建筑施工企业费用报销流程管理规定

建筑施工企业费用报销流程管理规定

Revised on November 25, 2020

郑州征远建设工程有限公司

费用报销流程管理规定

第一条为明确各类费用在报销付款中的管理责任、权限和流程，根据制定本规定。

第二条本规定也适用于公司、分公司和控股子公司（以下简称“各单位”）。

第三条各单位可根据本规定，结合本单位实际情况，制定相应的费用报销细则或实施办法，并报公司审核后在本单位实施。

第四条本规定所称费用报销是指日常发生的差旅费、办公费、业务招待费、汽车费、运杂费、邮电通信费、水电费、租赁费、会议费、保险费、低值易耗品、各种规费、咨询诉讼费、检测费、证照费、年检费、其他工程费用和其他管理费用等。

第五条权签人

1、本规定的权签人是指部门经理、项目经理、副总经理、财务总监、总经理、董事长等，名单以单位的任命文件为准。

2、权签人享有在规定管理权限内对报销付款签字审核审批的权利，并承担相应的责任和对费用真实、合法、合理性负责的义务。

第六条员工借款

1、日常费用开支原则上不允许员工借款，应由个人先垫支，事后报销；符合《货币资金管理制度》或大额开支确需借备用金的，根据费用预算，填报《借款审批表》报批后，到所属财务部门申领借款。但需在事项完毕后5个工作日内办理报销手续。公司领导的备用金管理另行制定。

当年12月31日前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中先扣回。

2、借款实行“前款不清，后款不借”原则。员工在财务部门有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不

允许再次借款；费用报销时，如无特殊理由，应先归还借款，扣除借款后有余额的，按余额付款。

3、公司员工借款经部门负责人、财务总监、总经理审批；

4、财务部门应加强对员工借款的管理，定期催收。

第七条报销的要求

1、发票的基本要求

①发票必须合法、真实、有效。

②发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，字迹清楚。发现发票有误，应当退回重开或更正，更正处应加盖开票单位公章。

③发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上，防止原始凭证在传递过程中丢失。

④发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。

⑤其它要求参见《会计基础工作规范制度》和国家相关法律、法规。

财务部门有权拒收不合法不合规的票据，并及时通报相关责任人。

2、报销凭证的填写要求

①必须按费用报销单要求填写相关内容。

②报销事项的内容、用途说明必须清晰准确，并注明费用归属（属于哪个单位或项目，便于分类核算或转账），必要时附清单详细说明。

③凡是费用需要在公司和各单位之间分摊的，报销人填写相应的报销凭证。

④报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。

⑤财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据（如白条、不符合要求的发票等），可以核小报销金额；但审核金额超过原报销金额时，应退回经办人重填或按申报金额报销。

3、其他报销附件要求

①2000元以上的业务招待费的报销报销人需要有办公软件的预审批说明清单，2000元以下的业务招待费须附说明清单，但费用说明清单不做为原始入帐凭证。

②金额超过10000元的其他费用报销必须有办公软件的预审批说明清单。

4、报销的时效要求

①当月费用一般应在当月报销处理完毕，部分费用如电话费等可以延至下月。

②当年费用一般应在当年12月31日前报销处理完毕。部分费用的发票如当年无法取得，只能在次年1月取得的，应在1月取得时立即办理报销；财务部门如果账务处理允许，应进入当年费用。

③申请先由公司预付支票的，经办人应在5个工作日内拿回相应发票按此报销流程办理签字核销手续，否则视同个人借款按相关规定处理。

第八条报销审批付款流程

1、经办人：根据本单位实际业务需要，在费用事项发生后，按照报销流程管理要求分类粘贴原始凭证，填写报销单，交部门负责任审核。经办人对其发生费用的真实、合理、合法、完整性负全责，严禁虚报、假公济私。

2、部门负责人：按管理及责任权限对本部门发生费用的真实性、合理性负责审核并签字，对费用是否符合部门计划、预算承担责任；对审核不通过的予以退回。

3、财务经理：财务经理（或授权财务人员）对报销凭证的相关内容，根据财务制度要求、标准进行审核；并复核报销的金额、是否有备用金或其他借款，是否从报销款中扣回相关借款；根据本单位的各项具体管理制度对票据的合法、合规性及节税与否负责审核签字，对审核不通过的予以退回。

5.副总经理：行政副总经理对公司费用的合理性进行再审核，工程副总经理对项目费用的合理性进行再审核。

6、财务总监：对财务负责人（或授权财务人员）审核后的报销凭证，根据公司相关规定、本单位的制度进行整体审核，并结合本单位月度、年度预算的使用情况和实际资金情况，签署预付款意见。对不符合要求，有损本单位利益的要坚决予以拒绝和退回，如有弄虚作假的，扣留票据上报总经理并追究有关人员责任。

7、总经理：对财务总监审核后的报销凭证根据公司月度、年度预算及资金实际情况审核决定财务总监的预付款意见，对整个报销的合法性、合规性承担责任。

8、董事长：对报销总金额超过10000元的或者总经理认为需要的费用进行审批；总经理的费用，由财务总监审核后，交由董事长审批。

9、董事长的费用由财务总监和总经理审核。

10、出纳：审核报销单是否完成上述签字流程，是否本人签字，对审批签字手续不全的坚决予以退回。对报销金额再次复核，复核金额（付款金额）只能小于等于报销人申报金额，对复核金额大于申报金额的，予以退回给经办人重新办理（或按申报金额办理）。

第九条本规定由公司财务处负责解释和修改。

第十条本规定自发布之日起执行。