办公自动化系统建设方案-公告

中心办公自动化系统建设项目要求中心办公自动化系统（OA）建设为系统集成项目，相关需求详见《中心办公自动化（OA）建设方案》，项目要求如下：1、完成OA系统集成和实施上线、系统应用个性化设置和流程优化、系统管理员和应用人员操作培训。

2、采用最新高级版本OA软件，完成用户注册和提供80个用户许可及其三年标准服务，提供不少于1年的免费系统维护服务。

3、中心预备全新联想服务器一台，中标方负责安装操作系统和数据库等软件，上述软件必须为正版软件。

4、本系统信息安全保护等级暂定二级。

5、投标方必须为具备相关营业范围和技术资质的独立法人单位。

6、项目预算：12万元。

7、项目完成工期：15个日历日。

附件《中心办公自动化（OA）建设方案》中心办公自动化系统（OA）建设方案1、软件功能需求分析目前市面上的办公自动化软件分为两类：面向业务、面向业务逻辑和面向结构化信息的管理和面向企事业单位中的人进行管理。

根据中心日常办公的特点，建议构建的办公自动化软件以组织中的“人”为中心进行管理信息和资源的组织，强调组织中“人”通过互联网进行互动、沟通、协作、交流，通过表单走流程的方式解释制度的执行和监控；通过日常的各种协作完成组织知识的积累和存储，通过集中共享的方式方便组织信息的利用；以传导组织价值、理念和工作成果、命令等为主的信息发布、呈现支持组织文化和组织管理，提升中心团队的凝聚力和执行力。

中心平常处理的大量信息都是面向人的，如给领导报一份报告，提交一份申请等，是面向角色、面向行为规则的非结构化信息，这部分信息具有分散、跳跃、信息离散的特征。

以“人”为中心的办公自动化软件正是以这些信息为主要管理对象，结合组织中“人”作为中心要素，通过人与人、人与事、事与事的相互作用过程即协同过程，完成信息积淀为组织知识的过程。

中心在实际日常工作中，很大一部分工作是：协同工作、申请与审批事项、收发文管理、人事档案管理、文档管理，因此在构建OA的软件中应该包含这些功能，OA功能模块如下所示：图：办公自动化软件功能模块需求鉴于以上分析，中心构建的办公自动化软件应达到以下需求：● 定位于事业单位协同，解决中心内部沟通、协调和制度执行为核心的办公平台。

● 关键应用: 公文管理、协同工作、人事管理、表单应用、文档管理、公告、讨论、调查、综合办公、电子邮件、日程、计划、会议管理、关联项目管理。

● 特色：全文批注、手写签名、电子印章、网上审批、移动办公。

● 主要参数：10并发-1000并发，单服务器部署支持500人在线办公。

功能特点：● 增强：协同工作、申请与审批事项、收发文管理、人事档案管理、文档管理、公文、手写批注，电子签章功能。

● 软件拥有良好的易用性。

2、软件功能分析2.1、协同工作2.1.1、应用背景中心每天要处理各种烦杂的工作，这些工作一种是已经处理过的事务，另一种是未处理的事务；各种事务在处理过程中，每个管理者都希望可以轻松督查任何时候的所有事件；中心资料有序的进行分类集中管理；所有工作流程，包括各种办公流程、业务流程和公文管理都需要全部历史保留。

同时，流程和表单所表达的中心制度和规范的合理性需不断提升，系统应提供必要的分析和管理能力。

2.1.2、协同工作所需功能事件处理 目标价值中心可以使用办公自动化软件中的协同工作提供新建/待发功能发起一个协同事件诉求，通过流程角色定义、内容格式的编辑后，发送给接收处理者；发送完成后，发起者可以在已发事项中跟踪每一个接收者的处理状态和结果，及时催办和掌控信息；作为接收处理者，可以在待办事项中查阅别人发送给自己的协同工作信息，即对该信息发表自己意见，态度，加载自己的附件等，如此有序的事件信息循环往复，达到中心日常协同工作的全面、准确、及时沟通和交流。

处理完成后，接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度，最后，使用者可以根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人文档夹中，进入文档管理，通过文档管理中的共享借阅转发功能，把信息传递给其它同事；同时可以配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息。

主要功能包含：支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。

支持手写签名、公章管理、痕迹保留，支持Word、Excel文件的读写，支持单位内部协同信息与电子邮件之间的相互转换。

可以实现：●新建事项：建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。

通过选择关联项目与项目绑定。

●待发事项：未发送的协同事项，提供建立流程，加载附件。

●已发事项：已经发送的协同事项。

●待办已办：接收别人发来的工作事项，对协同事项进行回复，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项。

●另存为: 同时在新建事项中，每个人可以根据自己的工作方式和个人工作流程, 建立完全符合个人需要的工作流程，系统的“另存为”功能可以将流程保存为三种形式：个人流程、个人模板、个人格式三种个性化的工作流程；再次使用时可以自动套用，直接使用。

●转发事项：转发事项分为转发协同、转发邮件和公告，转发协同将协同信息转发给其他人员，允许带意见进行转发；转发邮件是将协同信息以邮件的形式转发出去；转发公告是将协同信息以公告形式发布；在转发过程中内容，附件可以一起转发；转发新闻是将协同信息以新闻形式发布。

