信息时代的秘书工作

信息时代的秘书工作

摘要：随着信息时代的到来，信息网络产业的兴盛，国际间合作与交流的频繁，我国的秘书工作面临着严峻的现实挑战。因此，加快秘书工作现代化的步伐对秘书工作发展具有重要意义，本文对信息时代秘书工作的现代化作了粗浅的探讨。

关键词：信息时代；秘书工作；现代化

当今社会，现代高科技技术在政治、经济、文化、教育、科技和社会生活中占据着越来越重要的地位，信息网络技术正在改变着我们的生活方式、工作方式、社会活动方式、思维模式、观念意识等。“随着信息技术的发展与整个国家经济信息化的深入发展，计算机及通信等现代信息技术越来越广泛地应用于各行各业，秘书工作本来就是以处理信息为中心任务的，当然就首当其冲地受到这个浪潮的影响。”①作为企事业单位中起着承上启下的中枢作用的秘书工作也面临着信息时代的冲击与挑战，面临着现代化与信息化的问题。

一、我国秘书工作现状

自上个世纪80年代以来，我国的秘书工作进入了一个新的发展时代，不管是在理论建设，还是在人员培训，以及秘书实践中都取得了长足的进步与发展。但面对日新月异的信息时代，秘书工作，特别是秘书工作的现代化方面仍滞后于时代的步伐。

（一）、秘书人员的素质参差不齐

近几年来，我国秘书人员的整体素质有所提高，但在总体情况下表现出素质参差不齐的情况。具体表现为以下几点：首先，部分秘书信息意识薄弱，缺乏操作先进仪器的能力。现在的办公正在向办公自动化方向发展，电脑、打印机、传真机、复印机等仪器联合作业，通过网络技术，实现部门之间的资源共享。但是，在我国的秘书队伍中，有相当部分秘书人员，特别是那些相对偏远地区的秘书人员，缺乏这方面的意识和实际操作能力；其次，缺乏国际远见和时代意识。我国在国际上的影响力越来越强，外国商业机构在华投资项目或合作项目也越来越多，这就要求我国的秘书工作也要越来越国际化和全球化。但我国当前的秘书素质离国际化、全球化的要求还有相当差距，很难符合外资企业的秘书素质要求；再次，秘书的指示机构不合理。有些秘书人员的知识面不宽或专业知识不精深，综合分析能力和实际操作能力不强，因此业务水平和工作效率相对较低。

（二）、秘书人员的考核制度落后

为了提高秘书人员的业务素质，适应秘书职业技能培训和鉴定的需要，从1997年开始，我国由国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会统一试行秘书职业资格的认证和培训工作。但是在实际工作中，我国在秘书工作者的选拔上仍带有极大的经验性和随意性，主要依据应聘者所持的学历，甚至有的是因为情带关系得以上岗。即使在秘书职业资格证书的考核中，也很不严肃、正规，内容主要以书写为主，缺乏对现代化办公设备的操作能力考核。相比之下，国外对秘书人员的考核与任聘上实现了制度化标准化，考核内容也与时代要求紧密相连。

①范立荣.现代秘书实务[M].北京:中央民族大学出版社,1996.

（三）、秘书工作环境的设备相对陈旧

随着办公自动化的不断加强，信息化作业在秘书工作中占据的份额也越来越大，这对我国普遍的办公环境提出了严峻的挑战。在我国，除东部沿海省份城市及中西部的省会城市外，办公室的硬件设备普遍呈现出落后、陈旧的情况。很多地方的办公室连电脑都没有得到普及；还有些地方的办公室里办公设备很不完备；有些办公室的设备相对完善但缺乏网络，使资源得不到共享，无法实现联合作业。这些都与国外的办公环境设备相差很大，难以实现秘书工作的现代化和信息化。这一方面是由于一些地方缺乏资金支持，另一方面也是由于观念的落后和实际操作能力跟不上。

