国际商务信函的文体特征

国际商务信函的文体特征

作者：韩蓉

来源：《教育周报·教育论坛》2019年第50期

在國际贸易往来中，常通过商务信函进行书面形式的沟通交流。商务信函是指在日常商务运作中，为了传递信息、进行商务活动、彼此建立联系或相互沟通而使用的信件。随着经济全球化的发展，商务信函在国际贸易中发挥着极其重要的作用。为了进一步开展业务，人们越来越多地使用信函（包括电子邮件）来促进彼此之间的交流。

国际商务信函的写作必须规范，其所使用的语言为商务英语，这种语言与一般英语相比，具有不同的文体特征。商务信函的文体特征主要体现在句法层面和语篇层面，这些特征需要写信人学习和掌握。

一、句子结构特点

商务信函的主要功能是准确地传递经济信息，建立贸易关系，在一定时期内达到预期的效果。为了有效地进行经贸交流，国际商务信函中往往综合使用各种句式，除简单句之外，更常用的是并列句和复合句。

国际商务信函中的英语是正式的书面语，为了保证精确的句式和严密的逻辑性，常将若干连续短句组合成并列句或复合句。由两个或两个以上简单句并列组成的句子称为并列句。比如这个例子：“因意外造成的损失或损害可导致索赔，申请验证必须立即通知下述公司代理人。”当描述一个带有因果性的事件时，所用的各分句之间是相互关联或互为条件的，这时通常用复合句来表达多层次的复杂逻辑关系，以充分体现其相互关联的含义。复合句的结构虽然要复杂一些，但表达效果更加透彻全面。以下是一个复合句的例子：“若买方未将信用证在装船日期前45天送达，;卖方有权取消本单销售合同，且有权向买方索赔由此造成的损失。”

国际商务信函用语要求具备严谨、准确的风格，因此，并列句和复合句的使用很普遍，以取得更好的表达效果。

二、语篇结构特点

国际商务信函的写作不仅要注意词语和句子的使用，信函的整体语篇结构也是非常重要的。

1.外在格式

一份正式、完整的商务信函应由以下六个部分组成：（1）信头，包括发件人的地址和写信日期。可以齐头写，也可逐行缩进。注意这里有美式与英式的区别，美式写法在每行末尾不加标点，而英式写法需在地址的前几行末尾加逗号，最后一行加句号。（2）信内地址，应包括收信人的姓名、公司名称、街道地址、所在城市、州（省）、邮编和国别。这一部分在中文信件里通常是没有的，因而在写国际信函时容易被疏漏，需特别引起注意。（3）对收信人的称呼，不可直呼其名，而应写对方的姓。若信函是写给对方单位，或收件人姓名不详，可用“亲爱的先生/女士”。（4）正文，这是商务信函中最重要的部分。为了提高交流沟通的效率，商务信函的正文通常遵循固定的文本格式，一般有三段：第一段往往是一两句简短而客气的开头;第二段详述写作此函的诉求，或者是对前面来函的答复;最后一段归纳上文或提出期望。

（5）收束套语，其第一个字母要大写，结尾后面要加逗号。这一部分的位置比较灵活，可以左对齐或右对齐，也可居中。（6）落款，即写信人的签名，应先是亲笔手签，再加机打姓名，有时后面还要加上写信人的职务或头衔。

此外，若信函中附夹有票据、证单之类，应在落款项的下一行，左边齐头注上“随函附寄（Encl.）”。

商务信函的版式是多样的，可根据公司要求或个人喜好灵活选用。使用较为广泛的有三：第一类是“顶格”式，即每行文字都顶着左边距往右写，段落之间需空行。第二类是“缩格”式，每段的第一行应从左边距往右缩进4至5个字母。第三类是“半顶格”式，也称作“带缩进段落的顶格式”。此种版式将日期和编号固定在右边，以便存档和检索;写信人落款居中，信头在左上方;正文中每段的第一行都要缩进。

2.;内在连贯

这里所说的是指信函正文里的各段落之间要用内在的逻辑连贯起来。我们知道，文本是由句子交织在一起构成的，但这些句子并不是简单地堆砌在一起，必须通过内在的逻辑相互衔接起来。商务信函中的衔接主要有四种类型：;（1）第一种衔接被称为参照，是指在文本中使用另外的内容作为参照，以避免对前文提到过的冗长信息进行不必要的重复，从而更加连贯和简明。（2）第二种衔接方式是替代，指用同一类词中的一项来替代另一项，可以是名词、动词短语或从句等。（3）第三种为省略。句子中若某个短语或意思在前一句若已出现过，那就将之省略，以凸显新信息，使文本衔接更紧密。（4）第四种是词汇衔接。比如要补充说明，我们可以用以下词汇：而且、此外、还有;要表达事态的转折，则用：但是，可是，不过;为了表达顺序，有这样一些词：首先、然后、接下来、最后……综合运用各种方式，可以使信函正文的内容具有内在的逻辑性，成为有机的整体。

商务信函是国际经贸活动中的重要交流方式。一份格式规范、语言得体、逻辑严谨的信函往往能给交易伙伴留下深刻的印象，同时也为己方的公司树立起良好的企业形象。因此，研究国际商务信函的文体特征具有重要意义。我们必须了解商务信函的句子结构和语篇特点，遵循

其写作原则和方法，才能写出规范正确的信函，从而能够更方便、有效地进行沟通与交流，促成交易的达成。

参考文献