企业文件管理制度
公司文件控制管理制度(12篇)
公司文件控制管理制度（12篇）公司文件掌握治理制度11 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之标准化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、公布、归档等文件治理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件治理的标准化、制度化、提高公司文件治理的有效性和适应性。
结合公司实际工作状况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的治理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件治理的归口部门，负责文件治理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监视。
3.2 总经办负责公司质量治理体系、治理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的治理。
3.4 文件编制、审批、公布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政治理、人力资源治理及其他根底性治理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务治理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服治理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产治理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量治理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术治理标准、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品bom、检验标准、标准测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品bom、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分公布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、公布，依《质量手册》和《文件掌握程序》的规定执行。
公司文件管理制度框架
公司文件管理制度框架第一章总则第一条目的与依据为规范公司的文件管理行为，提高文件管理效率，保障公司文件安全，特制定本制度。
本制度遵循《中华人民共和国文件保管法》、《企业档案管理规定》等文件管理相关法律法规，并结合公司实际情况制定。
第二条适用范围本制度适用于本公司全体员工，在公司内部所有文件的处理、利用、保管、销毁等活动中必须严格遵守本制度。
第三条定义1. 文件：指公司内部各类书面或电子信息载体，包括但不限于文字、图片、音频、视频等形式的文件。
2. 文件管理：指对公司文件的创建、利用、保管、销毁等工作活动的整体过程。
3. 文件管理制度：指公司为规范文件管理行为而制定的管理规范和制度。
第二章文件管理的基本原则第四条法律合规原则公司文件管理应遵守相关法律法规，保证文件的合法性、合规性。
第五条审慎原则员工在处理文件过程中应审慎对待，确保文件内容准确、完整、真实。
第六条保密原则员工在处理文件过程中应保护文件的机密性，不得泄露公司机密信息。
第七条便捷原则文件管理应便捷高效，使文件的获取、使用、保存更加方便。
第八条审查原则公司应对文件管理工作进行定期审查，保证文件管理制度的有效实施。
第三章文件管理的职责分工第九条公司全局负责人公司全局负责人负责统一领导和管理公司文件管理工作，制定公司文件管理制度，确定文件管理的政策、目标和计划。
第十条部门负责人各部门负责人负责组织本部门的文件管理工作，指导员工按照规定进行文件管理活动，保障部门文件管理工作的有效实施。
第十一条员工员工应严格按照文件管理制度执行文件管理工作，确保文件的准确、完整、真实，并做好文件的保密和安全工作。
第四章文件管理的流程与要求第十二条文件的创建1. 文件的创建应符合公司相关规定，必须真实、准确、完整。
2. 文件的创建需经过相关部门或负责人审批。
第十三条文件的登记1. 所有文件应按照文件管理登记规范进行登记，包括文件名称、文件编号、制作时间等信息。
2. 登记书需详细记录文件的内容、用途等信息。
企业的文件安全管理制度
第一章总则第一条为加强企业文件安全管理，确保企业重要文件和资料的安全，防止文件泄露、丢失、损坏，保障企业合法权益，根据国家有关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有文件和资料的管理，包括但不限于公司文件、合同、档案、图纸、技术资料、财务报表、员工信息等。
第三条文件安全管理遵循以下原则：1. 安全保密原则：确保文件内容不被非法获取、泄露、篡改；2. 完整性原则：确保文件内容的完整、准确；3. 可用性原则：确保文件能够及时、准确地被查阅和使用；4. 简便性原则：确保文件管理流程简单、高效。
第二章文件分类与保管第四条文件分类1. 按照文件的重要性分为：绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、一般文件；2. 按照文件性质分为：文书文件、合同文件、档案文件、技术文件、财务文件等。
第五条文件保管1. 企业设立专门的文件保管室，配备必要的文件柜、保险柜等设施；2. 文件保管人员应具备一定的保密意识，经过专业培训；3. 文件应按照分类存放，标明文件名称、类别、密级、保管人等信息；4. 严禁无关人员进入文件保管室，确保文件安全。
