关于公司各类会议管理规范的通知

关于公司各类会议管理规范的通知

根据公司业务发展需要，为规范公司各类会议管理、提高开会质量、降低会议成本，有效落实各类会议的后续工作执行，特发布本通知要求。

一、会议分类：

二、会议组织要求：

2.1 周期性会议根据周期须定期组织，非周期性会议根据业务需要随时召集；

2.1 各类会议要有明确的议题，会前要有会议材料、会后要有会议纪要；

2.3 总裁办公会由公司总裁办和企管部组织，各部门、大区月度工作例会由相关负责人组织，全国收入REVIEW及重点项目REVIEW会议由客户经营本部召集组织，大区月度经营会议由**部召集组织，价格委、产品委会议由相关秘书处（秘书长可指定常务负责人）召集组织；业务联席会议及其他跨部门会议由发起人召集组织；

2.4 会议的组织形式应以现场参会为主，网络或电话会议为辅；

三、会议管理要求：

3.1 总裁办公会应在每月第一个日历整周内召集完成，总裁办公会的关键议题包括各部门月度工作总结、计划和当期内公司级业务的专项讨论（如遇季度末要做季度工

作总结与计划）。总裁办公会召开之前，各部门须将本部上月工作总结、下月工作计划（季度末要有上季度工作总结、组织绩效考核自评、下季度工作规划）等文件按要求发送企管部备档；

3.2各总部部门/各大区公司月度工作总结会议以及大区经营会议应在每个月末前完成，会议结束后要有完整的会议纪要，会议纪要须发送企管部备档；

3.3 跨部门会议根据业务需要随时召集，其中业务联席会议每月至少召开一次，业务联席会议的会议纪要须发送企管部备档；

3.4 部门周例会、大区内部项目REVIEW会议，由相关负责人每周召集组织；其他临时性会议根据需要由发起人负责召集组织，会议纪要所在部门内部备档。

四、会场参会纪律：

4.1 会议主持人或发起人应不迟于会前10分钟到达会场，检查会务、设备等落实情况，做好会前准备；

4.2 参会成员不得迟到早退、不得无故缺席；如确有急事无法及时参加，应在不迟于会议开始1小时前，向会议主持人或相关负责人请假说明；

4.3 与会期间，所有参会成员应将手机调到振动、关机或呼叫转移，原则上不允许接听电话，如必须接听应离开会场；

4.4 会议组织应遵循议程安排，参会发言要言简意赅、紧扣议题，不讲与会议无关的话题，不能当场确定的议题应在会后组织专项讨论；

4.5 会议结束后需要再持续跟进的，应由会议负责人或发起人负责跟进；

4.6 各类会议的会议纪要等记录文件要作为公司的机要档案进行归档、保管；

对于违反本通知规定的，企管部将在公司内部进行通报批评，涉及组织绩效考核的要对相关的考核指标进行扣分。

本通知自发布之日起生效，最终解释权归企管运营部。

**部

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