●归档：可以将协同信息进行归档，一旦待办事项进行归档，信息自动转变为已办的信息●对协同过程定义进行解释，图形化表现；●控制过程的创建、发起、知会、加签、回退、终止、撤销等；●提供流程节点权限、操作自定义。

●提供自建流程和模板套用流程两种方式建立发起流程。

●提供流程分支定义：支持部门、组、岗位、职务级别的组合条件定义，支持表单数据项的组合条件定义。

●提供流程回复：允许发起人和回复人发表意见。

2.2、一体化文档2.2.1、应用背景中心利用协同工作可以解决内部沟通与协同的问题，所有信息流通的各个过程可以通过预归档和归档存储到文档管理系统中，文档中记录了全部的过程细节信息，达到动态信息到静态信息的存储，同时文档管理提供的转发协同和邮件的功能，将存储的信息通过转发方式再次以协同和邮件的形式发送，有效利用了文档信息，使静态信息向动态信息的互通。

文档管理可以通过借阅和共享形式将存储的信息共享给大家，达到最大的资源共享。

2.2.2、一体化文档所需功能文件管理是提供中心存放文件，包括计划、会议、文档、公告的应用，同时协同全部归档到文件管理。

文件管理不仅仅是单一的文件存储功能，而是将事件的过程进行存储。

文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多档案员管理。

另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。

并按权限进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）新建权（可建子目录并拥有该子目录管理权）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权）,协同信息也可以预归档至文档系统；提供全面综合查询，并提供公文的组合查询。

办公自动化软件的文档管理应达到以下功能需求：⏹全面支持各种过程信息存储。

⏹支持转发邮件，转发协同。

⏹支持借阅共享机制。

支持文档变更的消息提醒和操作机制。

2.3、公文管理2.3.1、应用背景公文的收发管理是中心的重要应用是系统中最重要的组成部分，如何利用计算机来实现公文管理的自动化以及如何更好对一套对收文、登记、印刷、交换、催办、传阅、拟稿、审核、发文、统计、归档等公文处理环节进行全面管理是中心对公文管理的要求。

2.3.2、公文管理所需功能OA的公文管理应包含以下功能：1.收文管理：进行公文的登记，建立公文的收文传输流程，添加工作需要的文件。

2.发文管理：进行文件的拟稿，建立公文的传输流程，添加工作需要的文件。

3.公文督办：收文拟办人员可以设置督办人员，督办人员可以对公文流程进行改变。

4.公文档案：进行公文文件的存储。

5.待办公文：接收别人发来的公文，对公文事项进行回复，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项。

6.已发公文：已经发送的公文。

7.已办公文：已经办理的公文，可以进行归档。

8.公文文单制作：进行公文文单样式的制作。

9.公文单签字盖章：提供用户直接在公文单上进行手写签字和盖章，贴近原始纸制文单。

10.公文元素：进行公文单数据元素的自定义，并设定的元素应用在公文单上。

11.手写笔批注：模拟手写进行批注批示。

12.痕迹保留：将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改。

13.清稿：文件清理，保存修改痕迹。

14.痕迹查看：在公文正文处理查看时，可以随时查看保留的草稿。

15.套红：在公文文件起草时不进行文件套红，在文件最终成文下发，调用“文件套红”功能，实现红头文件。

16.稿纸：在公文运行时随时可以生产公文稿纸，供打印，进行手工签字存档。

17.公文文号：实现公文文号的设置，提供字增长、单位统一编码、部门增长三种方式文号设置，便于公文登记和起草的使用。

18.电子签章在文档上任意地方加盖签章（单位印章或个人手写签名）；19.印章管理：可实现对电子印章的统一管理，分配/收回用户签章权限、访问记录等。

20.公文流程权限设置：设置公文各个节点的操作策略，同时设置公文单元素的浏览编辑权限。

2.4、表单应用2.4.1、应用背景针对中心的表格、单据的格式和内容的多样性，而且样式经常更新、修改这样的事实，办公自动化软件应可以实现由业务职能的管理人员设计表单，定义流程和配置权限，以在中心的各种事务和业务流程中实现表单流转，如：报告流程/合同审批/采购申请/固定资产报废申请/办公用品申报/公章借用/客户接待申请/用车申请/员工培训申请/部门用人申请/人员调动申请/员工奖励审批/员工转正审批/加班申请/考勤汇总/出勤补登/请假申请单/工作交接/重要工作请示等。

通过定义信息载体（表单），结合流程应用，办公自动化软件以配置的方式实现了切合中心管理实际的应用流程，而无须现场编写程序，为中心的成长、变化和流程重新设计提供了简要、方便的实现手段。

2.4.2、表单应用所需功能 数据采集 单据审批 事件 定制表单定义数据流程绑定表单统计表单查询二次加工转发协同处理 目标 审批 采集 加工 存储 推送 价值单据全面跟踪 统计分析 降低成本OA 的表单应用应包含以下功能：1. 表单制作：提供表单样式和内容的设计和编辑，定义表单数据，导入导出表单样式。

2. 表单流程绑定：将表单样式载入流程，然后通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起。

3. 表单统计设计：提供表单数据统计表样式的设计，设定统计范围。

确定行列数据域。

4. 表单查询/统计：表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加工，最后用统计报表的形式展现出来。