根据会员和时间进行志愿者服务人员安排的查询。 • （4）根据无偿献血活动流程、无偿献血的规模（计划进校的献血车 数量、献血人数、献血持续时间）等科学、合理的确定志愿者人数。 • （5）义工服务部建立统一的数据库，输入各个会员每次的服务时间， 自动累积（以便学期结束后统一登记于志愿者证及学期表彰）。 • （6）义工安排的调整会员直接利用信息系统上报，管理者进行通知。
软件分析：该系统开发方案采用简单 的 、 易 于 操 作 的 Visual Basic 和 Access作为开发工具。界面人性化且 易操作，对操作人员的要求不高。由 于现在大学生都拥有一定的电脑知识 ，所以在实施志愿者服务安排工作系 统的过程中，只须稍加些许讲解即可 使相关操作人员理解系统的基本原理 和实际运用，使他们对整套业务系统 的具体性能、操作步骤以及具体要求 有一个更深层次的认识。
随时补充 和变动值 班安排表
反应志愿 者的数量 和趋势
统计会员志 愿时间和志 愿者献血次 数
4.3系统功能
序号 子系统名称 子系统主要功能
1
献血报名系统
献血志愿者报名
报名分析 2 3 4 控制与管理系统 义工值班系统 统计查询系统 报名人数 义工值班表 查询每日献血报名 人数 值班报表 5 值班查询系统 值班人员明细表 产品入库明细表
3.3引入库存信息系统
由于能力有限，我们小组只设计开发了志愿者服务安 排信息系统，统一管理和规划无偿献血活动涉及志愿者服 务安排的所有方面。
4.1总体目标
1
通过献血管理系统， 可以合理配置人力 资源，平衡各献血 报名者以及志愿者 的时间安排，便于 掌握志愿者的分布 和流向。
2
如果献血协会中各部 门实现了信息化，那 么各部门就可以合理 的制定人员值班安排， 同时，各献血志愿者 和老师可以通过网络 随时了解目前献血活 动中报名人数和情况， 及时满足同学与老师 的需求，提高工作效 率。
协会管理人员以及指导老师对生成的报名、 义工报名表迚行统计分析，编制出各种值班 安排，方便各部门和同学的查阅，同时为领 导层制订合理有效的决策提供可靠的依据。
系 统 目 标
管理信息系统的设计---系统设计目标
• 根据分析得出的系统目标，进一步进行 具体的设计，把目标分解为计算机可以 实现的模块，具体目标包括：
4.无偿献血活 劢的志愿者由 无偿献血协会 安排会员担任， 志愿者在迚行 志愿服务之前 接受血站医生 的统一专业培 训。
•
1.将无偿献血 活劢交由无偿 献血协会（原 捐献造血干细 胞协会）全权 组织。
2.改变原先以 行政方式组织 献血活劢的方 法，取消班级 报名，完全自 愿。
3.献血地点有 原先的校医院 改为献血车直 接迚校。
新系统 目 标
将信息公布到网上，并适 时更新，提高志愿者与部 门间的联系，有利于工作 的尽快完成
计算机自动完成某些 工作，节省了人力资 源，减少了精力与时 间消耗，且更准确全 面
5.1 技术可行性分析
硬件分析：该系统开发方 案对硬件的要求不高，目 前小型机和服务器的发展 使得建立高效稳定的局域 网有了良好的硬件基础， 完全能够满足该系统的硬 件要求。
3.2无偿献血活动志愿者安排流程重组
对无偿献血活劢志愿者安排流程重新整合，如当有志愿者想要更 换自己服务的时间段，联系义工服务部迚行调换。要临时取消志愿者 服务的会员，也直接联系义工服务部迚行取消。义工服务部还要再通 知该时间段的负责人，这样浪费了大家的时间和精力，效率低。可以 直接向各个时间段的负责人相互之间迚行协商调换和取消，在义工服 务结束后小组负责人向义工服务部反馈信息。
领取献血证及纪念品
1.4无偿献血活动志愿者安排流程
会 长 各 个 会 员
通 知
通 知
报 记 名 录
各个时间段负责人
Байду номын сангаас
义工服务部
负 责
各个时间段志愿者
安排
确认
调换或取消 反对信息
2.华侨大学内外部约束条件
华侨大学内部约束
由无偿献血协会和泉州市中心血站合作组织华侨大学无偿献血活劢， 有较大的丌确定性。大一的会员普遍没有电脑，信息化水平比较低， 对信息系统的理解及信心丌足。各部门相对独立，信息无法统一。 协会经费有限，丌太可能在信息系统的建设上花费太多的资金。
社会经济效益： 志愿者与会员工作积极性提高，也有利于树立无偿献血协会良好的公众形 象，为社会做出更多的贡献
小 组 成 员 ：
5.3效益分析
直接经济效益： 由于现在信息共享的层面和范围比以前大得多，发现和改正的时间大大缩 短，从而可以减少不必要的支出。志愿者服务安排工作系统的实施，相应 的减少了人力资源的使用，从而减少相应的支出；提高各个人员的工作效 率，无论是对决策者还是会员；决策者与志愿者之间能随时进行信息交流， 提高工作安排的准确性和合理性，加快部门决策的时效性；部门管理水平 提高；对志愿者的信息化管理，避免了很多不必要的机会成本；
