采购操作手册

第一章系统简介1.1 系统流程我们华联商业电脑系统适用于营采分开，即运营在店面，采购在总部的经营方式。

总公司有一台总部服务器，负责汇总、处理和存储下辖各门店的商业数据，并拥有采购模块和财务模块，分别向采购部和财务部提供支持。

每家门店有一台门店服务器，负责处理和存储门店的各种商业数据并对门店的日常工作提供支持，包括收银模块、ALC模块、收货模块和会员模块。

系统模型：白天，各门店服务器和总部服务器分别独立运作，夜间进行数据相互传递（如上模型）。

夜间数据传递指的是各门店营业结束后，总部服务器和各门店服务器通过电脑网络进行的双向数据传递，并且对数据进行处理，打印出各类报表的过程。

通过夜间数据传递，总部新产生的以及变更后的商业数据才会下传到门店在门店生效，各门店当天的运营数据才会上传到总部进行处理汇总，使总部和门店的数据保持一致，维持整个公司的正常运转。

1.2 商业流程1、销售流程：定义供应商→定义商品→总公司门店2、结算流程（收货部→供应商）（供应商→财务）打印验货清单→提供对帐金额收货财务核算→付款通知单→结算电脑处理数据→计算结帐金额第二章系统功能键说明enter 确认、向下移一格F2 向上退一栏位Ctrl+F3 调出上部查询菜单F4 退出F5 显示帮助信息F6 存盘F7 回到上级菜单Ctrl+F7 清除本栏记录内容Ctrl+F8 清楚界面记录内容F11 清屏F12 显示记录内容Home 显示列表信息Page up 向上翻页Page down 向下翻页Delete 删除记录←↑→↓移动光标第三章采购系统3.1采购系统简介采购系统为采购部的灵活规范运作提供了较好的支持和强大丰富的功能，它主要分为五个部分：⑴供应商部分用来建立、查询、修改供应商档案；⑵商品部分用来建立、查询、修改商品档案。

这两部分是超市运作的信息基础；⑶快讯部分用来录入、查询快讯商品信息；⑷订货部分用来总部采购部直接向供应商下订单；⑸查询部分提供了丰富的查询功能，把门店的实际运作情况直接反应给采购人员，包括商品的进、销、存信息，供应商、采购、门店的销售信息、快讯销售信息、各门店订货情况等。

3.2 采购用户权限⑴PSB用户为采购经理权限，可进行供应商、商品等相关信息的录入、修改、删除和查询；⑵F1-NF10用户为采购主管权限，可进行供应商、商品等相关信息的查询。

3.2.1PSB用户1、建立供应商供应商档案的正确信息是公司进行所有商业行为（订货、收货、应付帐款审核）的基础信息和先决条件。

总公司采购部负责建立所有供应商档案。

每日总公司对供应商的任何修改都会经过夜间数据传递传至下属各个门店。

录入供应商信息及查询界面如下：按“F4”进入录入状态：（1）供应商编号：输入完毕后，系统随机自动产生。

（2）名称：指供应商营业执照上的全称，最长不允许超过17个汉字。

供应商名称填写一定要仔细，最好按公章来填写，杜绝错别字，以免结帐时出现麻烦（最多可录入17个汉字，需录入采购代码）注：每个供应商所做商品涉及到我公司几个采购时，应分别在各自的权限下录入不同的供应商编码，分开签合同（3）采购：指商品分类编码（4）类型：指供应商属于何种类型，有以下四种类型，按代码来填写：1—食品2—百货3—内部转货供应商4—联营厂商（5）区域：每种类型的供应商都有与之相对的销售区域，每一个供应商都属于唯一一个销售区域。

按代码填写：1—生鲜蔬菜水果6—干货2—生鲜肉类7—联营厂商3—生鲜水产品8—其他收入4—日配9—食品干货（饼干、休闲、粮油、罐头）5—烟酒例：录入百货供应商时需录入“2、6”录入食品干货供应商时需录入“1、9”录入联营供应商时需录入“4、7”（6）供应商状态：在系统里，供应商状态有三种：1—一切正常，可以订货，可以进行应付帐款匹配工作5—不能继续订货，门店现有的商品可以正常售卖，可以进行应付帐款匹配工作。

由“1”到“5”可由手工进行改动，按两次“DEL”键即可（当把一个供应商的状态改为“5”后，此供应商下属所有商品的状态都会变成“5”）9—删除状态，当状态为“5”的供应商所属的商品已全部售卖完毕之后，并且此供应商所有的订单已全部付款，该供应商的状态会变成“9”，并在年末自动删除。

状态从“5”到“9”是系统进行变更，手工无法完成。

状态为“9”之后，就会彻底删除，也无法再变回“1”（7）是否暂停付款：系统默认植为“0”，如有需要可将其改为“1”0—可以付款1—不可付款（8）自动退货：此项一定为“1”，即自动退货，如果录入“0”，则门店无法订货。

表示如果该供应商有一张退货单在收货部做了退货动作，那么该供应商的应付帐款金额会自动扣除，无需在财务部进行匹配工作。

退货金额以系统的当前进价为核算进价（9）税值计算：此代码标识供应商税额计算的方式1—净进价2—净进价减去付款折扣（此时付款折扣代码必须为2）（10）订货方式：指的是订单传递方式0—非自动的方法，通过手工传真给供应商1—传真，自动方法，通过调制解调器自动给供应商传递订单2—E-mail，通过在国际互联网上发送电子邮件传递订单，也是自动方式（11）部分送货：此栏一定为“0”，不允许部分送货0—不允许部分送货，即这张订单一次送货之后，该订单状态就变成“全部到货”，既使送货数量少于订货数量或品项没有送全，也不能用同一张订单再次收货1—允许部分送货，如果送货数量少于订货数量或品项没有送全，订单状态即为“部分送货”，不会上传到总部进行发票匹配，还可用同一张订单将少送数量补货送过来，这张订单才会变成“全部到货”（12）供应商组号：可以对供应商进行分组，如果是代销供应商，则录入“1”，以区别帐期供应商（13）供应商折扣1与供应商折扣2：以百分比形式录入与供应商谈好的折扣。

