全国学位授予信息年报系统使用说明

全国学位授予信息年报系统

使用说明

教育部学位与研究生教育发展中心

二○○七年十一月二十五日

关于全国学位授予信息年报系统的说明

一、全国学位授予信息年报工作流程

按照国务院学位办建立的“三级管理、分级负责”的信息管理体系，全国学位授予信息年报工作主要涉及全国学位与研究生教育数据中心（国务院学位办委托教育部学位中心建立，以下简称“数据中心”）、省级学位办与军队学位办、学位授予单位三个层次，其工作流程如图1所示。即：各学位授予单位按年度采集信息，报送各省级学位办；各省级学位办和军队学位办对本地区或军队学位授予单位上报的信息进行信息审核和数据校验工作，并采用网上年报的方式将本省学位授予信息报送至数据中心。数据中心对有关信息进行汇总、统计分析，完成对数据的日常管理和维护，并将信息报国务院学位办。

全国学位授予信息年报工作流程图1所示：

图1全国学位授予信息年报工作流程图

二、全国学位授予信息年报系统

“全国学位授予信息年报系统”按照全国学位授予信息年报工作流程分成三个客户端：学位授予单位客户端、省级学位办客户端和数据中心客户端。其功能如图2所示：

图2全国学位授予信息年报系统图

（一）学位授予单位客户端

1．程序流程

2．功能说明

学位授予单位客户端是一个单机版的软件系统，主要功能如下：（1）用户管理

用户名和密码是学位授予单位客户端用户的唯一身份识别信息，首次登录的用户名为“1”，密码为“1”。用户须使用“用户管理”模块中

的“修改用户名”和“修改密码”修改系统用户名和密码，并牢记自己的用户名和密码。

（2）系统设置

系统初始化：首次使用系统必须进行系统初始化。初始化内容包括选择学位授予单位、确定学位授予信息年度。

系统升级：完成客户端的升级。

代码库：方便用户查询代码。

（3）信息采集

三种信息采集方式：逐个信息录入、DBF文件导入、数据汇总。

数据录入：逐个信息录入，用于一次采集一位学位获得者的信息。

文件转录：完成DBF文件导入。对已经存在的学位授予信息DBF 数据文件，用“自动对应”（适用于原DBF文件与本系统数据结构完全相同的情况）或“人工匹配”（适用于原DBF文件与本系统数据结构不完全相同，但内涵一致的情况）转换为本系统相对应的字段后，导入到年报系统。

数据汇总：主要解决多个客户端采集信息后的数据汇总问题。用户可以选择一个或多个由学位授予单位客户端生成的上报数据文件（如:学位授予单位各个院系上报的文件）进行汇总，将上报数据文件中的信息汇总到主用户正在使用的客户端中。

除此之外，其他与信息采集有关的功能还包括相片导入、数据修改、批量修改等：

相片导入：学位授予信息年报系统对于相片的导入采用两种方式，

分别介绍如下：

①系统数据库中预留“照片名称”字段。若学位授予单位其它系统数据文件中存在关于照片名称的字段信息，可以将该信息以dbf表的形式通过系统中“文件转录”功能录入到系统相应数据记录的“照片名称”字段中，“相片导入”模块在用户选择的存储路径下选择与“照片名称”字段相匹配的照片并存储到系统数据库中。

②若系统数据库“照片名称”字段为空，“相片导入”模块可在用户选择的存储路径下选择以一定规则命名的照片存储到系统数据库中。目前系统可选择以下规则命名的照片：XX号.jpg，XX-毕业证书号.jpg；系统还支持一定X围内自定义规则命名的照片，如定义照片名规则为XX-学校代码.jpg。

数据修改：用户选择一条具体的数据记录修改信息。

批量修改：用户通过查询条件选择某一类有共同特征的数据记录作批量修改。

（4）生成上报文件

数据校验：学位授予单位需对采集的学位授予信息进行校验。数据校验错误信息包含两类：一是不符合逻辑校验规则的错误信息（比如：XX、获学位日期为空）；二是重复信息。对于不符合逻辑校验规则的错误信息必须修改，否则系统不允许生成上报数据文件；对于重复信息，系统提示用户进行核实确认，如果确实无误，可以选择通过数据校验，如果有错误，则需要修改后再进行校验。

生成上报文件：通过数据校验后系统可生成数据上报文件。各学位

授予单位将上报文件递交给有关省级学位办。

（5）数据分析

年度数据分析：对当前年度的数据进行统计分析，统计形式包括图表形式和报表形式。将8类学位授予信息分成四大类进行分类统计：博士学位授予情况统计、硕士学位授予情况统计、学士学位授予情况统计、学位授予总体情况统计。对于博士和硕士学位授予情况，学位授予单位客户端从“按学科门类统计”、“按一级学科统计”、“按二级学科统计”三个视角进行统计，对于学士学位授予情况，从“按学科门类统计”、“按专业统计”两个视角进行统计。各个学位授予情况统计分析的具体数据项包括“授予人数”、“平均年龄”、“平均学习年限”等十几项内容。

历史数据分析：由用户选择统计分析的起止年度，系统将对该年度X围的所有数据做统计。

（6）信息备份

备份数据：对当前年度以及历史年度的全部数据生成数据备份文件。

还原数据：利用系统的数据备份文件进行数据恢复。

数据结构：用户可以查看八类学位授予信息基本情况表所对应的数据机构，并可以将数据结构以Excel或者DBF格式存储。

导出到DBF：将当前年度的数据导出到DBF中，同时允许用户导出与系统数据结构完全相同的空DBF表。

3．注意事项

（1）系统初始化

请首先进行系统初始化，设定正确的年度、学位授予单位。

（2）文件转录

最好事先按照给定的DBF表结构做好DBF表，然后进行文件转录，可以使用“自动对应”功能，比较简单方便，否则，必须逐个选择对应字段。如果已经使用原“全国学位授予信息管理系统”做好了数据文件，可以使用“数据文件（博士、硕士）转换程序”将原“全国学位授予信息管理系统”生成的DBF文件转换为与本系统规定的数据结构一致的DBF文件（转换的步骤参见“关于数据文件（博士、硕士）转换程序的说明”），然后再进行文件转录工作。

（3）数据校验

对于唯一性校验，系统并不强制不能通过，只给出提示，此时请认真核实相关信息，如确属重复信息，请修改，如确属不同的人具有相同XX及XX等情况，可以通过校验。

但在学位证书的的唯一性校验时，如果有重复，则不能通过校验。

（4）证件

军官证请输入前的汉字，如“装字第123456号”。护照请输入前面的字母，如“P234”。所有数字请用半角字符输入。

（5）学位证书

学位证书请严格按照国务院学位办有关文件的规定编写。其中，专业学位的证书必须以“Z”开头，同等学力申请学位的证书必须以“T”