档案馆信息化建设综述

档案馆信息化建设综述

摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，20世纪末开始的计算

机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行

了一些讨论。

关键词：信息化；信息化建设；原则

1 为什么要进行档案信息化建设

1.1 21世纪是信息化的时代，对于档案信息电子化的要求越来越高，档案的电子化保管和收

集都与以往不同，要解决诸此类的问题，唯有一种方式，那就是把档案馆进行数字化式的管理。所以，档案馆对档案利用和保管就要紧跟上时代的发展，不能总是停留在原始性的纸制

档案的利用和检索层次上，这样会让很大一部分电子信息资料不能采集、收藏并给广大用户

提供利用，若出现意外现象如保管不善的原因，还会使一部分电子档案造成被清洗或者丢失

的结果。这将是档案保管工作的重大的损失，是再也无法补救的错误。

1.2 现在，随着时间节奏的加快，人们的紧迫意识越来越强，对于档案管理人员每当做出重

大决策时，都需要准确并迅速地传达到各级职能部门，而各级职能部门的具体工作也要及时

快速的反馈。社会层面上的广大用户对档案信息管理需求一直在增加，这些相关因素都会使

目前档案管理部门跟上发展的进度，使信息保管和对外服务的职能尽快转变落后的、传统的

原始的管理方式，利用现代化的信息检索手段，以高层面、多功能的方式，来提供服务职能，使得档案馆管理的信息能够及时快速并方便地给社会提供最优化的服务。

1.3 档案管理的信息化，可一次投入，多次产出，远程服务，资源共享；可缩短二次文献信

息的编著时间，提高档案信息利用的时效性；可提供丰富的具有地方特色的知识，进行档案

需求者考出研究等。

1.4 传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录

到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，极大的减

轻了工作人员的负担。

2 档案信息化建设的主要内容

档案数字化，信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化、管理手段的现代化，档案存储环境控制的科学化。加快档案信息化建设要做好以下几方面的工作：

2.1 加强领导，提高认识。要拓宽各级领导的知识领域，在提高领导信息化水平方面多进行

一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。加大投入，增配软、硬件

设施。

2.2 引进和培养信息化建设人才。要培养和造就一大批具有档案、图书、经济信息、科技信息、信息技术开发与服务等多方面才能的数字化档案管理人才。这要求我们调整档案管理人

员结构和知识结构，培养一批具有相关专业知识的技术人员进行日常维护、维修，从而保障

各种专业设施的正常运行。同时加快各级档案管理人员的知识结构，加强现代知识的学习，

掌握基本的计算机知识、网络知识、数据库管理知识及电子文件的管理知识，具备一定的适

应数字化建设发展需要的基本技能。

2.3 要正确处理传统与现代化的关系，正确解决数字化进程中录入与检索、保密与开放、资

源共享与资源权属关系等问题。正确处理纸质档案与电子档案的关系，纸质档案的信息内容

附在纸质载体上，与纸质载体密不可分，因此真实性和原始性容易鉴别，凭证作用和法律效

力也就比较强。但受载体形式限制，纸质档案信息密度比较小，所需存储空间比较大。

3 探讨国内档案信息化建设的方法

3.1 档案信息化建设的研究已进入了比较稳定的阶段并趋于成熟。自2002年以后每年发表的

文献在数量上呈现上升之势。随着档案信息化相关的一些新的法规政策的出台和相关实践的

开展，对档案信息化的研究呈现出多样化态势。可以预计该主题在今后一段时间内仍会是研

究的热点问题。

3.2 理论研究与实证研究并重。首先，历年关于档案信息化建设理论研究的文献数量都排在

第一位，理论性文章在研究角度上也趋于衍生化。如有学者对档案信息化建设中的一些方法、技术可能产生的伦理问题给予了积极的关注，这说明对理论的研究正在趋于深化。其次，在

检索到的目标文献中，来自不同领域的学者多根据自身的职业特点与档案信息化建设相结合，从实际工作情况出发，揭示在信息条件下相关档案业务的发展变化，总结适合本领域的科研

成果。

3.3 对该主题的研究显示出广泛性与发展性。首先是在研究主题上，在以理论研究为重点的

同时对具体策略，技术手段等的研究也逐步增多。其次是在研究领域上，在以档案专业的学

者或业务人员为主要研究主体的基础上，图情研究工作者、军人、科技工作者也积极参与研究。如在期刊分布中能源、水利方面的杂志中已出现对档案信息化建设研究的文章。这些文

章立足于专业特色又与档案学有所交叉，注重结合新的时代背景提出新的想法与见解，从而

促进着档案工作实践和档案学的发展。

3.4 目前研究中存在的问题：对国外该领域的发展现状进行研究的文章较少，多是偶尔涉及，缺乏深入系统的研究。研究人员分布不均。目前研究的主体主要集中在高校的理论研究者。

这些研究者多分布于经济比较发达的地区，西部、中部、北部经济发展缓慢的地区对其进行

研究者很少。有人认为是由于欠发达地区投入资金太少，从而导致缺乏必要的设备和实践基础。因此，经济欠发达地区更应加强档案信息化建设的研究，以探索出一条低成本、高效益

的发展途径。

4 未来档案信息化建设的发展趋势

面对档案信息化建设进程的不断加速，档案馆藏模式会呈现出实物馆藏与数字馆藏的混合并存，文本传递服务与网络服务并举，卷宗管理与知识管理有机融合，档案工作人员由档案管

理员向导航员转变等趋势。也有学者从内部调整，外部重组，横向联合三个方面对信息化建

设过程中档案管理工作的改变及其变化发展的主要趋势做了深入的剖析。数字档案馆的建设

作为档案信息化建设的长期发展目标之一，有些学者也对它的发展趋势进行了分析。认为伴

随着计算机网络技术的不断发展，档案部门将会逐步明确数字档案馆的建设方向，而且在数

字档案馆的建设中将会逐步探索出相关的经验和成熟的理论。可以预见，未来的数字档案馆

时代，全球档案馆将会联结成一个巨大的档案信息网络，形成一个巨大的信息空间，档案信

息在网络上被传输、检索和利用。

结束语

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，

档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的

提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，只有克

服困难，与其他行业同步发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地服务社会。

参考文献

[1]陈忠海，孟祥喜.1997-2007年国内档案信息化建设研究综述[J].档案学通讯，2008（5）:4-7.