重庆首地房地产开发有限公司工程资料档案管理制度(试行)

重庆首地房地产开发有限公司

工程资料档案管理制度(试行)

1、编制目的

为建立重庆首地房地产开发有限公司(以下简称“重庆公司”)在建项目工程资料档案管理标准,使工程资料档案管理规范化、制度化,根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准以及首地集团工程资料档案管理要求,结合重庆公司实际,特制定本制度。

2、适用范围

本制度适用于重庆公司投资建设的所有开发项目,及工程资料管理人员对工程文件材料的收发、流转、归档、备案、查阅等各环节文控管理,以及对工程电子档案的收集、整理、备份管理。

3、管理原则

1.工程文件材料应随工程进度同步收集、整理,并按规定移交；

2.工程各参建单位应确保文件材料的真实、有效、完整和齐全,不得随意对其进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。

4、管理职责

4.1重庆公司总经理办公会

4.1.1审定《重庆公司工程资料档案管理制度》。

4.2工程部

4.2.1负责编制并修订《重庆公司工程资料档案管理制度》;

4.2.2工程部经理:作为工程实施及现场管理的责任人,组织开展工程档案管理工作,协助配合工程资料管理各项工作的顺利进行；

4.2.3工程专职资料管理员:作为工程文档管理的执行者,负责工程开发建设全过程资料档案管理工作,包括工程资料档案的建立、收集、发放、整理、归档、移交、保管、保密等；

4.2.4工程资料管理人员负责工程参建各方进场后的档案管理交底,并在工程实施过程中监督、检查各施工单位和监理单位对所负责项目工程文件材料的收集、整理归档工作；

4.2.5负责督促公司开发设计部、合同预算部定期将相关资料整理移交工程部归档,并建立相应台账；

4.2.6负责定期将重要档案整理移交公司综合管理部；

4.2.7负责收集、整理并向首地集团移交需归档的重要工程文件(具体文件详见附表1);

4.2.8工程竣工后,在规定时间内组织参建各方进行竣工档案移交及工程实施过程文件材料销毁工作,并按规定向公司档案室办理档案移交工作。

4.2.9负责将工程资料档案移交物业公司。

4.3开发设计部

4.3.1 负责将项目相关报批报建成果文件交由综合部存档并签署交接清单,将报批报建上报文件和成果文件复本及文件清单交由工程部归档,同时将其复本留存。

4.3.2 负责将本部门归档资料及项目重要的工程设计资料(详见附表1)建立相应台账,定期整理移交工程部归档。同时将其复本和电子版留存。

4.3.3负责按集团设计管理部要求上报相关报批报建成果文件(详见附表1)。

4.4合同预算部

4.4.1负责将本部门归档资料及项目重要的工程成本、招采资料(详见附表1)建立相应台账,定期整理移交工程部归档。

4.4.2负责按集团成本采购部要求上报项目重要的工程成本、招采资料(详见附表1)。

5.工程资料档案管理

5.1工程资料档案管理的归口部门为工程部,并设置专人负责工程资料档案的管理工作。开发设计部、合同预算部配合进行有关报建、设计、招标采购、合同预算和成本资料的定期归档工作。

5.2配合部门归档范围为本部门主办的批文、发文、会议纪要、总结、报告、简报、合同类文件、招标文件、管理过程文件、首地集团要求移交的项目档案(详见附表1)等。

5.3配合部门移交工程部的档案应包括纸版资料、电子版资料(若有)和相应台账。

5.4工程部专职资料管理人员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。

5.5工程部及相关部门应在首地集团对口部门要求的时限内及时备案重要的工程文件(详见附表1)到首地集团相关职能部门。

6、工程资料分级管理

6.1为加强公司工程资料档案管理,根据资料的重要性程度,对工程资料实行分级管理,管理等级分主控文件和一般文件。

6.2主控文件以“★★”表示,一般文件以“★”表示,详见附表1。

7、工程资料的收发管理

7.1.1对于公司内部统一模板表单,要求施工单位报送时不可随意更改原表单格式,内容填写规范、表单编号正确方可进行流转；

7.1.2工程资料管理人员须建立收发文薄,对外收发文件材料要求必须进行收、发、流转登记、签收,跟踪、催办流转过程,使文件的流转处于受控状态(详见附件3、4、5、6)；

7.1.3要求工程专职资料管理人员于每月底组织施工单位、对关于本月所发生的文件材料(特指:设计变更、技术洽商单、施工图纸、施工方案、收方单、签证单、工程进度款审核等)事宜进行清理核对并形成记录,对于未及时完成流转归档的文件进行追踪。

7.1.4工程纸质文档归档

工程实施过程中,建设单位、监理单位、施工单位应按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2020)及建委、城建档案馆的要求,收集、整理、归档各类工程档案。建设单位工程部专职资料管理人员应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求进行检查,确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步。

7.1.5工程文件的主办人员在文件产生后三天内向工程部专职资料管理人员移交文件书面文本或电子文本,由专职资料管理人员分类归档,并做好相关登记(附表2:工程资料归档管理台账)。

7.1.6 开发设计部在接到设计单位领取初设、施工图纸的通知后,应派专门人员在3天内领取,施工图纸的变更图纸、零星出图在通知当天领取。图纸领取完毕后交由工程部专职资料管理人员登记、发放。

7.1.7工程部专职资料管理人员应及时发放图纸,并做好施工图纸发放登记；监理单位、施工单位领取图纸时应有公司工程部专业人员确认。

7.1.8工程部专职资料管理人员应适时与设计单位进行施工图纸目录、图纸接收情况的核对工作,保证工程人员所使用的施工图是最新版。7.1.9 各项目归档文件档案盒脊背文字样式为XX公司XX项目XX期(标段)+年份+文件类别。

7.1.10文件类别按政府、建设单位、施工单位、监理单位、供应商、其他等大类区分,文件类别的细分名录可根据需要按以下原则命名。

第一册: 政府文件

第二册: 公司管理制度

工程部人员架构及职责

工程管理制度

工程类表单

第三册: 公司内部往来文件

报公司及各部门文件

公司下发文件

概预算文件

目标成本文件

招采、合同文件

结算文件

审计文件