二、加强秘书工作信息化的对策

信息时代秘书工作现代化趋势的加强，对秘书工作现代化重要性认识的加深，迫使我们将研究探讨秘书工作的方向转向如何加快秘书工作信息化和现代化的方向上。对此，我认为以下几条途径可以促进我国秘书工作的信息化和现代化。

（一）、实现办公自动化

随着世界经济的飞速发展和电子科学技术的不断革新，秘书工作的水平不断向科学化、自动化和现代化的趋势发展。办公自动化作为一门能够大幅度提高工作效率的新兴技术，在秘书工作中成为越来越重要的内容。办公自动化依据其便利、快捷、高效、准确的特点，大大提高了秘书工作的效率、标准化和规范化水平。实现秘书工作的办公自动化，一方面，在软件环境上要求秘书人员具备较高的思想意识，在观念中要求有办公自动化的自觉，掌握先进操作技术的索求；另一方面，先进的办公设备和发达的科学技术是秘书工作办公自动化的物质基础。正所谓“巧妇难为无米之炊”，如果一个秘书工作人员具备了相应的办公自动化意识，懂得了如何利用办公自动化设备去提高工作效率和管理水平，却没有先进的设备，也不可能真正实现秘书工作的办公自动化。

（二）、提高秘书人员素质

科技进步的关键在于人的进步，同样，秘书工作现代化程度的提高关键在于秘书人员业务素质的提高。首先，注意秘书人员整体素质的提高，才能加快秘书工作现代化的步伐。在知识方面，“随着社会主义市场经济体制的逐步完善，对秘书人员知识的要求会越来越高，秘书人才逐渐向复合型、通才方向发展，其知识体系趋向庞大和复杂。”②秘书人员除了掌握传统的业务知识如文秘专业知识、写作知识和管理知识外，还需要掌握办公自动化技术所要求的新知识的核心技术，学习计算机和网络应用等科学技术，掌握各种办公自动化设备的使用与维护。同时，树立信息化意识，积极培养自己的信息敏感性，随时随地捕捉有利于工作的信息，并及时把处理后有价值的信息提供给领导。其次，要不断进取，建立动态的知识结构。知识陈旧、老化必然导致思维的滞后。秘书若想不被社会所淘汰，惟有加强学习，不断更新自己的知识结构，完善自我。再次，注意秘书人员创新能力培养。创新能力是工作效率得以提高的基础和源泉。

②向国敏.现代秘书学与现代秘书实务[M].上海:华东师大出版社,2000.

（三）、协调秘书工作

信息时代的秘书工作和传统秘书工作相比虽然同属于辅助地位，但是现代秘书工作的工作量是传统秘书工作的几倍，甚至十几倍，一个秘书部门已无法单独完成全部秘书工作，必须与其他秘书部门以及其他单位部门进行协调与合作。“搞好秘书协调工作，有利于领导实现科学管理，有利于落实领导决策，有利于净化领导的工作环境。”③做好秘书协调工作，要把握好以下五种方法：行政法规约束法、正面公开协商法、私下沟通疏导法、搁置分歧冷处理以及趁热打铁速决法。

（四）、研究秘书学理论

我国的秘书学是20世纪80年代诞生的新兴学科，近20多年来，不少专家学者在秘书理论方面进行了艰苦的探索，作出了开拓性的贡献，秘书学也逐渐从管理学的一个分支学科上升为独立学科。但是我国的秘书学理论仍然未能具有成熟的科学体系，对我国的秘书工作的实践的指导意义，仍然有所欠缺。先进的理论对事件有指导和促进作用，根植于信息时代的时代背景，研究秘书学的最新发展，对促进我国秘书工作的现代化具有巨大推动作用。

参考文献：

[1]范立荣.现代秘书实务[M].北京:中央民族大学出版社,1996.

[2]向国敏.现代秘书学与现代秘书实务[M].上海:华东师大出版社,2000.

[3]杨曦.现代秘书人员素质初探[J].秘书,2001(9).

[4]潘春胜.知识经济时代秘书工作基本要求[J].秘书,2001(10).

③杨曦.现代秘书人员素质初探[J].秘书,2001(9).