文秘岗位职责及工作流程

行政文秘岗位职责及工作流程
1、负责公司报刊、杂志的收发
传达室签收领取公司领导或部门
2、负责公司接听电话、传达领导的指示
电话铃响两声（做多三声）电话记录单综合部经理初步意见领导批示承办情况收集归档
3、负责公司印章的保管和使用
填写用印申请单部门领导签字分管领导签字用印申请单收集归档（月度汇总、年度汇总转档案室保存）
合同会签单（经部门负责人、副总、总经理签批）会签完毕盖章（合同上必须有经办人签字）
财务报销盖章：分管领导签字总经理签字登记汇总（差旅：IC卡、的票、出差费用；会务费；办公费：通讯费、办公用品、设备、桶装水、抽纸等；招待费：业务招待餐费、烟酒等。

）
４、负责公司文件的收发
收文：
公司内外部文件(公共邮箱、QQ群、及其他信息平台)分类整理经初步筛选相关联文件登记内外部文件接受处理情况表（电子档）贴文书处理签综合部经理初步意见领导批示承办跟踪收集归档
发文：
通过电子信箱下发填写发文稿纸分管领导签字总经理签字填写发文登记表发文（红头及相关重要文件要转为PDF格式，文本格式严格按照公文书写要求，文件编号要根据公司公文要求执行，草稿和发文稿纸要存档）
５、负责公司会务管理
领导安排会议通知、会议签到、会议材料准备、会议室布置（茶水；重要会议：会场条幅、席卡、座位、茶水、香烟、水果等布置）等按领导安排列席并做好会议记录会议纪要起草下发
固定会议：1.周六上午周办公会（公司全员参加，周五上午电话征集议题报领导审定后下发，同时通知相关汇报人员准备汇报材料。

）
2、月度计划总结会（月初召开，月底20号—月初准备公司上月度总结下月度计划，根据各部门上报材料整理，征集会议主题报领导审定后下发，
同时通知相关汇报人员准备汇报材料。

）
临时会议：专题会议等其他会议的安排、通知、材料准备、会场布置、签到、列席、记录、纪要、下发等
６、负责公司证件（复印件）的管理
填写公司证件使用登记表分管领导、总经理签字证件使用蓝印７、负责公司办公用品的发放、登记
申请购买办公用品采购（后勤人员）个人填写办公用品（易耗品）领用表或办公设备（耐用品）申请表发放
健全出入库制度、盘点制度；确定消耗定额、制定节约浪费奖惩制度
8、负责公司烟酒招待用品的登记保管
填写业务招待申请表（物品领用申请表）分管领导签字总经理审批（计入招待费用登记；确定单价、数量）发放月度盘点
９、受相关领导委托，负责公司各种文字材料的草拟。

（半年总结、全年总结报董事会）
10、领导安排的重点工作及办公会、专题会议等各种会议纪要的跟踪调度考核。

11、负责领导交办的其他工作。

12、财务流水账明细的记录。