基于数字化时代文书档案管理研究

基于数字化时代文书档案管理研究

发表时间：2017-10-24T16:15:08.157Z 来源：《基层建设》2017年第17期作者：郝影[导读] 摘要：进入数字化时代后，计算机技术以及互联网技术发展越来越快，这也促进了文书档案事业管理机制的改革。

黑龙江省水利水电勘测设计研究院黑龙江哈尔滨 150080 摘要：进入数字化时代后，计算机技术以及互联网技术发展越来越快，这也促进了文书档案事业管理机制的改革。应用网络技术以及信息技术，可以提高文书档案管理的效率，本文对当前文书档案管理的现状进行了介绍，对基于数字化时代文书档案管理需要注意的问题进行了探讨，希望对相关工作人员提供一定帮助，保证文书档案可以发挥出更大的效用价值。

关键词：数字化；文书档案；管理；现状；问题前言：文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，从而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。

一、当前文书档案管理的现状

进入数字化时代后，文书档案管理部门面临着重大的挑战，为了更好的满足社会发展形势，必须改进落后的管理技术，还要积极利用数字化、网络化技术，提高文书档案管理的效率。文书档案管理是对文件资料的重新整理与分类，可以筛选出有价值的信息，提高了资源的利用率。在整理的过程中，需要对检查不合格的文件进行修整，还要对这些文件进行重新装订与编号。我国很多文书档案馆中，工作人员仍然采用的是人工整理的方式，这不利于提高文档管理的效率。文书档案的种类在不断增多，文书档案管理工作越来越繁琐，而且工作量也越来越大，如果还采用人工管理的方式，会影响档案整理的质量以及效率。另外，在很多档案馆中，还存在人力资源不足的问题，管理人员技术水平比较差，而且缺乏工作经验，降低了档案管理的质量。还有的档案馆，管理人员更替比较频繁，新员工对工作流程并不熟悉，而且缺乏专业指导，在整理文书档案时，存在操作不规范等问题。这些现象也说明文书档案馆的领导者对管理工作并不重视，而且管理意识比较薄弱，影响了文书档案管理工作的顺利进行。

二、基于数字化时代文书档案管理需要注意的问题

2.1 提高数字化时代下文书档案管理的认识

由于文书拟制工作涉及部门多，人员分散，加上一些部门和个人对文书档案管理重视度不够，文书档案管理工作一直较为薄弱。在纸质档案和实物档案普遍未能做到及时、全面归档。在电子档案方面，有的没有保存，有的保存的往往是最后一稿的电子文件，电子文件无法进行集中管理，很容易丢失。究其原因，主要是思想上未引起高度重视。因此必须要进一步提高信息化条件下文书档案管理的认识，制定科学的工作流程和工作制度，确保文书信息化管理落到实处。

2.2 加强文书档案信息化标准体系建设

由于受档案实体管理模式和方法的影响，档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一，造成现在文书档案信息管理上标准不一，导致档案信息的传输、传递难度较大。因此，要积极构建科学的文书档案收集、整理、归档、利用的实施标准，进一步规范文书档案信息化管理工作。并积极依托专网系统建立文书档案管理信息化平台，加大文书档案信息化建设投入，推进文书档案管理信息化建设进程，进一步打牢文书档案管理基础。

2.3 转变管理思想

具备了数字化的办公条件，拥有了强大的人才队伍，不过是满足了文书档案管理数字化的基本条件，而想要真正实现文书档案管理的数字化，还缺少了一个至关重要的因素，那便是对文书档案管理人员以及领导人员的思想意识的转变。没有与数字化基本条件相匹配的正确思想，即便有了最优秀的设备与人才，也依旧难以实现文书档案管理真正从传统制度中转变过来。故此，对于领导人员来讲，要充分了解文书档案管理数字化在如今社会背景下的意义，并正确指导文书档案管理数字化的建设工作，同时还要积极提供各种建设所需的资源，为实现文书档案管理的数字化提供指导意义以及建设基础。

对于文书档案管理的工作人员来讲，则需要深入学习现代化文书档案管理的思想，并在工作的过程当中，端正态度，谨守工作规范与流程，一改在传统的管理工作当中的所存在的无规范、低效率现象。由此，通过领导人员与工作人员的上下齐心，以现代化的文书档案管理思想为指导，以优良的现代化设备为基础，真正实现文书档案管理的数字化建设，以满足社会发展的需求。

2.4 着力技术创新，提高服务效率

要树立现代的档案管理理念，无论是档案业务工作，还是档案管理工作以及档案信息的交流，都应以现代化的技术手段作为媒介，充分利用计算机及网络进行现代化管理，帮助解决问题，提高管理水平和效率。要确立档案管理网络化是信息化建设重要组成部分的主流意识，扭转研发者对档案管理无效益的片面认识，克服软件应用者嫌麻烦的思想，转变管理者认为手工方式可靠的传统观念，形成研究新需求、接受新技术、应用新手段的强烈使命感。

要把电子文档管理系统的研发融入网络大系统，把档案管理的计算机化纳入企事业单位信息化建设的总体方案，使档案从收集、整理到检索、利用与企业物流、资金流、信息流的形成部门资源共享、网上流转，这不仅关系档案管理的技术进步，而且事关企事业单位信息化建设的进程和成败。

抓紧解决历史问题，根据信息化建设整体需要，对档案部门先期采用新技术的情况进行排查，解决与整体信息化的系统接口、技术接口问题，使之融入网络运行环境。同时要着手解决历史档案的数据化问题，逐步实现全信息计算机检索，满足全方位、多层次、便捷高效的服务需要。

2.5 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

3 结语