第三章文件借阅与使用第六条文件借阅1. 员工因工作需要借阅文件，应填写借阅单，经部门负责人审批后，由文件保管人员登记；2. 借阅文件时，应妥善保管，不得泄露、损毁；3. 借阅文件应在规定时间内归还，如需延期，应提前向文件保管人员申请。
第七条文件使用1. 使用文件应遵守国家法律法规和公司规章制度；2. 使用文件时，不得随意复制、摘抄、传播；3. 文件使用后，应将文件归还原位，保持文件整洁。
第四章文件销毁与归档第八条文件销毁1. 对于过期、失效、无保存价值的文件，应进行销毁；2. 文件销毁前，应进行审核，确保文件内容不被泄露；3. 文件销毁采用焚烧、碎纸机等方式，确保文件内容彻底销毁。
第九条文件归档1. 企业应建立文件归档制度，确保文件归档及时、准确；2. 文件归档应按照文件类别、密级、时间等进行分类；3. 归档文件应进行编号、登记，便于查阅。
公司文件管理制度（精选15篇）
公司文件管理制度公司文件管理制度公司文件管理制度（精选15篇）在学习、工作、生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。
拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编收集整理的公司文件管理制度（精选15篇），希望能够帮助到大家。
公司文件管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
企业内部文件管理制度与流程
企业内部文件管理制度与流程第一章：总则 (2)1.1 文件管理目的 (2)1.2 文件管理原则 (2)1.3 文件管理范围 (3)第二章：文件分类与编号 (3)2.1 文件分类体系 (3)2.2 文件编号规则 (4)2.3 文件分类与编号示例 (4)第三章：文件收集与整理 (5)3.1 文件收集要求 (5)3.2 文件整理方法 (5)3.3 文件归档流程 (5)第四章：文件存储与保管 (6)4.1 文件存储方式 (6)4.2 文件保管期限 (6)4.3 文件存储环境要求 (7)第五章：文件借阅与审批 (7)5.1 文件借阅程序 (7)5.2 文件借阅权限 (7)5.3 文件审批流程 (8)第六章：文件变更与更新 (8)6.1 文件变更流程 (8)6.2 文件版本控制 (9)6.3 文件更新通知 (9)第七章：文件销毁与处置 (10)7.1 文件销毁流程 (10)7.2 文件处置规定 (10)7.3 文件销毁记录 (10)第八章：文件保密与安全 (11)8.1 文件保密等级 (11)8.2 文件安全措施 (11)8.3 保密文件管理 (12)第九章：电子文件管理 (12)9.1 电子文件管理原则 (12)9.2 电子文件存储与备份 (13)9.3 电子文件安全与保密 (13)第十章：文件管理信息系统 (14)10.1 文件管理信息系统概述 (14)10.2 文件管理信息系统功能 (14)10.3 文件管理信息系统操作 (15)第十一章：文件管理培训与考核 (15)11.1 文件管理培训内容 (15)11.1.1 文件管理的概念与重要性 (15)11.1.2 文件管理的流程与方法 (15)11.1.3 文件管理工具与技巧 (16)11.1.4 文件安全与保密 (16)11.2 员工文件管理职责 (16)11.2.1 文件管理责任分配 (16)11.2.2 文件管理要求与标准 (16)11.2.3 文件管理培训与指导 (16)11.2.4 文件管理监督与检查 (16)11.3 文件管理考核标准 (16)11.3.1 考核指标 (16)11.3.2 考核方法 (16)11.3.3 考核结果处理 (16)11.3.4 考核反馈与改进 (16)第十二章：文件管理监督与改进 (17)12.1 文件管理监督机制 (17)12.1.1 监督体系构建 (17)12.1.2 监督内容 (17)12.1.3 监督方式 (17)12.2 文件管理改进措施 (17)12.2.1 完善文件管理制度 (17)12.2.2 提高文件管理人员素质 (17)12.2.3 加强文件信息化建设 (18)12.3 文件管理评估与反馈 (18)12.3.1 评估内容 (18)12.3.2 评估方法 (18)12.3.3 反馈机制 (18)第一章：总则1.1 文件管理目的文件管理的目的在于保证公司内部信息资源的有效组织、存储、检索、维护和安全，提高工作效率，降低运营成本，同时遵循国家相关法律法规及行业标准，以满足公司业务发展和信息管理的需求。
公司文件管理制度范文(3篇)
公司文件管理制度范文第一条、为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二、收文的管理第三条、公文的签收1、凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2、对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条、公文的阅批与分转1、凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
风险提示：实践中，发生离职员工侵犯公司商业秘密时，争议焦点往往不是员工有没有义务保守公司的商业秘密，而是该秘密是不是构成受法律保护的“商业秘密”，以及单位如何提供证据证明离职员工实施了侵权行为及侵权造成的损失。
由于商业秘密侵权证据很难收集，或调查取证的成本非常高，往往导致单位对侵权行为束手无策。
企业在制定规章的时候可以约定通过保密协议，据此证明商业秘密的存在、证明企业对商业秘密采取了保护措施，一旦发生侵犯商业秘密的行为，便于举证，有利于企业借助法律手段保护自己的商业秘密，维护合法的权益。
第五条、文件的传阅与催办1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。
公司内部文件管理规章制度7篇
