论中小企业采购成本控制

论中小企业采购成本控制

作者：刘曾泽李宏伟

来源：《现代商贸工业》2018年第05期

摘要：中小企业经营发展所需要的成本并不少，但本身资金并不一定足够，所以要在各方面精打细算，使和财务有关的活动成本能按照预算标准执行，如此企业整体的成本就处于控制状态中，其中的采购成本也就不会失控了。在实际中，中小企业的采购成本有时会处于失控中，这和企业本身的成本控制制度不健全有关，也和采购制度以及其他方面有关，相关人员就要从这些方面入手，使采购成本能尽量减少，不会给预算造成太大麻烦。

关键词：中小企业；采购成本；控制措施

中图分类号：F25 文献标识码：A doi：10.19311/ki.16723198.2018.05.013

中小企业在采购成本控制方面，先要制定相关目标，通过目标的实现来确认采购成本控制是可行的，并且最重要的是相关人员要将控制措施贯彻落实到采购中。本文主要针对中小企业采购成本控制进行讨论。

1 采购成本控制对中小企业发展的重要意义

中小企业在制定短期和长期发展战略目标时，都会将利润最大化作为首要目标，利润最大化不是靠着提高产品价格或提高产品销售量实现的，有时更要看成本消费，如果成本消费低于预算，相关的利润自然会提高。在成本控制中，不仅指成本消费过程的控制，还指采购、生产等过程中的控制。在控制中，经常会对采购成本进行预算编制工作，并将编制的预算额作为参考标准，一旦在采购中，出现超过标准的财务活动，要及时对超预算部分进行原因分析，看是否有必要追加投资，如果有应对措施，还要及时对采购整个过程进行调控，使采购整体成本不会发生太大的变化，至少不能超过预算范围，如此采购成本便能被控制。此外，中小企业在发展中，经常会采取囤货的方式，试图使企业产品成本能降低，进而达到利润最大化的目的，但囤的货在保质日期上会有限制，尤其是一些食用品，这会造成相关的时间成本以及保存成本的增加，所以总的来说，这种囤货提高利润的方法并不可取，从采购以及生产销售等方面的成本消费控制入手，才是企业长期发展最有力的措施和手段。

2 中小企业采购成本控制现状

中小企业内部业务属于“麻雀虽小，五脏俱全”状态，但因为资金有限，再加上中小企业都有壮大企业的雄心壮志，所以会将工作重点放在企业发展上，也就是和产品生产以及销售等相关流程中，而对相关制度的建立并不是很热衷，所以在成本控制方面的相关制度和系统成熟程度并不能支撑起日臻完善的企业业务，所以成本控制落实下过总是不显著。要知道有了健全的

成本控制系统，各部门的财务活动在发生时才会有约束，才会受到严谨的监督，而成本控制考核等方面也有参考标准。但在实际中，这些都是缺少的，所以企业各个部门的财务活动发生很不规范，在发生时，也没有相关的责任人来加强对财务活动的管理，所以财务才会超预算。在成本控制目标上面，企业也没有作出具体的预算编制，所以所有的财务活动消费很随便，在实际成本消费与预算编制相差甚远时，企业只会后期追加，却没有对这些原因进行详细分析，也没有在后期采取控制措施，所以企业每年的利润总额总是不如人意。在企业进行投资或产生经营销费时，这些活动是否合理，在经济上是否可行，并没有得到很好分析。在成本控制管理中，管理不到位表现的更是很明显，企业针对成本管理采取的措施并不全面，而是有的放矢，且没有将重心放在采购或生产方面，而是将其作为表面工作，使其流于形式，并且没有建立财务成本控制人人有责的制度，所以大多数的员工在工作时，并不会有为企业节约成本的意识，所以无意间就造成了很多成本的浪费，但是成本控制工作，比如采购成本控制并不是只依靠领导人员或财务部门的工作人员就能控制的。另外企业在进行成本管理时，应将预算编制融合到成本管理中，并对结合后的目标进行制定，以便使最后的成本消费不会超出预算，但这些在实际中，恰好相反，所以中小企业在成本控制上做得不是很好，采购成本控制更是不能得到保证。

