工会财务软件使用

工会软件简易使用说明一、通用财会软件安装使用版本：通用财会软件（工会版7.0）单机版（即ACCESS版）。

下载操作流程：打开IE ——地址：——公告栏（更多）——工会会计制度、培训资料和报表下载安装操作流程：全总新会计制度管理系统软件——ACCESS ——setup.exe ——通用财会软件（工会版7.0）二、系统设置1、启动单击“开始”，指向“程序”，指向“通用财会软件（工会版7.0）”，然后单击“系统管理”即可运行系统管理子系统。

2、用户登录启动系统管理后，会显示“用户登录”对话框，要求用户登录，ACCESS版登录界面ACCESS版第一次登录，直接点击“确定”即可登录系统。

注意：第一次只能以系统管理员（dba）的身份进入系统，在“用户登录”对话框中，选择用户名“dba”，密码为空，然后单击“确定”。

3、系统管理包括以下功能：●账套管理●用户管理●数据管理●日志管理（一）新建账套新建账套是为一个核算单位建立财会核算的账簿体系（数据文件）。

1．在系统管理子系统的主窗口中，单击账套管理图标打开账套管理窗口，如图Ⅱ—4。

图Ⅱ—42．在【编辑】菜单中选择【新建账套】，或按工具条上〖新建〗按钮，打开增加账套对话框，如图Ⅱ—5：图Ⅱ—53．在“增加账套”对话框中，输入新的账套信息。

1）账套代码：以3位字母或数字标识一个账套，且必须唯一。

2）账套名称：账套的名称。

最大长度为10个汉字。

3）账套类型：从下拉列表中选择基层工会单位4）会计科目代码长度：·科目级数：科目总级数为10级，不能改变。

·代码长度：设置每级科目的代码长度，总长度不能超过25位。

本系统中，一级科目代码长度设定为3位，二至十级科目的代码长度自行定义。

（注意：因为本系统强制使用内置的会计科目，所以代码的长度不允许自行修改）·是否使用内置会计科目：该复选项为强制必选项。

５）其他设置：·本位币：设置本账套的记账本位币的代码和名称。

默认是RMB：人民币。

·会计年度／启用月份：定义账套启用的会计年度和月份。

2010年1月1日。

·结账截止日期：选本月底·会计期数：每个会计年所包括的会计期数目，本系统将每个自然月定义为一个会计期，共12期。

·部门级次：定义本账套的部门编码录入时的级次规则。

操作：新建账套001，如图Ⅱ—6：注：账套建立后，除账套名称及单位信息外其它信息将不能再修改，如果发现设置有误，只能在删除后重新建立一个账套。

（二）修改及删除账套修改账套是根据需要修改账套名称和单位相关信息。

具体操作：1．选择【编辑】菜单中的【修改账套】或单击工具栏中〖修改〗按钮，弹出“修改账套信息”对话框，在对话框中修改账套名称。

2．单击“确定”按钮，完成修改。

如果错误地建立了一个账套或该套账已不再使用，可以删除该账套。

具体操作：1．选中要删除的账套。

2．选择【编辑】菜单中的【删除账套】，或按工具条上的〖删除〗。

提示：是否删除xx账套的xxxx年度数据。

选择“是”将删除该年度账，选择“否”将放弃删除操作。

注意：·只有系统管理员才有删除账套的权限。

·删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。

·如果所选账套中只包括一个年度账，将删除整个账套。

（三）增加用户1．在系统管理子系统的主窗口中，单击用户管理图标，屏幕上出现用户管理窗口：2．选择【编辑】菜单中的【增加用户】，或单击工具栏中的〖增加〗按钮，窗口右边“编辑区”清空。

1）代码：长度最长为8位，不能为空且唯一。

2）名称：最长为10位，不能为空。

3）岗位：选择新用户的“岗位”信息。

包括：系统管理、主管、出纳、会计，可以为空。

3．密码：输入新用户的初始密码。

为用户设置密码，以防止他人非法进入系统。

用户设置后，每次启动系统时，都要输入用户名和密码，若不能正确输入，将不允许进入系统。

密码最大长度为10位。

密码在屏幕上显示为星号（*）。

密码也可以为空。

4．单击“保存”按钮，如果全部内容输入正确，所设置的用户信息将显示在屏幕左侧列表中。

同时屏幕右侧各栏位清空，可以继续增加下一个用户。

注意：·系统中用户的“代码”必须唯一，不能重复。

·用户使用后不允许删除。

·用户在使用系统的过程中，可随时修改自己的密码。

用户如果忘记了密码，可与系统管理员联系。

操作演示：新增代码为“001”、姓名为“钱江”，岗位为“会计”的用户。

选择【编辑】菜单中【增加用户】命令或单击工具条中〖增加〗图标，激活编辑区，代码输入“001”，名称录入“钱江”，岗位选择“会计”，密码为“888888”，单击“保存”按钮，在屏幕左侧“用户列表”中新增一条用户钱江的记录。

如图Ⅱ—7：图 Ⅱ—7（四）设置用户权限1． 完成增加用户后，要对用户进行权限设置。

2． 选择【权限】菜单中的【权限设置】，或单击工具栏中的〖设置〗按钮。

打开“用户权限”话框。

如图Ⅱ—8：图Ⅱ—8设置权限的方法：① 在“账套及功能权限”列表中选择某个账套。

勾选左边选择框，系统进行默认设置。

② 设置列表中最右边一栏的选择框。

·如果选中，表示当前用户可以使用该账套；·如果取消选择，表示当前用户对该账套没有使用权限。

·如果要为当前用户赋予所有的权限，可双击“功能权限”列表中“子系统名称”列表头。

注意：不能为系统管理员dba 设置权限。

系统管理员只具有系统管理模块的操作权限。

编辑区用户列表三、数据管理数据管理是为账务数据提供各种保护功能。

包括：数据备份、数据恢复、数据引入、数据引出、显示所有账套以及自动维护。

在“系统管理”主窗口中，单击“数据管理”图标，打开“数据管理”窗口，如图Ⅱ—10：图Ⅱ—10（一）数据备份数据备份是将本系统存放在硬盘中的数据建立软盘副本或硬盘文件副本，以便得到长期保存，同时也可防备意外事故或操作造成的硬盘数据丢失；一旦硬盘数据被破坏，通过恢复功能能使系统数据得到尽快恢复以保证业务的正常进行。

