11浪费时间的内在因素及解决方法(一)

贪求过多的原因及解决方法
浪费时间的原因 浪费时间的内在因素的第三项是贪求过多，贪求过多会浪费时间，原因如下： ◆不了解事情的重要性 ◆欠缺优先顺序与计划 ◆工作时间估算的不切实际 ◆遇到急事紧急反应，或反应过度 ◆野心太大，成就感要求过高 ◆渴望加深老板的印象过渡渴望表现合作的态度
◆人手不足 ◆完美主义
所有的解决办法只要有心，丢弃那种茫然，丢弃那种每天瞎忙，甚至不知道如何去忙 的情形。有心就是做计划，有心就是让自己内心有一股对生命的热爱，对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果，一个是离你的目标很远，一个是离你的目标很近， 怎么做？关键在乎于心，关键在于你自己的选择与决定。
危机应付的原因及解决方法
解决的方法 ◆确立每一个小时的有效计划，执行时可以节省三四个小时，却能获得更好的结果。 ◆建立系统，包括计划表、每日的目标、优先次序、完成的期限，运用好整合组织系统。 ◆花时间拟定计划，拟定计划应有的优先次序。拟定计划初期虽消耗时间，但会以较少 时间得到较佳成果。 ◆认清“危机不可避免”这种危机导向假设是一种错误的思想，大多数的危机都是能够 预先得知的，多给自己一点时间，预先为偶发事故做好应变计划。 ◆要有自律，就强迫自己定好完成期限，尝试第一个月目标优先次序及每日计划，列出 同时可提供的协助、监控进度、评估成果等。 ◆不要害怕许下承诺。你要学习的是设定目标，许下承诺，意味着你知道自己何时将达 成目标。 ◆要指出明确的结果，当然重要结果被明确指出时，目标就比较容易设立，如果你没有 把握重要的结果，就要指出明确的结果。 ◆指定工作的优先次序不是件很容易的事，却是所有管理工作最能提高生产效率的方 法。决定好应该把心力集中于什么地方，认清安排优先顺序的三个标准，即长期的重要性、 短期紧迫性、发展趋势。并且依照这三个标准排好次序，并依次排序列出它的目标，就可以 根据这三个标准去完成任务。 ◆假设计划无论如何都会被紧急事故而破坏，怎么去提高效率，大多数的主管每天都会 以相同或类似的方法浪费时间。虽然紧急事故可能把一天的工作打断，但如果这天的工作已 经事先计划妥当，而且重要工作可以在紧急事故之前完成，或者是在紧急事故之后再做完， 损失就可以减到最低。 ◆心里虽然有计划，但却认为这个计划没有重要到可以记录下来。很多人相信自己的记 忆力很好，不用记。然而记忆力有时也会出错，所以在排定优先次序或完成期限以前，任何 计划都必须白纸黑字记录下来。
【心得体会】 ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
解决的方法 (1)要明白事情的重要性 解决方法是记录危机工作日志，分析危机的来源、原因、重要性以及可控制的因素。很 多企业忘了教育员工，一定要有一种应变危机的措施，如果危机应付不当就很容易造成时间 的浪费。防患于未然就是处理危机的应用之道。 (2)对于没有预期会发生问题的解决方法解 决方法就是要预期意外事故的发生。根据一名哲学大师莫非的第三定律，会出错的事终 归要出错。因此把潜在的问题列出来，根据严重性及可能性分门别类，然后想出可能的防范
力，工作压力会导致精神紧张，在神经紧张的情况下往往削弱判断能力，导致效率下降，最 终形成做事拖延。所以主管首先应该有一种积极主动的态度，养成一种很好的习惯：每天的 事情，都要做好总结，第二天一定要安排第二天的工作，不要让事情一拖再拖。
(6)工作时间预算的要切实际 每件事情所花的时间，要比想象的久。莫非第二定律也认为，人们往往高估自己的工作 能力，结果把时间预算压缩得很短，其最后又不得不适当增加缓冲时间。 (7)减少机械故障、人为的错误 预期会发生此种状况，动用最能迅速有效调整弥补的资源，包括人力以及其它的资源。 (8)部属要透露坏消息 犯错是学习过程的观念，讨论所犯的错误，强调迅速报告坏消息有助预防危机的发生。 (9)因重要人物提出要求而不要引起过度的反应 要弄清楚他们真正的要求是什么，谁提出要求，需要何时达到要求，准备如何运用，是 否有其他替代方法等。 (10)进度的失控要防范 解决办法是把所有重要计划都安排好时间，分段检查进度，以确定目标正在完成中。
事必躬亲的原因及解决方法
浪费时间的原因 管理层的人如果事必躬亲必然会引起时间的浪费。事必躬亲主要是因为他缺乏安全感， 害怕失败；他对部下缺乏信心，觉得自己可以把工作做得更好更快；他觉得做事比管人舒服， 希望人人都知道所有的细节，以至于不能够适当地控制工作量；还有一种情形就是管得过多， 没有最终进度，人手不足，部属的工作过量，这些都是一种人为的因素。
浪费时间的原因 危机应付是浪费时间的内在因素，它造成时间浪费的主要原因有以下几个方面： ◆不明白事情的重要性 ◆没有预期会发生问题 ◆反映过度把问题当危机 ◆看忙着救火 ◆做事拖延 ◆工作时间预算的不切实际 ◆机械故障、人为错误 ◆部属不愿透露坏消息 ◆因重要人物提出要求而引起的过度反应 ◆进度失控
浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、 沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。针对各 项因素浪费时间的原因，然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠 缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数 是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因 此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有 自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。
【总结】 本讲主要对危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲这四种内部干扰因素进行分析， 提出了具体的解决之道。如今这个年代，不产生价值的时间被认为是损耗掉的，或者是消费 掉的，浪费时间是最奢侈的消费。任何人都没有足够的时间，然而每一个人又拥有自己的全 部时间。这就是著名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。
【自检】
分析一下你的工作中存在哪些危机，如果有，都有哪些，你的应付危机的方法是什么？
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的措施，或不可能防范的状况下减轻不良后果的步骤。 (3)反应不要过度 解决的方法有三种，可限制自己反映过度： ◆不要理会不必要的问题 ◆把别人可以处理的事情分派出去 ◆只对付自己可以应付的问题 (4)事前预防 提高效率的解决方法就是预防，未雨绸缪胜过亡羊补牢。 (5)做事不拖延 首先认清延误重要行动会产生危机。为了在规定的期限内完成任务会产生很大的工作压
解决的方法 (1)要了解事情的重要性 提高效率的解决方法就是填写周详的工作计划，也就是分析自己是否有替同事或别人代 劳的倾向。要多授权，因为有的人就不喜欢授权；要用最短的时间把事情做好，还要考虑这 些事情谁做会更好的问题，这也需要运用授权。 (2)制定优先顺序与计划 依据四个重要的时段（每天、每周、每月、每年）设定目标，做好年计划、月计划、周 计划，还有每日的计划。时间管理强调的就是这四个重要的时段，年计划如何去分解到每个 月，每个月的计划如何去分解到每一周，同样的每一周的计划如何去分解到每一天，最后每 一天的工作都是非常有序的，这样才能提高效率。 (3)工作时间估算的要切实际 必须认清每件事情所花的时间要比你想象的长，你不要估算说这件事情没事，你很快就 能把它做好，这是一种内在的因素造成的管理不当，因此会造成效率不高，浪费时间。 (4)遇到事情不要紧急反应 分清事情的重要性，先问自己最坏的情况会怎么样？有的人会急于求成，往往没有分清 事情的轻重缓急。常常这样问自己也是一种解决方法。 对于反应过度，要限制自己的反应，真正的情况需要做合理的反应。 (5)野心不要太大 控制自己的野心，要合乎能力和情况，讲求实际很重要。 (6)与老板长期共处 探究老板真正的意图是什么，长期成功比短期的印象更重要。 (7)适度表现合作的态度 别再只是因为希望受人赞赏而来者不拒，要分清楚与人合作和帮人做事的差别，在不冒 犯别人的情况下，要学会拒绝，要敢于拒绝。 (8)人手要充足 让部属掌握时间管理的技能，要每个人每天节省两个小时为目标。节约时间便可以节省 成本，但这要靠长期的教育训练来引导部属。 (9)标准的制定要适当 把标准降到合理的程度，将时间分配得紧凑一些。
解决的方法
1．管理人员的上级引导 如何引导他？ ●学会让他独当一面 ●不断地教他要接纳错误，从错误中去学习 ●引导他如何授权，去信任部属，利用进度报告加以控制
2．管理人员自身应注意 ●学会表达完整，不让人觉得模糊，要求部属遵从指令，确定任务内容。
●把标准降到大家可以接受的程度而不是自己的表现，并适当的控制工作进度。 ●如果人手不足，部属工作过量，当一个主管的你应该学习先完成一部分，再完成另一 部分，先把这个阶段的事情完成，再把下一个阶段完成，而不要一次性的赋于他们更多的任 务或事情。
危机
●不明白事情的重要性 ●没有预期会发生问题 ●反映过度 ●忙着救火 ●做事拖延 ●工作时间估算不切实际 ●机械故障、人为错误 ●部属不愿透露坏消息 ●因重要人物提出要求而引起的过度 反应 ●进度失控 补充
是否存在
是
否
改进的方法
计划欠妥的原因及解决方法
浪费时间的原因 浪费时间的第二个内在因素是计划欠妥，这是因为： ◆不明白事情的重要性 ◆没有建立系统 ◆没有时间拟定计划 ◆以危机为导向，假设危机不可避免 ◆缺乏自律 ◆害怕许下承诺 ◆没有指出明确的结果 ◆无法指定工作的优先顺序 ◆假设计划被紧急事故破坏 ◆心里虽然有计划，却认为这计划还没有重要到可以写下来的地步
浪费时间的内在因素及解决方法（一）
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【本讲要点】
危机应付的原因及解决方法 计划欠妥的原因及解决方法 贪求过多的原因及解决方法 事必躬亲的原因及解决方法
导言
使用相同的时间，不同的人有不同的结果。在时间管理中有多项因素干扰时间的有效 利用，其中包括外部因素和内部因素。首先分析这些干扰因素浪费时间的原因，然后针对 其原因，提出具体的解决办法。