3 中小企业采购成本控制措施

3.1 健全采购相关制度

只有健全采购方面的相关制度，才会使有关成本方面的采购合同保持合理，使供应商选择等方面有据可依。在此方面主要包括两方面，其一企业有专门针对货物质量进行验收评价的部门，企业可以使该部门才遇到采购成本控制中来，首先使其对供应商进行选择，物美价廉的供应商作为首选，在货物价格商定方面，财务部门必须全权参与其中，在经过上司领导同意后，相关人员才可将价格方面的相关事项记录到合同中。企业还要建立审核部门，每一笔采购资金流出之前，都要经历层层审核，审核人员要责权分离，以保证审核的公正客观性，审核完毕，还要签字认证。在采购渠道方面，要不断进行改革，并对采购渠道的利用过程进行监管，防止采购人员中饱私囊。要采购的货物不止一种类型，相关负责人要根据货物特点、重要性以及采购人员的性格等方面进行采购类型人员分配。要保证采购人员的采购渠道是合理统一的。其二针对采购合同，按照相关制度进行管理。采购合同的建立对合作双方长期保持友好合作关系大有裨益，所以要对合同内容进行严格制定，毕竟内容不严谨，很容易造成漏洞，造成成本损失。在采购合同中，内容有针对采购人员的，主要指禁止采购人员吃回扣，与供应商发生不良好合作关系的行为，如果有此行为，供应商要为自己的不妥行为付出财务方面的补偿代价。此外关于货物退货成本变化以及赔偿方面、购物量多的返利方面等都要作出明确规定，相关的文字表述不可模棱两可。当然对于长期合作的供应商，企业也会在采购方面做出优先选择，并将大量的份额交给供应商，所以供应商应保证无论何时，都能在有效期限内准备好优质的物资。

在采购方面，还要注重内部管理，使采购的交易链能更加完整，有更多优秀的供货渠道，使中小企业生产发展所需要的货物或原材料供应不会发生缺失，如此采购成本消费很容易处于稳定状态，并不会发生突然增加现象。

3.2 构建采购成本控制监督平台

在采购成本控制降低过程中，要保证采购成本长期处于稳定状态，还要建立相关的监督平台，使成本控制措施落实的相关过程以及成本消费过程都在监管中，并且定期对监管结果进行审核分析，该监督平台的监督人员可广泛到每个工作人员，使工作人员在这样的成本控制环境中，强化成本既节约意识，如此在生产环节，对原材料的处理就会更加谨慎小心，以保证不会造成原材料的浪费，如此采购量就会降低或采购持续期限会加长，这也是在节约采购成本。该监督平台的运行需要全员参与，这其中也需要企业领导人员建立组织结构，该组织主要对监管效率进行审核，以便在效率低下时，采取提升措施，在效率高时，对参与监督的员工采取奖励制度。该组织还应将监管点放在采购人员上，在发现采购人员随意更改采购渠道或中饱私囊以及与供应商发生不良交易的情况时，要及时对这种情况进行处理，对采购人员进行处罚，并对该类型货物的采购人员进行重新安排。

3.3 对供应商体系进行分级管理

企业生产所需要的物料类型不止一种，这些物料重要程度也有主次之分，所以没有必要将所有的物料都放在同一个供应商上，建立健全的供应商体系，并对物料进行分类采购，才能保证物料在供应过程中不会因为和供应商关系恶化而中断，在进行分级管理的过程中，每种物料的质量管理和成本管理也落实效果也比较好，这也是在提高资金的使用率。对于重要、采购量多的物料，可以选择公开招标方式，从中选择报价与理想价格接近、资质比较高的供应商，企业可以与该供应商搞好关系，以建立长期合作联盟。在数量较少、比较次要的物料采购中，可以就近选择物料质量比较好，价格比较公允的供应商，并尽可能使其提供运输服务，如此采购中的运输成本也能降低。另外建议企业实行零库存战略，如此仓库货物的存储成本和维护成本也会降低，更不会造成物料质量下降情况，所以还要和供应商进行商讨，确定后期集中补充采购的相关合作。

对于供应商体系中的供应商，也是要进行管理的，无论是长期合作，还是短期合作，都要以保证采购质量、数量以及成本控制为目标。企业还应为供应商建立相关的资料数据库，以便快速有效选择合适的供应商，在数据库中，可以根据物料的重要程度和特点等，对供应商的信息进行分类，便于选择对比，对于每种类型的供应商进行正确管理。

3.4 采购成本控制的其他措施

关于采购成本控制方面，还有其他的一些措施，其一在供应商评价方面，除了建立相关的材料档案数据库外，还要建立相关的评价体系，该体系可以对供应商进行全面分析，并自动从