华 侨 大 学 无 偿 献 血 活 动
目录
战略规划 系统分析
系统设计
系统实施
1、战略规划
1 2 3 4
项目背景 华侨大学无偿献血活动调研 管理解决方案 总体目标 可行性分析
5
1.1华侨大学无偿献血活动现状：
• 华侨大学无偿献血活劢，一直以来都由校文明办、校医院和泉州市中心血站 合作丼办，献血活劢每年大约在五月和十一月各开展一次。每次开展献血活 劢由各个学院团委组织在班级发放宣传单通知，幵组织献血的同学在各班级 报名。由于献血人数多，每次献血活劢都按学院顺序分开迚行。 最近，学校尝试将现行的以行政方式组织献血活劢的方法迚行一些改迚，把 学校的无偿献血活劢交给学生社团来组织。主要做如下改革：
义工值班安排 义工值班调整
月度值班汇总表
产品出库明细表 数据备份
6
系统管理系统
设置用户权限
4.4系统功能描述
4.4.1献血报名子系统 对献血志愿者报名的原始单据进行核对和汇总，产生索引文件， 以便日后查询。 4.4.2控制与管理子系统 企业可以随时从电脑获得献血志愿者、义工的相关资料。另外， 还可以在协会值班人员与献血人数拥挤时向协会作出预警。 4.4.3义工值班子系统 对义工值班时间进行管理，同时根据各不同时间的限制，及时提 醒各部门最佳值班安排人数与人员。 4.4.4统计查询子系统 学生，献血志愿者，义工查询不同各自献血人数。 4.4.5值班查询系统 志愿者献血与义工值班的明细报表。 4.4.6系统管理 设置用户权限，指令等对系统进行管理和维护。
3
通过对库存系统中 数据的汇总和分析， 产生各种分析报表 和图表，为协会决 策者以及指导老师 提供决策的依据。
4.2系统目标
加强献血志愿者的批次管理，对有有较大人 流量的时间段重点管理，建立先报名先安排 机制，避免报名人员由于过多所造成的拥挤。
加强协会值班人员的值班管理，系统管理人员丌仅要保 证值班人员的数量正确，而且要保证值班人员班次轮换 的顺利，对人数相对较少的时段，相对安排其他日常事 务处理，减少人员因过于闲置而造成的损失。
1.2无偿献血协会组织结构及信息化情况
会长
两名副会长
秘书部
义工服务部
宣传部
捐献造血干细胞小组
外联部
1.3无偿献血活动流程图
填表 体检
休息、写祝福感受
流程图
上车验血、献血
无偿献血活动时，先 填写报名表，之后进行体 检，符合体检要求的上献 血车进行验血和献血，献 血之后下车领取献血证和 纪念品，进行短暂的休息 并写下自己的祝福感受。 一般情况下，志愿者 的安排是填表处4人，体 检处2人，每辆献血车上2 人，志愿者证及纪念品发 放3人，休息处2人，另需 3名志愿者负责现场秩序 维护。
5 可行性分析
通过建立献血活动志愿 者服务安排工作信息系 统，实现各部门，各成 员等人员间信息的实时 共享，对人员需求与安 排等各方面数据的采集、 传递、处理、存储、查 询输出一体化 对志愿者人员安排进 行事先计划、事中控 制和事后反馈，从而 合理利用部门的人员 资源，提高工作效率， 提高部门的突发事件 应变能力
5.2 经济可行性分析
设备估计费用 服务器： 相关硬件设备(打印机，网线等) 初始投资为：
1×3000＝3,000 6,00 3,600
软件运行估计费用 假定本系统的运行期为3年，每年的运行费用为： （1）设备维修费。估计每年维修费用平均约为200 （2）消耗材料费。每年消耗材料费约200 系统年运行费用约为400，3年系统维护费用总计为1，200 综上可知系统总的费用为 4，800
华侨大学外部限制
由于华侨大学各个协会组织活劢基本都是以短息和电话联络会员， 信息化程度普遍较低，缺乏信息系统使用的风气和氛围，长期以 来形成的习惯成为最大的阻碍。
3.1解决方案
• （1）建立统一的数据库，统一规划会员课时及空闲时间等的记录， 确保信息的准确性。 • （2）会员报名志愿者服务后，自动生成在某时间段有空的会员名单 安排各时间段的志愿服务。 • （3）能随时根据会员和时间进行志愿者服务人员安排的查询。 • （4）根据无偿献血活动流程、无偿献血的规模（计划进校的献血车 数量、献血人数、献血持续时间）等科学、合理的确定志愿者人数。 • （5）义工服务部建立统一的数据库，输入各个会员每次的服务时间， 自动累积（以便学期结束后统一登记于志愿者证及学期表彰）。 • （6）义工安排的调整会员直接利用信息系统上报，管理者进行通知。
软件分析：该系统开发方案采用简单 的 、 易 于 操 作 的 Visual Basic 和 Access作为开发工具。界面人性化且 易操作，对操作人员的要求不高。由 于现在大学生都拥有一定的电脑知识 ，所以在实施志愿者服务安排工作系 统的过程中，只须稍加些许讲解即可 使相关操作人员理解系统的基本原理 和实际运用，使他们对整套业务系统 的具体性能、操作步骤以及具体要求 有一个更深层次的认识。