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度是企业为力求得最大效益,在生产管理实践活动重指定的各种带有强制性义务,并能保障一定权力的各项规定或条例,下面是小编为大家整理的关于公司内部文件管理规章制度，如果喜欢可以分享给身边的朋友喔!公司内部文件管理规章制度篇1第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。
对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
公司内部文件管理规章制度篇2第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
企业内部文档管理制度与流程手册
企业内部文档管理制度与流程手册第一章总则 (4)1.1 制定目的 (4)1.2 适用范围 (4)1.3 定义与解释 (4)第二章文档管理组织结构 (4)2.1 管理部门 (4)2.1.1 企业应设立专门的文档管理部门，负责企业内部文档的统一管理和监督工作。
52.1.2 文档管理部门应直接隶属于企业高层领导，以保证文档管理工作的权威性和有效性。
(5)2.1.3 文档管理部门应设立文档管理科、档案室等相关部门，形成完整的文档管理组织架构。
(5)2.2 职责分配 (5)2.2.1 文档管理部门职责 (5)2.2.2 各部门职责 (5)2.3 文档管理人员要求 (5)2.3.1 文档管理人员应具备以下基本素质： (5)2.3.2 文档管理人员应接受专业培训，提高文档管理水平和业务能力。
(5)2.3.3 文档管理人员应定期进行业务考核，保证其具备履行职责的能力。
(5)第三章文档分类与编号 (5)3.1 文档分类 (5)3.1.1 分类原则 (6)3.1.2 分类体系 (6)3.2 文档编号规则 (6)3.2.1 编号原则 (6)3.2.2 编号构成 (6)3.2.3 编号示例 (6)3.3 编号实施与维护 (7)3.3.1 编号实施 (7)3.3.2 编号维护 (7)第四章文档制作与审核 (7)4.1 文档制作规范 (7)4.1.1 文档格式规范 (7)4.1.2 文档结构规范 (7)4.1.3 文档内容规范 (7)4.2 文档审核流程 (8)4.2.1 提交文档 (8)4.2.2 部门负责人审核 (8)4.2.3 专业人员审核 (8)4.2.4 综合审核 (8)4.3 审核标准与要求 (8)4.3.1 格式审核 (8)4.3.3 法律法规审核 (9)4.3.4 风险评估 (9)第五章文档发布与分发 (9)5.1 文档发布流程 (9)5.1.1 文档审核：文档在正式发布前，需经过相关部门的审核。
审核内容包括文档内容的准确性、完整性、合规性等方面。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度篇一1、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的`公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。
一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。
3、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。
4、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。
5、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。
绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
6、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
文件管理办法篇二一、公司各职能部门设有专人负责文件的`发放、存档工作；二、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
三、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。
五、文件登记表与所发文件一并存档。
六、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。
七、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。
八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。
九、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
企业文件安全管理制度
第一章总则第一条为加强企业文件安全管理，确保企业秘密安全，维护企业合法权益，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于企业内部所有文件，包括纸质文件、电子文件、影像文件等。
第三条企业文件安全管理应遵循以下原则：1. 防范为主，确保安全；2. 依法管理，规范操作；3. 责任明确，责任到人；4. 保密与利用相结合。
第二章文件分类与定密第四条企业文件分为以下几类：1. 国家秘密文件；2. 企业秘密文件；3. 一般文件；4. 公开文件。
第五条文件定密依据：1. 文件内容涉及国家秘密的，参照《中华人民共和国保守国家秘密法》及其实施条例进行定密；2. 文件内容涉及企业秘密的，参照本企业保密等级划分标准进行定密；3. 一般文件和公开文件无需定密。
第三章文件管理职责第六条企业成立文件安全管理领导小组，负责企业文件安全管理工作。
