文件管理制度

文件管理制度

1、目的

为加强公司制度化、标准化管理进程，提高公司文件体系管理的规范化，更好地贯彻落实公司政策及文化，确保文件的长期性、延续性和有效性，特制定如下管理规定。

2、适用范围

本制度适用于公司内所有文件、制度、资料、合同、记录及档案等的管理（特殊制度另行规定）。

3、职责

3.1各部门负责编写本部门使用的管理制度并负责解释。

3.2人事部负责公司类文件制度、各部门所编写的管理制度的审核、下发、回收、管理、工作。

4、发文管理制度

4.1各部门制订的文件（制度、职责、流程、标准、表单以下简称文件）必须符合企业核心价值观、管理准则要求;各部门制订的文件针对公司范围的必须呈人事部统一审核、编号并统一安排管理。

4.2公司制订签发的文件具有强制执行的效力，管理制度面前人人平等。

4.3除人事部外，其他部门或个人没有针对公司下发任何文件、制度的权利，否则所产生的一切后果由下发部门负责人承担。

4.4文件仅限于公司内部使用，不得外传。

4.5文件类别、代码、划分标准及签发权限：

4.6. 部门代号原则

根据组织架构图中设置的各部门名称，以两个英语单词第一个大写字母进行标识: 手机部MP、人事部HR、财务部FD、后勤部LD

4.7. 文件编号组成要素

TR-××-××-××

文件的序号（01，02，……） (4)

部门代码 (3)

文件类别码 (2)

公司代码 (1)

4.8编号规则及说明：

4.8.1制度编号: ZD-HR-流水号（***）

通知编号：TZ-HR-流水号（***）

职责编号: ZZ-HR-流水号（***）

流程编号: LC-HR-流水号（***）

标准编号: BZ-HR-流水号（***）

表单编号：BD-HR-流水号（***）

流水号001-999至2015年1月1日清零更新（以此类推）；

4.8.2制度(职责、流程、标准)模板如下：

4.8.3通知、通告、申请、报告等各类文件模版，具体模板如下：

驻马店市公司 (宋体四号)

部组织架构图(宋体三号)

正文内容：（宋体小四）

批准/日期：审核/日期：制定/日期： JY-JG-HR-流水号（***）（宋体小四）

4.8.4表单编号：BD-HR-流水号（***）；表单模板如下：

4.8.5组织架构图编号：AJ-JG-HR-流水号（***）；架构图模板如下：

5、文件的发放管理

5.1以公司行文的文件统一由人事部安排专人发放和回收管理。财务部、手机部、电教部、

外联部以本部门名义形成文件且在本部门管辖范围内发放的文件，各自安排发放和回收，原件

报人事部存档备案。

5.2各部门制订文件需人事部安排发放文件时，必须将文件以电子档形式发至人事部审核，

审核通过后统一编码，转由文件发放部门安排打印并复印好发放份数，由部门经理书面注明发

放范围、发放时间并签名后呈报人事部，由人资行政经理签字后，由行政专员统一安排文件的发放。

5.3公司发放的任何文件，各部门必须按公司文件管理制度统一管理，并按文件编号顺序做好目录。人事部按建立“文件发放、回收登记表”定期对文件进行检查和管控。人事部发放到各部门的所有文件，由各部门负责人签字接收。如部门负责人不在，由部门在场人员签名代收;代收人必须负责及时将文件转给部门负责人。需个人接收的文件由部门内部建立“文件发放回收登记表”，并由个人亲自签字接收。

5.4发放到全体员工知悉公示的文件、制度、通知/通告类资料，由部门负责人在接收到文件后，安排逐级的统一培训、学习和传达，人事部会定期对文件的执行情况进行抽查并汇总落实执行结果。

6、文件的更改管理

6.1任何原因造成文件的个别字句需要更改，且更改后不影响整个文件版面的整洁美观，由原编制形成的部门负责人书面写明更改位置和如何更改（数据性或原则性的须报总经理签字认可），由原发放人根据原发放范围及存档予以更改。

6.2文件发放人根据更改字数多少和繁简情况，可到现场为原件人更改，也可以收回后予以更改，再返还给原收件人。但在更改时必须用双线划掉原字句，在划掉的字句对应上方行距空间写上新字句，并在更改处由原编制部门负责人签字。

7、文件的回收、作废管理制度

7.1因公司制度汇总、部门调整、规划变化等原因，造成原文件内容与新文件内容重复、冲突而失效的，由人事部重新编制，安排文件管理人予以统一回收。

7.2文件发放人在回收文件时，必须持“文件发放回收登记表”由原接收人在登记表相关栏内签名后回交。

7.3每年12月下旬，由人事部通知各部门，对本年度平时未统一回收的文件、报表等无效材料清理回收一次。

7.4所有回收的文件均于回收当日送至人事部，由人事部负责人统一安排销毁。

8、文件管理其它规定

8.1无论部门或公司发放的文件在发放前都必须在人事部存档备案。

8.2任何文件相关部门负责人接收后必须领会并传达应执行的员工，认为有必要复印下发到相关员工时，须向原发放部门提出申请，由原发放部门复印按发放程序予以发放。不得私自复

印下发，避免文件使用范围失控，造成有效和无效版本的混淆。

8.3所有作废文件属存档的或相关部门需留存备查证明的，发放人只需盖上作废章即可，不予收回，但行政专员必须在“作废文件”档案栏目登记注明，妥善保管，以便备查。

8.4文件发放人必须将已使用的“文件发放回收登记表”按季度装订成册，妥善保管，以便备查或回收时使用。保存期限为三年。

9、任何人未经总经理批准，不得将公司文件私自提供给公司以外人员。除承担500元行政罚外，对由此造成的一切后果由相关责任人全权负责。

10、附则

本制度自2015年11月24日起起正式执行，人事部根据不同的发展阶段的管理要求对本制度进行修订、补充和完善，确保管理制度适用性和有效性。

对于本管理规定未规定的事项，人事部参照其他管理制度执行或参考同类型其它款项，必要时可进行补充规定。

盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。

盛年不重来，一日难再晨。及时宜自勉，岁月不待人。