酒店管理之十采购部

第十章采购部

第一节部门概述及组织结构

一、概述

采购部是负责酒店采购工作的职能部门。采购部在酒店统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进行。

采购部的采购工作，必须严格执行酒店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格控制采购成本。采购部员工必须树立“一心为酒店“的采购供应意识。

二、组织结构

第二节岗位职责及素质要求

一、经理

直接上级：财务总监

直接下属：采购主管

岗位职责

1．直接对总经理和财务总监负责。主持采购部的全面工作。审批所有的采购单和订购单，确保各项采购任务顺利完成。

2．参与大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行情况。

3．指导下属开展业务，不断提高业务技能。

4．熟悉和掌握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资采购负有领导责任。

5．要按计划完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内做到开源节流。

6．负责本部门员工的业务培训计划的制定和实施，抓好员工的思想工作。

7．有计划地组织部门员工参加学习。

8．主持采购部的日常工作，协调采购部与酒店各部门之间的关系。

9．完成总经理临时交办的各项工作任务。

10．接受总经理和财务总监及成本控制部经理的监督。

素质要求

基本素质：有高度的责任感和事业心，不假公济私，不以权谋私泄露业务机密；有较强的领导和协调能力；能独立指导部门运作；遵纪守法。

自然条件：年龄30岁以上；品貌端正，气质高雅，待人和蔼。身高：男1.74～1.78米，女1.65～1.68米。

文化程度：大专以上。

外语水平：具有旅游酒店英语中级水平。

工作经验：具备3年以上酒店采购工作经验，2年主管以上管理工作经验。

特殊要求：熟悉采购程序和采购内容；了解海关对进口业务颁布的法规及国家有关税收政策；掌握市场行情和酒店的供货渠道。

二、采购主管

直接上级：采购经理

直接下属：采购员

岗位职责

1．编制每旬市场价格表，掌握新的产品供应来源和季节性产品资料，及时提供给上司参考。

2．负责与仓管部的联系，及时处理产品质量问题和督促供应商及时送货。

3．按上司指派，进行外出采购。

4．协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。

5．协助上司审核供应商的发票、送货单、报价或订购单等。

6．搜集采购样本或安排供应商示范。

7．向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏情况，并负责向有关方面申报赔偿或报关损耗。

8．负责进口物品的报关工作，并安排提货事宜。

9．配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购要求。

10．负责属下员工培训，检查员工纪律，完成上级分配的其他工作。

素质要求

基本素质：遵纪守法；有较强的协调能力；具备较高的工作责任感，不以权谋私，保守业务机密。自然条件：年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。身高：男1.74～1.78米，女1.65～1.68米。

文化程度：大专以上学历。

外语水平：具备中级英语水平。

工作经验：具备5年以上酒店工作经验及两年以上采购工作经验。

特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。

三、采购员

直接上级：采购主管

直接下属：无

岗位职责

1．根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。

2．力争使酒店所购的产品价平物美。

3．对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。

4．与有关供应商保持良好关系。

5．负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。

6．协助仓库搞好物品入库的验收工作。

7．及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。

8．做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。

9．积极参加培训，遵守酒店纪律，保持与酒店有关部门的良好关系，完成上级分配的其他工作任务。

素质要求

基本素质：遵纪守法；有自我约束力，不以权谋私，不假公济私，不吃回扣。

自然条件：男，女均可，年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。身高：男1.74～1.79米，女1.65～1.69米。

文化程度：高中以上学历。

工作经验：3年以上酒店采购工作经验。

特殊要求：对工作认真负责，勇于克服困难。

四、采购部文员

直接上级：采购部经理

直接下属：无

作。

岗位职责

1．根据部门经理要求，草拟各类报告并打印、发放。

2．做好酒店内部各类文件和有关采购申请、合同等资料的整理、归档工

3．做好有关会议记录。

4．负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作。

5．协助上司做好与各部门的联系工作。

6．负责部门员工的考勤工作。

7．整理每天的采购单和收据等，并编制每周进货汇总表。

8．协助经理落实有关进口货物的书面申报工作。

9．积极参加培训，遵守酒店纪律，完成上级分配的其他工作。

素质要求

基本素质：遵纪守法；具有高度的责任感和事业心；具有一定的公关能力。

自然条件：女性；年龄在20岁以上；品貌端正，身体健康。身高：女1.65～1.69米。文化程度：大专以上学历。

工作经验：1年以上酒店工作经验。

特殊要求：熟悉采购程序和各个采购环节；有很好的文字表达能力；会使用电脑。

第三节工作程序及标准

一、采购工作基本程序

1．所有的采购申请应尽量通过库房来提出。所有的采购任务都由采购部完成。

2．所有采购的物品(包括服务合同)要由3个竞价中选出，如果没有3个竞价，采购部必需说明原因。

3．采购部要对所购物品的质量及价格负责，并保证物品按采购申请单上的日期供货。

4．如果提交采购申请单或订货单后，价格上涨，采购部要查看其他供货商的价格并报知成控经理，最后由财务总监和总经理决定、批准。

程序：

采购项目授权申请人单据／文件

食品总厨／食品库保管员市场单／食品和饮品申请表

干货总厨／食品库保管员食品单

饮品酒水库保管员饮品单

物品物品库保管员采购申请单

工程备件工程部采购申请单

固定资产申请部门采购申请单

维修等服务项目申请部门备忘录及有关所需服务的说明采购申