这两个折扣对供应商所属商品都有效。

折扣2是在折扣1的基础上在作折扣（14）供应商结算方式：供应商结帐的付款方式1—银行结算，包括汇票2—支票结算3—现金结算（15）供应商银行帐号：根据供应商所给资料如实填写，必须准确无误，以免影响供应商结帐（16）送货费用：尚未使用（17）采购条件：即进货金额锁定的时间，一般选“1”1—订货时锁住和供应商结帐的价格2—收货时锁住和供应商结帐的价格（18）预算：无须修改，使用系统默认值即可（19）发票序列：无须修改，使用系统默认值即可（20）付款代码：付款折扣的扣除类型1—在含税金额的基础上扣除2—在未税金额的基础上扣除（21）付款帐期天数：就是通常说的“帐期”，按华联和供应商的付帐协议填写（22）折扣：即供应商的付款折扣，每次给供应商付款时固定从货款中扣除的折扣（为百分比形式，如：5%的折扣，录入时显示为5.000，系统会认为是5%的折扣）（23）税务登记号：即供应商的税务登记号，应如实填写，便于财务部结帐时使用（24）最小订货条件：给供应商下一张订单的最小订货数量，订货代码有四个：1—以华联单位计算订货数量2—以公斤计算3—以金额计算4—以订货单位计算（25）送货条件：主要影响店面《自动建议订单》的出具。

七位表示一个星期中的七天，1表示当天可以送货，0表示当天不能送货（同一供应商，每周只给一天）①自动订货每周按排：只能有一到二个1，即《自动建议订单》在店面打印的具体时间，例如：第四个栏位为1，就表示该供应商的《自动建议订单》是星期四打印②送货周期：为下订单之后供应商的备货天数。

如果为5天，则表示下订单5天之后，供应商会送货到门店。

该参数会影响《自动建议单》的订货日期③每周允许送货安排：如果条件允许可以全部为1，即每天都可以送货，也可以根据供应商的实际需要填写，例如第六栏为“0”，就表示该供应商周六不送货，那么《自动建议订单》的送货日期就会避开周六按功能键“Pagedown”，出现如下界面：（26）供应商地址：0—输入代码“0”回车后出现“GENERAL”字样，录入供应商的地址、联系人、电话、传真等信息，一定要填写无误，不能是“待查”，否则店面人员会无法和供应商取得联系1—订货地址2—退货地址3—如果供应商付款方式为银行转帐或支票，就必须录入此项内容，输入代码“3”回车后出现“BANK”字样，录入供应商所在开户行的信息，也要填写准确，尽量减少“待查”注：“0”和“3”必须填写，其余两项可以缺省2、商品商品资料是商业运作的基础资料，也是数据分析的基本元素，总公司采购部负责建立所有商品资料并可根据实际需要对商品资料进行修改，夜间数据传递会把总部对商品资料的修改信息传递至下属各个门店。

门店电脑系统ALC可以更改一些商品资料，包括商品描述、售价、店内码标识、物价标签标识，同时传送回总公司。

商品信息界面如下：（1）商品分类：销售区域约0 — 9个销售商品大组约200个区域商品小组约1000个供应商商品单品约15000个商品单品按“F4”进入录入状态（2）商品描述：是一个商品的最基本的标识，填写一定要非常仔细，不得随意更改。

具体包括：品牌+商品名称+型号+包装名称+包装单位，最多允许有17个汉字（3）大、小组：商品的大、小组分类。

当录入新品时，电脑系统回自动核对该商品所属供应商的销售区域与要录入的商品所属的商品大组所属的销售区域是否一致。

即：同一单品所属的供应商所属销售区域=商品大组所属销售区域（4）商品状态：系统中商品状态有三种。

1—正常状态，可以销售和订货5—锁定状态，可以销售但不能订货9—删除状态，状态为5的商品全部售卖完且没有在线订货之后，该商品状态自动变成9,到月底系统彻底删除状态是9的商品（5）类型：有0、1、2三个选项：0—普通商品，华联超市中大多数为此类商品，有正常条码即可出售,有固定的价格1—价格商品，在收银时需输入售价。

联营厂商多数为此类商品，即给该厂商所有商品一个货号，将价格贴在其商品的包装上，收银时手工敲入价格2—称重商品，售卖以前要先称重。

生鲜商品多数为此类商品（6）包装：商品的基本单位，买单和卖单以此为基准（7）税率：有五个选项。

如果进价税率和售价的不同，以进价为准0—0%税率 3—10%税率1—17%税率 4—6%税率2—13%税率（8）卖单：销售单位，也称华联单位。

每个销售包装所包含的基本单位个数。

称重商品的销售单位固定为1。

商品的库存与在线订货量以此为计算单位。

例如: 卫生纸以12卷为一个销售单位，则销售单位为12。

（9）买单：采购最小单位，每个进货包装所包含的基本单位个数，称重商品的采购单位固定为1。

（10）折扣1﹑2﹑3：单品级折扣，可以为金额或百分比。

下一级以上一级为基础进行折扣。

（11）损耗：商品的额外费用。

（12）采购价：即商品的基本进价。

有未税进价和含税进价(以买单为单位)。

（13）净采购价：基于商品基本进价减掉所有商品折扣的进价。

商品级的折扣包括：商品折扣，供应商折扣，快讯折扣。