企业档案管理信息化平台的发展方向

企业档案管理信息化平台的发展方向

发表时间：2017-12-14T09:39:59.613Z 来源：《电力设备》2017年第24期作者：袁瑗

[导读] 摘要：在数字化档案信息系统建设过程中，充分应用数据库、多媒体、网络、数字化等技术与企业档案信息化建设相结合，实现企业档案业务流程化、数据采集网络化、文件整理自动化、纸质档案数字化、信息服务智能化的目标。

(大唐新能源陕西公司陕西省西安市 710065)

摘要：在数字化档案信息系统建设过程中，充分应用数据库、多媒体、网络、数字化等技术与企业档案信息化建设相结合，实现企业档案业务流程化、数据采集网络化、文件整理自动化、纸质档案数字化、信息服务智能化的目标。

主题词：档案、管理、网络、安全、数据库

一、“统一平台、集中部署、分级应用、兼顾发展”

档案管理信息化平台应采用“统一平台、集中部署、分级应用、兼顾发展”的建设思想，在数字化档案信息系统建设过程中，充分应用数据库、多媒体、网络、数字化等技术与企业档案信息化建设相结合，实现企业档案业务流程化、数据采集网络化、文件整理自动化、纸质档案数字化、信息服务智能化的目标。其主要特点如下：

1、系统在遵循OAIS参考模型基础上，通过内置国家标准代码表和强大的业务定制方式，提供了从数据结构、管理方式、整理规则、归档流程等各环节的可定制，保障系统对各类档案业务的适应性、对管理内容的扩展性、对功能需求的可变性，满足了多全宗、多层次、大集中方式的档案信息管理要求。同时，针对多全宗、多层次企业或协作单位用户，系统以简单便捷的方式，提供对用户录入、整理、归档、查询等功能的权限控制，实现了复杂多样的档案权限管理。

2、系统基于J2EE的“WEB/中间件/服务器”技术架构与基于企业应用集成、面向服务的架构（SOA\EAI）方式，通过WEB方式，实现档案业务功能；采用WEB Service的方式，提供公共服务；采用XML标准，提供数据交换，确保系统的可扩展、可维护和可升级。

3、依据电子文件归档技术规范，建立与其它应用系统标准的数据采集接口，实现真正的文档一体化；同时，提供标准的档案信息查询接口，可与用户单位信息门户、机构用户、统一认证等基础系统进行集成。

4、针对各单位机构、档案业务分类表及代码表的变化，系统提供了机构沿革及版本控制功能，保留各阶段的机构、分类及代码档案数据，使系统可以适应不断变化的机构和管理规范。另一方面，系统可通过更改标准的业务定制、对单位全宗的配置，以及对目录号分层次、分阶段的设置，适应档案业务和用户机构的各项变化需要。

系统通过了严格的功能、性能和安全方面的严格测试，并在试点应用单位取得良好效果，完全满足档案管理对业务功能和性能的要求，满足对系统安全性、扩展性和容灾备份的需求。

二、建立永久、安全的数据存储平台

建立以“数据中心”为基础的永久、安全的电子文件存储平台，为各单位业务系统中的重要数据文件，或在日常工作中产生大量的、具有价值的电子文件和纸介质文件，有了以数字化方式，长期、安全存储的归宿。其主要特征如下：

1、系统在遵循ISO15489国际标准的基础上，在电子文件管理方面，通过制定数据标准和相应的技术手段，实现了各类电子文件转换为国际标准的、适合档案存储的规范化格式，解决了数字化档案信息，长期保存、利用、交换和安全控制等一系列问题。

2、系统应用先进、成熟的技术手段，不仅支持对非结构化数据的存贮管理（如：文字、语音、视频、图形、图像、网页、邮件等），而且，在提供对电子文件属性元数据管理的同时，对电子文件本身的管理，也采用了将电子文件自动形成浏览格式（PDF）、原始格式等规范的方式，进行存储。在利用上，对不同类别电子文件的访问权限（如：正文、附件、处理单）进行控制，可实现对流媒体文件的在线播放，从而保障档案数据存储的安全、可靠。

三、档案业务管理个性化

1、系统应针对不同用户的业务特点，提供了功能强大的业务定制功能，使得用户的业务管理规范与系统低耦合，用户可以将自己的管理理念和规范，通过业务定制功能，在系统之上形成符合自身业务管理的应用系统。如：系统所管理的档案门类、分类、整理规范、标准代码、信息展示、目录表单、统计、归档流程及责任划分，都可以通过系统提供的标准业务定制实现，使得系统具有极强的扩展性和学习能力，能随着用户管理水平的提高而不断自我完善。

2、系统应具有通过开发和集成先进成熟的技术，保障各项功能可靠实现，提高用户的易用性和流程的自动化程度。目前，系统集成了：全文检索、OCR、电子文件转换处理、WEB报表、双层PDF、流媒体、图形图像处理等先进成熟的技术。同时，根据用户的需要，利用系统开放的架构，可与各类内容管理平台，如：智能搜索系统、数字印章和水印系统、数据加密技术进行替换和集成，也可以与条码系统、库房智能文件柜系统进行集成，方便实体管理，从而提供质优价廉的技术和功能性能强大的产品选择。

3、系统应提供项目档案离线收录工具、项目标准化表单、电子文件图像处理软件等配套工具，使得系统的文件数据的处理与维护更加方便快捷，适应了各种应用环境的需要。

4、创建了个人资料管理平台：创建个人资料管理平台，实现了对个人资料和电子文件的收集管理，扩大了档案收集的范畴，缩减了档案人员的工作，其“分散收集、集中管理”的思想，实现了“全民参与”档案管理工作的主旨。

四、提供档案收集整理的便捷性、高效性

1、在档案保存价值的鉴定上，吸收了“后保管模式”理论中“宏观鉴定”理念。系统针对不同档案类型，既可支持分散整理模式、也可支持集中整理模式，通过部门移交和跨全宗（单位）移交，实现数据审核和实体的移交管理，极大提高了档案收集整理的工作效率。

2、系统采用文件生命周期理论，以前端控制的方式，实现归档文件前端管理。实现项目档案档案的收集整理、流程控制，随办随归，真正实现同步建档。

3、系统中应用了大量的先进技术，实现主题词自动标引、自动组卷分盒、自动编号、自定义多样的录入方式、列表状态下编辑；通过托拽技术，实现位置调整、批量修改、批量挂接电子文件等自动化功能，大大提高了用户的易用性和便捷性。

五、电子档案应用的安全性问题

系统在符合国家安全标准基础上，借鉴和采纳国际公认的法规，从系统架构、管理和应用三个方面，建立安全先进的档案管理系统。

1、系统通过简单方便的权限管理，可实现对档案目录、正文、附件、流转记录、办文单、底稿的浏览、下载、打印的控制。