第七条文件管理职责：1. 文件安全管理领导小组：a. 制定文件安全管理规章制度；b. 审批文件定密和解密；c. 指导、监督各部门执行文件安全管理规定；d. 调查处理文件安全事故。
2. 文件管理人员：a. 负责文件收发、登记、保管、传递、销毁等工作；b. 对文件进行分类、定密、标识；c. 严格按照文件保密等级进行管理；d. 定期检查文件保管情况，发现问题及时报告。
3. 文件使用人员：a. 严格按照文件保密等级使用文件；b. 不得泄露文件内容；c. 文件使用完毕后，及时归档或销毁。
第四章文件收发与保管第八条文件收发：1. 收发文件应登记在册，注明文件名称、密级、收发日期、收发人等信息；2. 文件收发时，应严格检查文件封存情况，确保文件安全；3. 收发文件应及时通知文件管理人员。
第九条文件保管：1. 文件管理人员应配备专用文件柜，按照文件密级分类存放；2. 文件柜应加锁，确保文件安全；3. 文件管理人员调离工作岗位时，应办理文件交接手续。
公司文档管理制度细则
第一章总则第一条为加强公司文档管理，规范文档的使用、保存、借阅和销毁，确保文档的安全、完整和有效，特制定本细则。
第二条本细则适用于公司所有部门、员工以及外聘人员。
第三条公司文档管理应遵循以下原则：1. 安全原则：确保文档在存储、传输和使用过程中不发生泄露、丢失、损坏等情况；2. 完整原则：确保文档的完整性，不得随意删除、修改或损坏；3. 效率原则：提高文档管理的效率，确保文档的及时获取和使用；4. 责任原则：明确各部门、员工在文档管理中的责任和义务。
第二章文档分类与编号第四条公司文档分为以下类别：1. 行政文件：公司规章制度、会议纪要、报告、请示等；2. 技术文件：产品设计、技术规范、工艺流程、操作规程等；3. 合同文件：合同、协议、授权书等；4. 财务文件：财务报表、凭证、发票等；5. 人力资源文件：员工档案、薪酬福利、招聘、培训等；6. 其他文件：与公司业务相关的其他文件。
第五条公司文档采用统一编号，编号格式为：类别代号+年份+序号。
第三章文档的使用与保存第六条文档的使用：1. 员工需在办理业务、开展工作过程中使用相关文档；2. 使用文档时，应遵守以下规定：（1）查阅文档时，应保持文档的整洁和完好；（2）不得擅自复制、修改、销毁文档；（3）使用后应及时归还文档。
第七条文档的保存：1. 文档应按照类别、年份和编号进行分类保存；2. 保存文档的场所应具备防火、防盗、防潮、防尘等条件；3. 保存期限按照国家相关法律法规和公司规定执行。
第四章文档的借阅与销毁第八条文档的借阅：1. 员工需借阅文档时，应填写《文档借阅申请表》；2. 经批准后，方可借阅文档；3. 借阅文档期间，应妥善保管，不得擅自复制、修改、销毁；4. 借阅结束后，应及时归还文档。
第九条文档的销毁：1. 文档保存期满或因其他原因需要销毁时，应填写《文档销毁申请表》；2. 经批准后，方可销毁文档；3. 销毁文档时，应采取符合国家相关法律法规的销毁方式。
企业文件管理制度及规范
企业文件管理制度及规范第一章总则为了规范企业文件管理，提高文件管理效率，保障企业信息安全，制定本文件管理制度及规范。
第二章文件管理原则1. 文件管理应遵循合法、准确、全面、透明、便捷的原则。
2. 文件管理应遵循保密、保存、利用、销毁的原则。
3. 文件管理应做到分类、顺序、时限、检索的原则。
第三章文件管理的范围1. 所有单位、部门的文件管理。
2. 不同形式的文件管理，包括纸质文件和电子文档。
第四章文件管理的流程1. 文件的创建：创建单位或部门需要办理的各类文件。
2. 文件的审批：文件经过审批流程，得到相应审批单位的批准。
3. 文件的发布：已经审批通过的文件进行发布，并通知相关人员知晓。
4. 文件的传阅：需要传阅的文件进行电子或实体传阅，并做好相应记录。
5. 文件的留存：对于需要留存的文件，按照规定保存在企业档案室。
6. 文件的归档：已经完成使用但需要保留的文件进行归档，做好归档标识。
7. 文件的借阅：已经归档的文件如需借阅，需经过相关审批手续，明确借阅目的和期限。
第五章文件管理的责任1. 上级领导对文件管理工作负有直接责任，并严格执行文件管理制度。
2. 文件管理员负责具体的文件管理工作，合理分配工作任务，监督文件管理情况。
3. 全体员工要加强守法意识，认真执行文件管理规定，确保文件管理工作的顺利进行。
第六章文件管理的规范1. 所有单位、部门应建立健全文件管理制度，确保文件管理工作的有序进行。
2. 文件管理工作应加强对文件的保管，做到防火、防盗、防湿、防虫等工作。
3. 文件管理工作应及时更新，保持文件的准确性和时效性。
4. 文件管理工作应加强保密意识，对于涉密文件要加强保密措施。
5. 文件管理工作要规范使用电子文档，建立合理的电子文档管理制度。
6. 文件管理工作要加强文件借阅监督，确保文件借阅规范和安全。
第七章文件管理的监督1. 文件管理员对文件管理工作负有监督责任，对文件管理情况定期进行检查和总结。
公司文件管理制度规定
第一章总则第一条为加强公司文件管理，确保文件的安全、准确、高效流转，提高公司管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有文件的管理，包括但不限于公司规章制度、会议纪要、合同、报告、通知、请示等。
第三条文件管理应遵循以下原则：1. 安全原则：确保文件内容的安全，防止泄露和丢失；2. 准确原则：确保文件内容的准确无误，符合公司实际情况；3. 高效原则：确保文件流转的效率，提高工作效率；4. 完整原则：确保文件管理的完整性，便于查阅和归档。
第二章文件分类与编号第四条文件分为以下类别：1. 管理类：公司规章制度、内部管理制度、岗位职责等；2. 行业类：行业报告、行业标准、行业动态等；3. 业务类：合同、项目报告、市场分析报告等；4. 会议类：会议纪要、会议通知、会议记录等；5. 通讯类：通知、请示、报告、信函等。
第五条文件编号采用统一格式，包括类别编号、年份、序号，如：管2023-001。
第三章文件起草与审核第六条文件起草人应根据文件内容选择合适的部门或个人负责起草。
