声像档案管理细则

1 目的

规范公司重要声像档案的管理，保证重要声像档案的齐全、完整、安全及有效利用。

2 适用范围

公司及所属单位。

3 编制依据

3.1 《照片档案管理规范》，GB/T11821-2002, 2002，中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局。

3.2 《中国海洋石油总公司档案管理办法》，QM-O1-03, 2011，总公司。

3.3 《中海油海西宁德工业区开发有限公司档案管理办法》，GM-01-03，2011，公司。

4 释义

4.1 公司声像档案

指企业在科研、生产和经营管理等重大活动中形成的、具有保存利用价值的、并辅以文字说明的不同格式、不同载体的音频、视频及图片的原始记录。

5 职责分工

5.1 公司办公室

a) 指导公司各部门各单位的声像档案工作；

b) 对公司声像档案定期进行收集、整理、保管及提供有效利用。

5.2 各部门、所属单位

注重声像档案管理工作，根据公司的实际情况，不断提高声像档案的管理水平。

6 工作内容与程序

6.1 声像档案的归档

6.1.1 归档范围

凡在工作中形成的对公司有价值的声像材料必须及时归档。其归档范围为：

a) 公司主要领导参加的各项重要公务活动及各类重要会议；

b) 国内外政要、地方官员及合作伙伴的会晤、视察、参观；

c) 业务发展中的重大活动及事件；

d) 重大项目的签约、开工、奠基及落成典礼；

e) 重大装备、设施、设备；

f) 厂区、办公楼宇及在建项目场地等建筑场景；

g) 生产经营、科研管理等工作场景；

h) 关爱员工、团队活动、先进人物、培训交流及思想政治建设等活动；

i) 扶贫、公益事业及健康、安全、环保题材；

j) 重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料；

k) 重大科研课题研究、成果鉴定、科技奖项

l) 其它具有保存价值的声像材料。

6.1.2 归档要求

6.1.2.1 在工作期间拍摄的属于归档范围的声像材料，形成部门和人员应在3个月内向公司办公室归档，任何部门或个人不得私自保存或据为己有。

6.1.2.2 重要的声像材料，如公司领导（副总经理以上领导，含副总经理)和地方政府重要官员参加的活动或会议，应同时向公司办公室提交。

6.1.2.3 各种载体的声像材料应是原版、原件，未经加工修改，内容真实、主题鲜明、影像清晰、画面完整、声音清楚。

6.1.2.4 声像材料应经过筛选并附以准确的文字说明，包括时间、地点、事件、主要人物、作者等要素。

6.1.2.5 电子声像材料归档通用格式包括:数码照片（JPEG）、录音（WAV， MP3，WMA）、录像（MPEG， AVI）等。

6.1.2.6 用于存储的载体应安全可靠、便于长期保存。光盘应使用不可擦除型光盘。

6.1.2.7 移交声像档案时，须办理移交手续并填写声像材料归档移交单。

6.1.2.8 为保证及时移交归档，采集声像资料所产生的费用，在报销时必须同时出具声像材料归档移交单复印件作为凭证。

6.2 声像档案的整理

6.2.1 声像材料的整理

a) 声像档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系、有利于保管、有利

于提供利用的原则，不同载体应分别存放；

b) 保管期限一般为长期；

c) 文字说明应随声像档案一同归档。

6.2.2 单份声像档案说明的填写

a) 题名：简明概括、准确反映声像档案的基本内容；

b) 参见号：指与本事件有密切联系的其他载体档案的档号；

c) 时间：以8位阿拉伯数字标注年月日，如20080808；

d) 摄影者：一般填写个人，必要时可加写部门；

e) 文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、作者等要素；

f) 概括揭示所反映的全部信息，或仅对题名未及内容做出补充。其他需要

说明的事项亦可在此栏表述。

6.2.3 声像档案目录的编制

a) 声像档案目录的著录项目包括：照片号、底片号、盘带号、档号、题名、

时间、摄影者、备注、参见号、数量、容量、分类号、项目号、主题词

或关键词、密级、保管期限、载体类型、文件类型、文字说明等。

b) 档号：由载体类型或文件类型、分类号（年度）、册（盘、组）号及序

号组成，脱机载体上应粘贴档号标签；

c) 载体类型：指纸质、磁带、磁盘、光盘等；

d) 文件类型：指图像、声音、影像等。

6.2.4 建立声像档案数据库

按照档号、题名、参见号、时间、摄影者、文字说明等进行数据著录。

6.3 声像档案的保管

6.3.1 声像档案的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

a) 恒温、恒湿保存。照片、底片存贮温度应控制在2℃-21℃,相对湿度应

控制在20%-50%；磁带、磁盘、光盘的存贮温度应控制在17℃-20℃，

相对湿度应控制在35%-45%；

b) 归档载体避免擦、划、触摸记录图层，避免挤压；

c) 存放时远离强磁场、强热源，与有害气体隔离。

6.3.2 电子声像档案拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

6.3.3 各种载体按载体保存期限更新到新载体。对磁性载体上的声像档案应每4年转存一次。

6.3.4 各种格式与载体的声像档案每5年进行一次有效性、安全性抽检，抽检率不低于10%，如发现问题应及时采取拷贝、转换等恢复措施。

6.4 声像档案的利用

6.4.1 各部门各单位应建立声像档案数据库及展播平台，管理、展示声像材料，向利用者提供声像档案。

6.4.2 在属地管理提供利用的基础上，声像档案应在开发系统内资源共享。6.4.3 建立声像档案利用审批流程，填写声像档案利用审批单，保证声像档案的安全和有效使用。

6.5 流程图

公司及所属单位声像档案管理流程图见附件3。

6.6 内控活动列表

公司及所属单位声像档案管理内控活动。

7 奖惩

7.1 对积极主动归档声像材料的人员给予奖励；

7.2 对擅自修改、丢失、泄密声像档案的人员给予处罚。

8 附则

本细则由公司风险管理办公室组织解释。