新闻发布会流程实战版

江苏省贸易促进协会新闻发布会流程一、流程说明

（一）定义

泛指通过媒体集中发布某消息而于固定时间固定地点举办的活动

（二）主要目的

通过对新闻事件的报道，扩大协会知名度。

二、主流程

三、分流程实施规范

一) 制定计划、前期预热与日程准备

协会根据自身实际需要，由协会和骏名公司商议，举办新闻发布会。

1、组建会务组

协会和骏名公司根据自身条件和人员情况，组建会务组。

2、明确目的、主题、时间

1）明确目的：

媒体发布会的目的包括：

●为中心提供一个新闻炒作的热点，通过报纸、电视、网络等各类宣传媒体对该热点事件进行宣

传，进而让社会各阶层了解协会，以扩大协会在当地的知名度和影响力；

●与相关政府、企业领导及新闻媒体的朋友建立良好关系，为将来的工作带来方便。

2）明确时间

发布会召开前，骏名公司领导与全体员工商议会议时间，具体到某月某日几点开始，几点结束。时间确定原则：

以周为单位，如在工作日召开，宜放在后半周，如周三、周四。

若确实需要在双休日举行，也请注意上午时间应该稍晚，比如10点开始；如安排在下午，则适宜从15点开始。

日期的确定注意以下原则：

●避免与社会重大活动的时间冲突

新闻发布会应选择合适的日期，避免与国家或当地重大活动、重要纪念日相冲突，否则记者们大都会选择更为重要的新闻事件去采访，影响发布会效果。

●根据新闻发布会所邀请的对象不同，选择不同时间

根据邀请对象身份的重要与否来进行时间选择，考虑顺序依次为：政府官员、协会成员、相关企业、新闻记者以及骏名公司人员。

时间一般选择在:

周三~周四：有政府部门的重要领导参加安排在周二到周四的工作时间比较合适，一般不宜选在双休日举行，因为这样给人一种“加班”的感觉，给领导和嘉宾的邀请带来不便。

无论确定在什么日期，一般整个发布会过程应控制在2-2.5小时内为宜。

●其他原则

符合协会目前情况的最佳宣传时间

以协会和骏名公司目前人员条件为参考，预留充足的会议准备时间

预留充足的会议嘉宾邀请时间，及会场确定时间。

3、费用预算

会议主题明确后，协会秘书长与骏名公司董事长、总经理、市场策划总监商议会议规模，制定总体和分步骤的费用预算，末位数精确到十位。发布会各环节均须参考预算执行，尽量避免经费超支。

4、媒体投放资料准备（广告、文稿、网页）——此项为可选项

市场策划总监根据推广计划需要准备投放广告/稿/网页。

5、明确到会人员

根据会议需要，选择与会人员。参加会议的人员一般分以下几类：

●政府部门领导；

●协会的领导，专家等；

●相关企业负责人，代表；

●骏名公司领导及全体员工；

●新闻记者。

6、初步预约嘉宾

会务人员负责与确定的到会人员取得初步联络，了解他们的时间安排、参会与否；提前把发布会的背景、目的及希望讲话方向告知嘉宾，并确认是否需要主办方提供发言稿，将信息反馈给会议筹备组组长，以便随时调整工作计划。

7、确定具体日程

参照确定的会议时间，进行具体日程安排。

说明：嘉宾发言需依照职位从高到低进行排序，切忌颠倒顺序。

二)筹备阶段

1、联系场地

注意新闻发布会的选址必须与所要发布新闻之重要程度相匹配。

注意考虑交通是否方便，硬件设施是否完备，如电话、传真、打字、照明设备、上网条件、音响设备、投影设备等。在以上因素中，重点考虑音响设备和投影设备是否符合要求。具体要求如下：1）场地选择：

●建议协会的新闻发布会选择在政府会议室或者人民会堂等地举行。一般选择能够容纳100人左

右的新闻发布会场地，会场外应有泊车位

●发布会场地应该有足够的空间布置1排主席台（6-7人）、1—2排前排嘉宾席，以及足够座席

与参会人数相匹配；

●会场应留有安放背景板的位置和相应的背景板支架，一般专业酒店的会场会提供这类设施，如

果酒店不能提供，则需要与酒店沟通，通过租赁或制作等方式准备背景板支架，要求场地方给予相应配合；

●矩形会场，且会场中央无影响听众视线的柱子或其它障碍物；

●有重要嘉宾参与时还需要准备一间单独的贵宾休息室，供贵宾在会议前后休息以及进行重要专

访之用。

2）音响设备：

●音响控制室能够顺利播放各类背景音乐，同时能够兼容现有的存储介质（如磁带、CD、VCD、

DVD等）；

●音响控制室留有与笔记本电脑音频接口，并有足够长的电缆；

●至少保证有1个固定麦克风，2个移动麦克风，麦克风的声音没有杂音，并有备用的麦克风；

●以上所有的音响设备的音量大小适宜，保证会场每个角落都能清楚地听到声音。

3）投影设备：

●拥有固定可升降的投影幕布，同时根据实际需要，备有1-2个活动投影幕布，最好采用1.8m*1.8m

的大投影幕布；

●配备相应数量的投影仪，采用流明数（亮度的参数）大的投影仪，用投影仪具体的大小和数量，

以坐在会场后排的来宾能够较看清屏幕为原则。

●投影仪和电脑之间的数据线接口能够匹配，同时有足够长度的电缆。

提前一天抵达现场，调试设备。

4）茶水联络或购买：

一般而言，会场都会提供茶水，假如预定的会场没有茶水提供，则需联络购买。以小支矿泉水为宜，避免浪费。

2、确认参会人员

注意与嘉宾保持联络，进一步确认他们的日程是否有变动，是否可以准时出席。

3、请柬准备、派送

根据嘉宾确认到会情况填写请柬，指定专人一一登门派送。

4、协会宣传资料准备

协会的宣传资料提前撰写、印刷/打印好，根据预计的到会人数准备若干份。并预留20份备用。