第七条文件起草人应确保文件内容准确、完整，并符合公司相关规定。
第八条文件起草完成后，需经相关部门或领导审核，审核通过后方可发布。
第四章文件分发与传递第九条文件分发应根据文件内容、涉及范围和重要性确定分发对象。
第十条文件分发方式包括：1. 电子邮件：适用于紧急、重要的文件；2. 纸质文件：适用于需要签字、盖章的文件；3. 会议：适用于需要集体讨论的文件。
第十一条文件传递应确保文件在规定时间内送达指定对象。
第五章文件归档与保管第十二条文件归档应按照类别、年份、序号进行分类，并建立档案目录。
第十三条文件保管应遵循以下要求：1. 文件存放地点应通风、干燥、防潮、防虫；2. 文件柜应上锁，钥匙由专人保管；3. 文件归档后，应定期进行清理、检查，确保文件完整、安全。
第六章文件查阅与借用第十四条文件查阅需填写《文件查阅申请表》，经批准后方可查阅。
公司文件收发管理制度
公司文件收发管理制度公司文件收发管理制度（通用7篇）在当今社会生活中，很多情况下我们都会接触到制度，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。
那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？下面是小编帮大家整理的公司文件收发管理制度，希望能够帮助到大家。
公司文件收发管理制度篇1一、总则1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。
其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。
有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。
签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
公司企业文件和管理制度
公司企业文件和管理制度一、公司企业文件1.公司章程：公司章程是由公司创立者或者创办者制定的，用于明确公司运作的基本规则、组织结构、内部控制和业务流程等。
公司章程一般包括公司的名称、注册资本、经营范围、股东权益、公司治理结构、分红政策等内容。
2.内部控制手册：内部控制手册是制定公司内部控制制度和流程的重要文件。
通过规定公司各部门和岗位的职责、权限、审批流程等，确保公司业务活动的合规性、风险控制和内部监管。
3.员工手册：员工手册是公司为员工制定的一份规范员工行为和权益的文件。
员工手册一般包括公司规章制度、工作时间、假期政策、考核绩效、薪资福利、员工权益保护等内容，有助于员工了解公司的规定和期望，提高员工对公司的归属感和工作积极性。
4.业务流程文件：业务流程文件是公司为了规范各项业务流程和工作指引而制定的文件。
通过明确每个业务环节的责任人、流程和要求，实现业务运作的高效和规范。
5.投资决策文件：投资决策文件是为了保证公司在进行投资决策时进行科学、系统和合规决策而制定的文件。
投资决策文件一般包括项目可行性研究报告、投资方案、投资预算、风险评估等内容，有助于公司对投资项目进行全面分析和决策。
二、管理制度1.人力资源管理制度：人力资源管理制度是公司为了规范员工招聘、培训、薪资福利、绩效考核、职业发展等方面而制定的制度。
通过制定公平合理的管理规定，确保人力资源的有效配置和发展，提高员工满意度和忠诚度。
2.财务管理制度：财务管理制度是为了规范公司财务运作和管理的制度。
通过制定会计核算、财务报表、预算管理、审计制度等规定，确保公司财务数据的准确性、合规性和及时性，维护公司财务健康。
3.信息管理制度：信息管理制度是为了保护公司信息资产、规范信息的采集、处理、传输和使用而制定的制度。
通过制定信息安全政策、网络安全措施、数据管理规定等，确保公司信息资产的安全和保密，并提高信息化工作效率。
4.市场营销制度：市场营销制度是为了规范公司市场推广、销售和客户关系管理而制定的制度。
公司文件管理制度
公司文件管理制度第一章总则第一条为加强公司文件管理，保障文件的安全、完整和有效，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关法律法规，结合公司实际，制定本制度。
第二条本制度适用于公司总部及所属各单位（以下简称“各部门”）文件的生成、传递、归档、保存、销毁等管理工作。
第三条文件管理应遵循统一领导、分级负责、分类管理、安全保密的原则。
第四条公司设立文件管理领导小组，负责公司文件管理的组织领导工作。
文件管理领导小组组长由公司总经理担任，副组长及成员由相关部门负责人组成。
第五条公司各部门应指定专人负责文件管理工作，确保文件管理工作的顺利进行。
第二章文件生成与传递第六条公司各部门在生成文件时，应遵循简洁明了、务实高效的原则，确保文件内容准确、完整。
第七条文件生成后，应按照公司内部审批流程进行审批。
审批通过后，由文件生成部门负责将文件传递至相关部门。
第八条文件传递过程中，应确保文件的安全、保密，防止文件丢失、损坏或泄露。
第九条公司采用电子文件传递系统的，应确保系统安全、可靠，并对文件传输过程进行记录。
第十条文件传递至相关部门后，接收部门应签字确认，确保文件传递的完整性。
第三章文件归档与保存第十一条公司各部门应按照文件类别、重要性等因素，对文件进行归档。
第十二条归档文件应确保字迹清晰、格式规范，并与原件相符。
第十三条文件归档应按照公司规定的档案分类和编号规则进行，便于检索和利用。
第十四条公司设立档案馆，负责对公司重要文件进行统一保存。
档案馆应确保文件保存环境的安全、稳定。
第十五条文件保存期限应根据国家法律法规、公司规定及文件实际需要进行确定。
第四章文件利用与销毁第十六条公司档案馆应建立健全文件检索系统，方便各部门查询、利用文件。
第十七条文件利用应遵循保密、合法的原则，确保文件内容不泄露、不被滥用。
第十八条文件销毁应按照公司规定的程序进行，确保文件无法恢复。