1．在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据备份的账套。

列表中列出了系统中所有的账套。

默认显示最近操作的账套。

2．在“年度账”列表中选择进行备份的年度账。

3．从【数据】菜单中选择【数据备份】，或按工具条中的〖备份〗，弹出“数据备份”对话框，如图Ⅱ—11：图Ⅱ—114．选择要将数据备份到的驱动器及存放路径。

5．输入“文件名”（系统默认以当前账套数据文件名加后缀.bdb）。

6．账套数据较大时，可先单击窗口右下方“压缩”按钮对数据进行压缩处理后，再单击“备份”，打开“备份文件信息”对话框，如图Ⅱ—12：图Ⅱ—12对话框中显示出进行数据备份的用户代码以及要备份的账套代码、数据年度、备份时间等信息。

7．在“备注”栏中输入备份数据的附加说明。

单击“确定”，开始进行数据备份。

·如果备份文件已经存在，系统将给出提示信息，确认是否覆盖原来的文件。

·备份完毕，系统提示“备份成功”。

注意：·进行软盘备份时，要求软盘为空盘，如果软盘内有内容，将提示换盘。

·进行软盘备份时，如果待备份的数据量比较大，则在备份过程中会提示换盘。

（二）数据恢复数据的恢复是指当计算机发生故障或账务处理系统软件发生故障时，使当前的账务数据遭到破坏而必须对已备份的数据进行恢复处理，它将使当前的财会数据恢复到系统破坏前的状态或最接近的状态。

1．在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据恢复的账套。

列表中列出了系统中所有的账套。

默认显示最近操作的账套。

2．在“年度账”列表中选择进行恢复的年度账。

3．从【数据】菜单中选择【数据恢复】，或按工具条中的〖恢复〗，弹出“数据恢复”对话框，如图Ⅱ—13，在对话框中显示出账套代码、数据年度及账套数据文件名称和位置。

图Ⅱ—134．选择数据备份文件所在的驱动器及存放路径。

5．在文件列表中选择（或直接输入）备份的文件名。

6．单击“恢复”，打开“恢复文件信息”对话框。

7．单击“确定”，开始进行数据恢复。

·进行数据恢复时，将覆盖现有的账套数据，所以应根据系统提示，确认是否恢复数据。

·如果数据格式错误，或与现有账套不是同一账套数据，则不予恢复。

·如果数据备份到多张软盘上，恢复数据过程中，系统会按顺序提示换盘。

已删除数据的恢复：恢复已删除数据是对已删除的年度账进行恢复。

1．在【数据】菜单中选择【显示所有账套】，在“年度账”列表中将列出当前所选账套中的所有年度及其数据文件信息，包括已经删除的年度账。

2．按照“数据恢复”过程进行数据恢复。

三、帐务处理账务处理是整个通用财会软件的主体和核心部分，包括期初建账、日常账务处理、月末结账和年末结账。

（一）基础设置会计科目设置会计科目增加窗口：科目代码可输入会计科目的代码。

输入的代码必须符合设定的科目分级结构，建立科目要按科目级别顺序定义，如先建二级，再建三级。

科目简码填写科目的字符简称。

科目名称填写科目的汉字或外文名称。

科目类别科目类别共分为五大类，根据具体的科目类型而定。

科目分组科目的分组包括：一般科目、现金、银行、应收、应付、固定资产。

对科目进行分组是为了在系统内处理其他功能时，能够缩小科目查找范围，如在现金日记账中选择科目时，弹出的科目将只限为科目分组中的现金科目。

下级科目分组应与上级科目分组一致。

外币核算该栏目确定是否需要外币核算。

单击选上“核算外币”，则当以后有外币核算要求的科目有业务发生时，系统提供输入所有外币和汇率的窗口并自动提供外币和记账本位币的换算功能。

币别选择外币币种。

币种已在货币设置中设定。

期末调汇期末核算外币时，由于汇率的变动，产生汇兑损益，因此对某些科目进行汇兑调整，这里设定需要进行期末汇兑损益调整的科目。

核算现金流量对某些会计科目的现金流量进行核算。

辅助核算指对会计科目按部门、职工、职工类别、项目、工会单位核算类别进行的辅助核算。

如果一个科目的多个明细科目中设置的下级明细科目是相同的，有必要将这些明细科目与系统内各种编码表建立联系，如部门、职工核算类等，以便于进行反向统计和生成辅助核算账。

科目与核算类别间的联系，应首先选择一种核算类别，并从该核算类别中选择一个具体的核算项。

核算类辅助核算的类别，包括部门、职工等系统内置核算类以及用户自定义的核算类。

本系统中设置了六级辅助核算供用户选择。

经费核算系统中内置了402拨缴经费收入科目进行“经费核算”，且核算类设置为“工会单位”。

后边的经费收缴方式下拉选项，如不选，则在录入经费时对缴费方式进行确定。

如选择，则固定为自主缴费、税务代收、财政划拨三种缴费方式选中的一种。

用户在录入402拨缴经费收入科目后，系统根据不同的缴费方式自动生成凭证分录，并将相应的经费金额自动登记在“经费管理”模块的相应账簿中。