第十九条重要文件销毁前，应进行审批，并由档案馆负责监销。
第五章文件管理责任第二十条公司文件管理领导小组负责对公司文件管理工作进行监督、检查，对违反本制度的部门和个人进行处理。
企业内部文件管理制度规范书
企业内部文件管理制度规范书第一章总则 (4)1.1 制定目的 (4)1.2 适用范围 (4)1.3 文件分类 (4)3.1 行政文件：包括公司规章制度、行政管理流程、会议纪要等。
(4)3.2 业务文件：包括业务合同、项目方案、业务报告等。
(4)3.3 财务文件：包括财务报表、会计凭证、财务分析等。
(4)3.4 技术文件：包括产品设计、技术研发、技术标准等。
(4)3.5 人力资源文件：包括员工档案、劳动合同、培训资料等。
(4)3.6 法律文件：包括法律法规、公司权益相关的法律文件等。
(4)第二章文件的形成与归档 (4)2.1 文件的形成 (5)2.1.1 文件形成的原则 (5)2.1.2 文件形成的程序 (5)2.1.3 文件形成的注意事项 (5)2.2 文件归档流程 (5)2.2.1 文件归档的时机 (5)2.2.2 文件归档的步骤 (5)2.2.3 文件归档的管理 (6)2.3 归档文件的整理 (6)2.3.1 文件整理的原则 (6)2.3.2 文件整理的方法 (6)第三章文件的保管与借阅 (6)3.1 文件保管要求 (6)3.1.1 保管环境 (6)3.1.2 文件分类 (6)3.1.3 文件柜使用 (6)3.1.4 文件标签 (7)3.1.5 文件维护 (7)3.2 文件借阅流程 (7)3.2.1 借阅申请 (7)3.2.2 审批流程 (7)3.2.3 借阅手续 (7)3.2.4 借阅期限 (7)3.2.5 借阅记录 (7)3.3 文件归还与注销 (7)3.3.1 归还手续 (7)3.3.2 文件检查 (7)3.3.3 注销处理 (7)3.3.4 文件更新 (8)第四章文件的安全与保密 (8)4.2 保密文件管理 (8)4.3 文件销毁程序 (8)第五章电子文件管理 (9)5.1 电子文件存储 (9)5.1.1 存储介质 (9)5.1.2 存储方式 (9)5.1.3 存储容量 (9)5.2 电子文件备份 (9)5.2.1 备份策略 (9)5.2.2 备份介质 (9)5.2.3 备份流程 (9)5.3 电子文件共享与传输 (10)5.3.1 共享原则 (10)5.3.2 共享方式 (10)5.3.3 传输安全 (10)5.3.4 传输流程 (10)第六章文件的修订与更新 (11)6.1 文件修订流程 (11)6.1.1 修订申请 (11)6.1.2 修订审核 (11)6.1.3 修订实施 (11)6.1.4 修订发布 (11)6.2 文件更新通知 (11)6.2.1 通知发布 (11)6.2.2 通知传达 (11)6.2.3 通知跟踪 (11)6.3 文件版本管理 (11)6.3.1 版本标识 (11)6.3.2 版本控制 (12)6.3.3 版本查询 (12)6.3.4 版本维护 (12)第七章文件检索与利用 (12)7.1 文件检索系统 (12)7.1.1 系统概述 (12)7.1.2 系统构成 (12)7.1.3 系统使用规范 (13)7.2 文件利用规定 (13)7.2.1 文件利用原则 (13)7.2.2 文件利用流程 (13)7.2.3 文件利用权限 (13)7.3 文件利用统计 (14)7.3.1 统计内容 (14)7.3.2 统计周期 (14)第八章文件归档与保管期限 (14)8.1 文件归档期限 (14)8.1.1 企业内部文件归档应遵循及时、准确、完整的原则。
公司文件集中管理制度
公司文件集中管理制度一、总则为规范公司文件管理工作，提高文件管理效率，确保信息安全，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有文件的管理，包括公司制度文件、业务文件、财务文件等。
三、文件分类（一）按照文件性质和用途，将文件分为以下几类：1. 公司制度文件：包括公司章程、规章制度等。
2. 业务文件：包括业务合同、业务协议等。
3. 财务文件：包括财务报表、财务凭证等。
4. 经营文件：包括经营计划、经营分析等。
5. 人事文件：包括人事档案、招聘文件等。
6. 行政文件：包括办公用品采购、会议记录等。
（二）根据文件的重要性和保密级别，将文件分类为机密文件、重要文件和一般文件，制定不同的管理措施。
四、文件管理责任（一）公司董事会负责文件管理的全面指导和监督。
（二）公司行政部门负责具体文件管理工作，设立文件管理岗位，明确工作职责，制定管理细则。
（三）各部门需配合行政部门做好文件的整理、存档、借阅等工作。
五、文件管理流程（一）文件的形成：各部门根据工作需要制定相应的文件。
（二）文件的编号：每份文件需要填写编号，并在文件管理系统中建立相应档案。
（三）文件的审批：文件需要按照公司规定的程序进行审批，确保文件合法有效。
（四）文件的归档：文件制定完成后，需按照相应分类进行归档，并在文件管理系统中建立档案。
（五）文件的借阅：员工需要根据工作需要向行政部门申请借阅文件，借阅后需按时归还。
（六）文件的销毁：文件遗失或者已经失效的需进行销毁，销毁需经过公司行政部门审核确认。
六、文件存储和保密（一）公司建立完善的文件管理系统，确保文件的完整性和安全性。
（二）机密文件需加密存储，限制访问权限，防止泄露。
（三）文件管理人员需严格遵守保密制度，不得私自外传文件。
七、违反规定处理对于违反文件管理制度的行为，公司将依法追责，严肃处理，包括停职、解雇等处分。
八、修改和解释权公司拥有本制度的最终解释权，并有权对制度进行修改和补充。
以上为公司文件集中管理制度，希望各部门全体员工遵守执行，确保公司文件管理工作顺利进行。
公司文件管理制度（3篇）
公司文件管理制度是一个规范和管理公司文件的手段，以确保文件的安全、准确、及时和便于访问。
以下是一个常见的公司文件管理制度的要点：1. 文件分类：根据文件的性质和用途，将文件分为不同的类别，如行政文件、财务文件、项目文件等。
2. 文件命名规范：为每个文件赋予清晰、简洁、有意义的文件名，以便于快速识别和查找。
3. 文件归档：对于不再频繁使用的文件，及时进行归档，以节省储存空间和提高文件查找效率。
4. 文件备份：定期进行文件备份，以防止意外数据丢失，建议至少备份在两个不同的物理位置。
5. 文件权限控制：根据员工职责和需要，设置不同的文件访问权限，以保证文件的安全性和保密性。
6. 文件传递和交流：建立一套有效的文件传递和交流机制，确保文件能够及时、准确地传递给相关人员。
7. 文件销毁：对于已经过期或不再需要的文件，制定明确的销毁规则，并确保文件内部信息不外泄。
8. 文件管理责任：明确文件管理的责任人和管理流程，建立文件管理人员的培训和评估机制，以保证文件管理工作的质量。
总之，公司文件管理制度是一个综合性的制度，需要公司全员的共同遵守和执行，以确保公司文件管理的规范性和高效性。
公司文件管理制度（二）第一章总则第一条目的与依据公司文件管理制度的目的是规范公司文件的管理流程，明确文件的分类、审批、备案、归档等程序，确保公司文件的安全保密和便于查阅利用。
本制度依据公司相关法律法规，结合公司实际情况制定。
第二条适用范围本制度适用于公司内所有部门及所有员工。
第三条定义1. 文件：公司各类书面形式或电子文档，包括公文、函件、报告、备忘录、合同、协议、制度文件、会议纪要等。
2. 文件管理部门：公司指定负责文件管理、归档等工作的部门。
第二章文件的分类与编号第四条文件的分类根据文件的性质和用途，文件分为以下几类：1. 公文：包括来文、发文、办文等。
2. 内部文件：包括制度文件、规章制度、通知通告等。
3. 业务文件：包括报告、备忘录、合同、协议、会议纪要等。
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公司文件管理制度1 目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2 适用范围适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3 职责3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4 文件编制、审批、发布的权责3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7 工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9 公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义4.1 文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2 受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持最新有效版本的文件，4.3 非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4 外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。
(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）5.工作程序5.1 文件的分类5.1.1 文件属性分类（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2 文件阶层分类（1) 一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2) 二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3) 三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4) 四阶文件：各记录表单、报表等。
5.1.3 文件密级分类（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。
（2）机密文件：a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。
b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。
c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。
d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。
e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。
f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。
（3）秘密文件a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。
c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。
必要时管理文件由总经办组织相关部门进行评审。
5.3.3 文件审批/评审时，文件编制部门应到总经办填写“文件评审表”，文件审核、批准人应在“文件评审表”中填写审批意见，必要时可以由总经办或文件归口部门组织相关部门进行文件评审，评审意见应填入评审表，各评审人应签名。
5.3.4 行政、管理文件均应按上序流程通过审批，交总经办备案并获得文件编号后方可发布。
5.3.5 技术文件的编制、审批和发布，由文件归口部门按技术文件管理制度的规定执行。
5.4文件归档、发放、保管5.4.1 文件归档（1）经审批后的文件，由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/记录目录”，并且将电子档和纸张文件同时归档。
（2）各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管，并按文件分类建立本部门各类文件的“文件/记录目录”，文件/记录目录应标注文件受控状态，对更改/作废/收回/替换的文件要做出标识。
（3）各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新，并将复印件交总经办编制/更新公司“文件/记录受控清单”。
5.4.2 文件发放（1）文件的发放实施分类控制，总经办负责组织编制“文件分发控制表”，规定文件发放的范围及相应的分发号，文件归口部门按分发控制表执行。
（2）文件归口部门编制“文件发放登记表”，确定文件发放范围、份数，受控文件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批，非受控文件有文件发放部门确定自行确定。
（3）文件接收部门应指定人员接收文件，收文者要在“文件发放登记表”中签名。
（4）文件接收部门需要对文件进行二次发放时，如发放到使用现场或发放给客户、供应商，应向文件归口部门申请增加文件发放数量，二次发放的文件如是复印件，应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。
5.4.3 文件保管与借阅（1）文件保管：所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口部门，文件持有者使用有效版本，并确保文件清晰易于识别。
a、质量手册及程序文件正本存放在总经办。
b、行政性文件正本存放在总经办。
c、公司级管理文件正本存放在总经办，部门级管理文件由部门文件管理人员保管。
d、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。
e、外来文件正本依文件分类存放于总经办及相应的文件接收部门。
（2）各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续，各部门文件管理人员应建立“文件借阅登记表”，管理文件的借出和归还。
（3）存放与硬盘和软盘的文件应有备份，并作出版本标识，采用密码进行保护，限定查阅及使用范围，由授权使用的人员进行操作。
（4）文件的持有者若跨部门调动或离职，应办理文件交接、归还手续。
5.4.4 文件复制受控文件未经批准不到复制，若有部门需要，应由文件归口部门批准后方可复制，并按照文件发放程序执行。
5.5 文件贯彻实施5.5.1 文件实施前，由文件归口部门会同有关部门，做好实施准备工作，包括培训、组织、技术和资源四个方面准备。
5.5.2 明确文件贯彻实施的管理人员的责任和义务，特别是领导责任。
5.5.3 明确文件实施的效力和范围。
5.5.4 文件归口部门对文件的实施情况及结果进行检查，为违反文件规定者提出考核意见，并对文件不适用部分提出更改意见，已消除实施过程中出现的问题。
5.6 文件的更改与回收作废5.6.1文件更改（1）当文件不适应需要更改时，由文件归口部门提出，并实施具体更改工作，文件更改必须符合统一性、协调性，必要时相关的文件应进行同步更改。
（2）文件更改的起草、审核、批准有原文件起草、审核、批准部门/人员按文件管理程序进行，更改内容应由文件更改人填写“文件更改通知单”，并由文件审核人、批准人审批签字。
若指定其他部门或人员审查、批准时须获得相关背景资料，否则不得擅自更改。
（3）文件修改内容较少时，可以采用划改、换页的方式进行更改；单文件更改超过三次或更改较大或公司组织结构、管理体系发生重大变化或管理体系执行的标准发生变化时应进行换版。
（4）文件更改内容必须及时到达文件使用场所，对文件的宣贯、实施情况有文件归口部门进行检查，并确认更改效果。
（5）公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题，提出文件更改意见。
5.6.2 文件的作废与销毁（1）各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时，原文件应作废收回，作废文件应加盖红色“作废”印章，隔离存放。
（2）各部门存档中的文件已经被更改且有新版文件发布时，应新发布文件存档，并将原文件加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章，存于原档案中。
（3）失效文件盒记录保存期满后，有文件归口部门鉴定文件是否已无保存价值，填写“文件/记录销毁审批记录表”，经综合部门审核，公司总经理或分管主管批准后，由文件保管部门销毁。
各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。
（4）文件销毁方式视文件的密级及所载内容，可采用如：烧毁、碎纸机碎掉、变卖等方式，文件销毁是必须有人监督，并在“文件销毁审批记录表”上做好销毁确认的记录。
5.7 外来文件管理5.7.1 外来文件接收与归口（1）国家法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定；设备说明书、档案等外来文件，交由总经办统一管理。
（2）一般外来文件，如质量体系文件、更加法律、法规；国家、行业、地方标准；上级主管部门下发的管理办法、制度、规定等外来文件由接收部门负责接收，交总经办统一管理。
（3）外来技术文件，如供货图样等由接收部门归口管理。
《技术文件管理制度》《合同管理制度》《档案管理制度》7 记录表形式附件一：文件/记录控制清单附件二：文件评审表附件三：文件目录附件四：文件分发控制表附件五：文件发放登记表附件六：文件借阅表附件七：文件更改通知单附件八：文件/记录销毁审批表。